Dlaczego e-administracja w Polsce wciąż nie może się przyjąć? Składa się na to wiele przyczyn. Przede wszystkim tylko nieco ponad 1 proc. dorosłych Polaków posiada profil zaufany. Poza tym wielu wciąż woli osobiście udać się do urzędu. Dlatego NIK podkreśla, że usługi elektroniczne powinny być bezpieczne, intuicyjne i świadczone nieprzerwanie 24 godziny na dobę. Istotne jest także, by udostępniane e-usługi dotyczyły spraw najczęściej załatwianych w urzędach i odpowiadały na potrzeby obywateli.
Jak pokazują wyniki badań GUS w latach 2014-2015, polscy obywatele i przedsiębiorcy w coraz większym stopniu wykorzystywali internet do załatwiania spraw urzędowych. Z roku na rok stopniowo zwiększa się dostępność, zakres i jakość elektronicznych usług administracji publicznej. Jednocześnie według danych Eurostatu za 2014 r., tylko co czwarty Polak kontaktuje się z administracją publiczną przez sieć. Dla porównania, w całej Unii Europejskiej prawie połowa obywateli UE korzysta z e-administracji, a w Danii, Finlandii i Szwecji – aż ponad 80 proc.
Jak wykazała kontrola, platforma, umożliwiająca załatwianie spraw urzędowych drogą elektroniczną – system ePUAP – służył przede wszystkim wymianie informacji pomiędzy urzędami, a tylko w niewielkim stopniu do świadczenia e-usług dla obywateli. Aż 96 proc. dokumentów przesłanych za pośrednictwem ePUAP to była korespondencja pomiędzy organami administracji publicznej. Sprawy skierowane przez obywateli i przedsiębiorców stanowiły niecałe 4 proc.
NIK podkreśla, że także wykorzystanie e-usług udostępnionych za pomocą regionalnych platform samorządowych we wszystkich czterech kontrolowanych urzędach marszałkowskich (małopolski, mazowiecki, podlaski i śląski) było niewielkie. Przykładowo, na portalu Wrota Mazowsza, na którym uruchomiono łącznie 1128 e-usług, w okresie od 5 listopada 2014 r. do 30 czerwca 2015 r. gminy i powiaty z woj. mazowieckiego zrealizowały tylko 169 e-usług, z których skorzystało 78 osób.
Koszty realizacji regionalnych platform e-usług były zaś niemałe. Do 2014 r. wydatki na utworzenie platformy regionalnej Cyfrowa Małopolska – wyniosły łącznie ok. 2,8 mln zł. Do 30 czerwca 2015 r. na wdrożenie systemu e-Urząd będącego częścią projektu Wrota Mazowsza wydano prawie 10,5 mln zł.
Liczba e-usług udostępnionych przez kontrolowane urzędy była bardzo zróżnicowana: niektóre świadczyły tylko jedną (wymaganą przez prawo Elektroniczną Skrzynkę Podawczą), inne nawet do 300. Jednak pomimo udostępnienia w 24 urzędach łącznie ponad 1700 usług elektronicznych, ich wykorzystanie było znikome. W kontrolowanych urzędach miast i gmin liczba e-usług zrealizowanych przez obywateli w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 30 czerwca 2015 r. wyniosła łącznie 987. Najczęściej chodziło o złożenie pisma ogólnego, skargi, wniosku, zapytania do urzędu (ESP), złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, dopisania do spisu wyborców czy udostępnienia informacji publicznej.
Nieprawidłowości w zakresie umożliwiania załatwienia w urzędzie obywatelowi spraw drogą elektroniczną, stwierdzono np. w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego. Kontrola wykazała, że w przypadku czterech spośród 15 spraw złożonych przez obywateli w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej, urząd nie doręczał pism wnioskodawcom z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, lecz w formie papierowej za pośrednictwem poczty z potwierdzeniem odbioru. Było to niezgodne z art. 391 § 1 Kpa stanowiącym, że doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona lub uczestnik postępowania złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez ESP organu administracji publicznej.
NIK postuluje: trzeba zwiększyć liczbę obywateli korzystających z e-usług, w szczególności poprzez rozpowszechnienie bezpłatnego profilu zaufanego ePUAP. W tym celu minister cyfryzacji powinien aktywnie promować profil oraz zwiększyć liczbę punktów jego potwierdzania. Konieczny jest także przegląd obowiązujących przepisów, aby ograniczyć obowiązek składania przez obywateli dokumentów papierowych w urzędach i tym samym ułatwić świadczenie e-usług.
