Opisując procedurę przyjmowania oświadczeń należy rozdzielić oświadczenia przyjmowane przez przewodniczącego rady gminy, powiatu oraz wójta (burmistrza, prezydenta), starostę i marszałka. Ponieważ oświadczenia można składać do końca dnia 30 kwietnia, powstaje pytanie, czy przewodniczący rady i wójt powinni osobiście odbierać oświadczenia, dyżurując do północy?
Osobiste przyjmowanie oświadczeń majątkowych nie jest konieczne, przy czym inne będą w tym zakresie możliwości działania przewodniczącego rady, a inne wójta (starosty).
Przewodniczący rady
Przewodniczący rady może wyręczyć się przy przyjmowaniu oświadczeń majątkowych pracownikami biura rady, przy czym oświadczenia powinny być składane w taki sposób, aby ich część niepodlegającą ujawnieniu była chroniona. Przewodniczący może bowiem upoważnić pracowników biura rady wyłącznie do dokonywania czynności techniczno-ewidencyjnych związanych z odbiorem oświadczeń. W przypadku przewodniczącego jego kompetencje są nierozłącznie związane z jego osobą. Nie ma więc możliwości przekazywać swoich kompetencji pracownikom biura rady.
Wójt
Inna jest sytuacja wójta (starosty), który działając jako organ dysponujący aparatem urzędniczym, może w całości sprawy związane z odbiorem, przechowywaniem i analizowaniem oświadczeń powierzyć podległym pracownikom samorządowym, w szczególności sekretarzowi gminy lub swojemu zastępcy, z wyjątkiem oświadczeń własnych tych pracowników. Powierzenie tych zadań innym osobom nie zwalnia kierownika urzędu z odpowiedzialności za sprawy związane z wypełnieniem obowiązku prawnego przyjęcia oświadczeń majątkowych i ich analizy, a następnie przedstawienia radzie gminy (powiatu) informacji o tym, kto nie złożył oświadczenia lub złożył po terminie, o stwierdzonych nieprawidłowościach i podjętych w związku z tym działaniach (art. 24h ust. 12 u.s.g., art. 25c ust. 12 u.s.p.).
Zasady
Określając zasady organizacji przyjmowania oświadczeń warto rozważyć następujące kwestie:
· wprowadzić ewidencję przyjmowanych oświadczeń i PIT-ów; osobom składającym wydawać zaświadczenie o złożeniu oświadczenia i kopii PIT-u;
· w sytuacji, gdy przewodniczący rady nie przyjmuje oświadczeń osobiście, PIT i część niejawna oświadczenia muszą się znajdować w zamkniętej kopercie; pracownicy biura rady przyjmujący oświadczenia powinni mieć przygotowane takie koperty; powinny być one zaklejone w taki sposób, by nie było wątpliwości, że nie zostały otwarte przez osobę niepowołaną przed ich dostarczeniem przewodniczącemu;
· przed upływem terminu składania oświadczeń przewodniczący rady powinien poinformować radnych o zasadach składania oświadczeń;
· jeżeli przewodniczący przyjmuje oświadczenia osobiście, powinien umożliwić radnym ich składanie do 30 kwietnia; zasady składania oświadczeń w dniu 30 kwietnia powinny być wyraźnie określone; należy radnych poinformować o możliwości przesłania oświadczenia pocztą.
Składanie oświadczeń majątkowych może być dokonywane nie tylko bezpośrednio na ręce wójta lub przewodniczącego rady (kancelaria urzędu, biuro rady, sejmiku), ale także drogą pocztową. Wówczas termin złożenia oświadczenia będzie wynikał z daty nadania przesyłki, która fizycznie może pojawić się kilka dni później. Powinna być to przesyłka polecona, aby nie było wątpliwości co do daty jej nadania. Przesyłanie oświadczenia pocztą wymaga odpowiedniego opisania koperty, aby zapewnić jej doręczenie do rąk osób uprawnionych i nie dopuścić do ujawnienia tych treści oświadczenia, które nie zostaną upublicznione (PIT, adres zamieszkania i adresy położenia nieruchomości). Aby temu zapobiec, koperta powinna być zaadresowana odpowiednio do wójta lub przewodniczącego Rady i odpowiednio opisana: „do rąk własnych...”, „nie otwierać”, „oświadczenie majątkowe”. Można również zastosować podwójną kopertę, opisaną w podany wyżej sposób.
