Na aplikacji STRADOM* pracujecie już od początku roku. Dużo się zmieniło w urzędzie, w tym czasie?
Aplikację testowaliśmy właściwie przez cały rok i w tym okresie wszystkie jej funkcjonalności były używane i doskonalone. Właściwą, produkcyjną pracę na aplikacji rozpoczniemy jednak dopiero w styczniu 2016 roku.
Ale można już wskazać pewne korzyści i zalety aplikacji?
Oczywiście, choć myślę, że znacznie więcej będziemy mogli powiedzieć po kolejnym roku, a może po 2-3 latach pracy w aplikacji. Wtedy zestaw danych historycznych i bieżących będzie dawał rzeczywiście unikatową informację zarządczą. Ten pierwszy, testowy rok to przede wszystkim wiele pracy i uczenia się systemu. To jednak normalne przy wprowadzaniu tak dużego systemu.
Wszystkie wydziały urzędu zapoznały się już z aplikacją?
Już na rok 2015 wszystkie wydziały planowały swoje zadania w systemie. Rejestracja procesów zmian budżetowych w ciągu roku nie była jeszcze pełna, nie wszystkie wskaźniki miały ciągłość w trakcie roku choćby ze względu na pewne korekty, które były nanoszone w aplikacji. Obecnie planowanie odbywa się już jednak w całości w systemie STRADOM. I plan działań i budżet na 2016 rok oraz wszystkie zmiany w trakcie roku będą już robione na bieżąco.
Można podać jakiś przykład zmiany działania ze względu na wyniki analiz prowadzonych w oparciu o aplikację?
System informatyczny jest narzędziem wspomagania systemu zarządzania. Sam system zarządzania, oparty o analizę wskaźników i ich monitorowania na poziomie zadaniowym funkcjonuje u nas już od 8 lat. Wskaźniki są więc mierzone i wnioski wyciągane. Było to jednak wszystko do tej pory robione w Excelu i nie było zintegrowane. Np. informacja finansowa dla ludzi zarządzających była dostępna raz na miesiąc po otrzymaniu odpowiedniego wydruku. Teraz mamy możliwość bieżącego śledzenia co się dzieje. Wymierną korzyścią jest też to, że księgowanie zaangażowania środków następuje każdego dnia. Każda podpisana umowa jest tego samego dnia umieszczana w systemie. Załóżmy, że ja odpowiadam za jakieś zadanie. Do tej pory musiałem rejestrować różne rzeczy w swoich plikach i sprawdzać czy mam jeszcze jakieś środki do wykorzystania. W tej chwili po prostu zaglądam do systemu i widzę to na bieżąco.
Jakie jeszcze korzyści z funkcjonowania systemu by Pan wymienił?
Znaczącą zmianę obserwujemy jeżeli chodzi o programy realizowane przez urząd. Do tej pory były to byty osobne. Program, który można zdefiniować jako „wieloletnią jednostkę rozliczeniową, która służy jakiemuś celowi i ma dokonać jakiejś zmiany w otoczeniu” nie miał swojego miejsca w systemie zarządzania. Takie miejsce miały zadania, które są częściami składowymi programu. Za każde zadanie odpowiada jednak ktoś inny, rozlicza je, dysponuje środkami i jest odpowiedzialny za jego wykonanie. Suma zadań powinna dać efekt w postaci realizacji celu programu. Poziom zadań był odpowiednio zarządzany. Każdy koordynator miało swoje pieniądze i za nie odpowiadał. Na poziomie programu już czegoś takiego jednak nie było. Obecnie koordynator programu może na bieżąco oglądać jak wyglądają poszczególne zadania w ramach programu, obserwować ich postęp, ryzyka i dzięki temu odpowiednio reagować w razie konieczności.
Bardzo ważną i ułatwiającą pracę funkcjonalnością jest też możliwość dodawania do poszczególnych działań tak zwanych cech. O co chodzi? Przykładowo zadanie w ramach transportu może mieć wpływ na ochronę środowiska i np. jakość powietrza. W systemie można zaznaczyć, że to co realizuje ma wpływ i dzięki temu ktoś kto odpowiada za ochronę środowiska będzie od razu powiadomiony. Dzięki temu każdy koordynator działania ma informację o wszystkich innych działaniach podejmowanych w urzędzie, a które mogą mieć jakiś wpływ na jego branżę.
Prawa autorskie do systemu otrzyma Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, czy inne samorządy będą mogły system ten wykorzystać dla wspomagania zarządzania u siebie?
Tak, Ministerstwo deklaruje, że każdej zainteresowanej JST udzieli nieodpłatnie licencji na używanie systemu STRADOM. Jednak naszym zdaniem najefektywniejszym rozwiązaniem byłoby (podobnie jak robią to duże korporacje) zorganizowanie Centrum Usług Wspólnych. Centrum takie zorganizowane dla JST na swoich serwerach administrowałoby systemem, a zainteresowane JST mogłyby na ustalonych zasadach wykorzystywać system ponosząc koszty usług. Przy wielu jednostkach koszty usług w Centrum byłyby znacznie niższe, niż gdy każda JST instalowałaby system u siebie. Jestem przekonany, że w ramach wspierania innowacji w perspektywie finansowej 2014 – 2020 można na organizację takiego Centrum uzyskać dofinansowanie ze środków UE. Podmiotem, który projekt taki mógłby podjąć mógłby być na przykład nowy Instytut Samorządu w Łodzi, ale można go sobie także wyobrazić jako przedsięwzięcie publiczno-prywatne, w którym firma informatyczna z podmiotem publicznym wspólnie przygotowałaby taki wniosek.
* Więcej o projekcie i aplikacji STRADOM tutaj: Jakość życia można mierzyć i kształtować przez odpowiednie zarządzanie
