Seminarium na temat działania Urzędów Stanu Cywilnego po wprowadzeniu nowych rozwiązań informatycznych oraz nowego sposobu dotowania zorganizowane przez Związek Gmin woj. Lubuskiego przyciągnęło wielu kierowników USC z regionu lubuskiego. Jaka jest istota problemów stojących przed urzędami stanu cywilnego? Najlepiej ujął ją chyba prowadzący spotkanie Sławomir Wojciechowski – Samorządowi liderzy niechętnie słuchają na temat kłopotów w USC i nie przywiązują do nich często odpowiedniej wagi. Spora w tym nasza wina, a może zasługa. Przez wiele lat USC działały bez zarzutu i nie zgłaszały problemów. Samorządowcy przyzwyczaili się do tego i dziwią się teraz słysząc o naszych trudnościach, które są wywołane przez nowe rozwiązania prawne i techniczne – mówił.
Do tych nowych rozwiązań należy zarówno informatyzacja USC jak i nowe sposoby dotowania. Ten drugi temat jest dla wielu kierowników stosunkowo nowy, ale wymaga od kierowników jak największej świadomości i przystosowania się. Koncepcja ustalania dotacji celowych na zadania zlecone z zakresu rejestracji stanu cywilnego, która została wdrożona w tym roku, opiera się ona na przyjęciu kryterium liczby wykonywanych przez poszczególne urzędy zadań. Wskaźnik liczby wykonanych zadań w określonym okresie czasowym jest podstawą do planowania wysokości dotacji celowej na kolejny rok budżetowy, a wymagane do tego informacje gromadzone są na podstawie raportów generowanych przez System Rejestrów Państwowych (ŹRÓDŁO), danych generowanych bezpośrednio z systemu centralnego przez Departament Teleinformatyki MSW oraz danych przekazywanych przez gminy.
Zdaniem prowadzącego seminarium kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli i większości zebranych przedstawicieli gmin, przyjęty model działania jest w ogólnych założeniach słuszny. Wymaga on jednak świadomości pojawienia się pewnej konkurencji pomiędzy USC i konieczność przykładania ogromnej wagi do odpowiedniej sprawozdawczości. Na razie jest on jednak w wielu miejscach niedoskonały i wymaga stałej, konsekwentnej analizy celem optymalnego dostosowania do dynamicznie zmieniających się warunków otoczenia, jak i samych urzędów stanu cywilnego.
Kierownicy USC zwracali uwagę, że obecny katalog zadań nie uwzględnia wszystkich czynności realizowanych przez urzędy stanu cywilnego. Jako przykład może posłużyć najbardziej kojarzona z USC uroczystości zawarcia małżeństwa. W opisie zadania rejestracji aktów stanu cywilnej uwzględnione zostały jednak tylko czynności dotyczące merytorycznej części rejestracji aktu małżeństwa. Uzasadnia to przyjęty wskaźnik czasochłonności tego zadania (1,1). W odniesieniu do małżeństw cywilnych zawieranych przed kierownikiem USC znaczące jest jednak także uwzględnienie czasochłonności realizacji uroczystości takich jak przygotowanie sali ślubów, przyjęcie oświadczeń itp. Z racji uwarunkowań kulturowych uroczystości zawarcia małżeństwa w przeważającej większości odbywają się w dni wolne od pracy (soboty). Zależność ta znacząco wpływa na wydajność urzędu w zakresie realizacji pozostałych zadań. Powstaje bowiem konieczność wykorzystania wypracowanych nadgodzin.
Zdaniem Wojciechowskiego kolejnym istotnym czynnikiem, który nie został uwzględniony w kosztorysie funkcjonowania USC są wydatki na amortyzację pomieszczeń biurowych, media, usługi, itp. Aktualny system ustalania kwot dotacji celowych nie uwzględnia także konieczności zabezpieczenia wydatków związanych z czynnikami niezwiązanymi bezpośrednio z zadaniami np. awarie sprzętu, konieczność remontu pomieszczeń biurowych, wyposażenie pomieszczeń biurowych, nagły wzrost ilość zadań na skutek zmiany czynników zewnętrznych.
W trakcie dyskusji z przedstawicielami MSW oraz wojewody wskazano, że system dotacji celowych oparty na kryterium zadaniowym oraz odmiejscowienie większości usług będzie w znaczącym stopniu wpływało na zasadność funkcjonowania obecnej liczby urzędów stanu cywilnego w Polsce. Kwestia ta wymaga poza czynnikiem ekonomicznym uwzględnienia wszystkich pozostałych aspektów w tym społecznych i funkcjonalnych. Przedstawicielka MSWiA Julia Głazowska-Dmitruk wskazywała, że może następować specjalizacja urzędów stanu cywilnego, które będą dostarczać określone usługi. Z dyskusji wynikało, że niektóre samorządy mogą sporo zyskać, ale inne prawdopodobnie stracą szczególnie, w których rocznie jest zaledwie kilka zgonów i małżeństw. Te ostatni dostaną dotacje w wysokości kilkuset złotych miesięcznie. Przez pewien czas dodatkowa dotacja będzie im przyznana ze względu na konieczność migracji baz dokumentów.
Spotkanie było jednak przede wszystkim możliwością do wymiany doświadczeń związanych z funkcjonowaniem Systemu Rejestrów Państwowych „ŹRÓDŁO”, a także wielu praktyczny porad jakie kierownicy USC wymieniali między sobą i z pracownikami ministerstwa i wojewody. – To spotkanie jest dowodem, że możliwy jest twórczy dialog między administracją rządową i samorządową. W mojej opinii jest to chyba najlepszy obecnie sposób na inicjowanie pozytywnych zmian, które są bardzo potrzebne aby wprowadzić administracje publiczną na właściwy kierunek działania, aby starać się wyprzedzać oczekiwania społeczeństwa a nie tylko biernie czekać. Proces zmiany świadomości urzędników jest z pewnością długi i wymaga sporego wysiłku ale jest możliwy, a zatem wart działania – podsumował Sławomir Wojciechowski.
Zdjęcia: Związek Gmin woj. Lubuskiego.
