W związku z tym wojewoda i przewodniczący rady gminy przekazują kierownikowi urzędu kopie oświadczeń majątkowych, które im złożono w celu ich publikacji w BIP. Za publikację oświadczeń odpowiedzialny jest więc jedynie wójt (burmistrz, prezydent), starosta i marszałek. Inne osoby jedynie za ich terminowe dostarczenie.
Ustawy nie przewidują w jakim terminie należy je dostarczyć. W naszej ocenie powinno to nastąpić niezwłocznie (szczególnie jak chodzi o przewodniczącego rady), czyli najlepiej w pierwszym dniu pracy następującym po 30 kwietnia. Takie rozwiązanie może spowodować, iż oświadczenia wysłane pocztą będą musiały być przekazane w terminie późniejszym. Brak jednak przeciwwskazań dla takiego rozwiązania. Powyższe uwagi odnoszą się również do przekazywania urzędom skarbowym kopii PIT-ów.
Oświadczenia i informacje są jawne o momentu ich złożenia. Dotyczy to całego oświadczenie poza informacjami wskazanymi powyżej. Nie można więc powołując się na tajemnicę prawnie chronioną lub prawo do prywatności w ten sposób wyłączyć dostęp do innych niż wymienione elementów oświadczenia. Nie można również odmawiać dostępu do oświadczeń majątkowych powołując się na fakt, iż nie zostały one jeszcze poddane analizie przez osobę uprawnioną. Oświadczenia i informacje po ich złożeniu są jawne nie zależnie od woli osób je składających. Pamiętać jednak należy, że nie odnosi się to do oświadczeń majątkowych składanych przed 1 stycznia 2003 r. Oświadczenia te stanowiły i dalej stanowią tajemnicę służbową i podlegają ochronie prawnej.
Zupełnie inny charakter mają złożone kopie PIT-ów. Te nie są jawne. Nie podlegają udostępnieniu, powinny być objęte należytą ochroną. Nie podlegają publikacji i powinny być jedynie przeglądane przez przewodniczącego rady gminy lub osoby upoważnione przez kierownika urzędu. Dostępu do nich nie mają inne nieuprawnione osoby.
Przechowywanie
Odbierający oświadczenia mają obowiązek ich przechowywania przez 6 lat (art. 24h ust. 6 u.s.g., art. 25c ust. 6 u.s.p., art. 27c ust. 6 u.s.w.). Część B oświadczeń (niejawna) oraz PIT-y powinny być przechowywane w taki sposób, aby do tych dokumentów nie mogły mieć dostępu osoby nieuprawnione. Przewodniczący rady (wójt, starosta, marszałek) ponoszą odpowiedzialność za przechowywanie oświadczeń. W przypadku zmiany na tych stanowiskach, dokumenty te powinny być protokolarnie przekazane następcy. PIT-y i niejawne części oświadczeń powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z nimi przez osobę nieuprawnioną. PIT-y składane przewodniczącemu nie powinny być przez niego wynoszone poza teren urzędu.
Przewodniczący rady oraz wojewoda obowiązani są przekazać wójtowi oświadczenia majątkowe do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej, bez udostępnienia części adresowej (część B oświadczenia) i PIT-u. W tym celu, zgodnie z art. 24i u.s.gm., art. 25d u.s.p., art. 27d u.s.w., przekazuje kierownikowi urzędu kopie oświadczeń majątkowych, które mu złożono. Naszym zdaniem, wzorując się na sposobie upubliczniania oświadczeń majątkowych składanych przez posłów, aby uniknąć ewentualnych błędów, przeinaczeń, niemożności odczytania pisma ręcznego przy ewentualnym przepisywaniu oświadczeń do publikacji BIP, należy treść oświadczenia zeskanować w formie, w jakiej zostało złożone i upublicznić.
W związku z publikacją treści oświadczenia rodzi się szereg pytań:
· W jakim terminie oświadczenie powinno być upublicznione w BIP lub udostępnione w urzędzie?
Termin publikacji oświadczeń w BIP-ie nie został określony przez ustawodawcę. Powinno to nastąpić bez zbędnej zwłoki. Można przyjąć, iż jest to czas konieczny dla dotarcia przesyłek listowych z oświadczeniami, wykonania ich kopii i wprowadzenia informacji do BIP. Warunkiem publikacji nie jest dokonanie uprzedniej analizy oświadczeń przez osobę uprawnioną.
Do czasu publikacji złożone oświadczenia powinny być dostępne w urzędzie. Każda osoba zainteresowana może zażądać nawet 4 maja wglądu do jawnej części złożonego oświadczenia. Szczegółowe zasady udostępniania oświadczeń przez ich publikacją w BIP-ie reguluje ustawa o dostępie do informacji publicznej.
· Do kiedy w BIP-ie muszą figurować stare oświadczenia.
Patrz załącznik Pismo Naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych
· Czy zatem przewodniczący rady lub kierownik urzędu nie mogą poprosić radnego lub wezwać urzędnika do usunięcia błędów lub nieprawidłowości w oświadczeniach przed ich przekazaniem do publikacji?
Naszym zdaniem, oświadczenie majątkowe ze względu na swój charakter i szczególne wymogi związane z jego treścią w zasadzie nie powinno być „poprawiane” przez radnych lub urzędników po jego złożeniu, poprzez np. składanie kolejnych wersji oświadczenia, składanie sprostowań itp. Naszym zdaniem, dopuszczalne jest jednak poprawianie tzw. błędów oczywistych, np. literówek, w pisowni nazwiska.
Wszystkie inne występujące nieprawidłowości w oświadczeniu mogą być jedynie opisane przez przewodniczącego rady (kierownika urzędu) wraz z opisem działań, które podjął w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi podczas ich analizy. Wynika z tego, że przewodniczący rady lub kierownik urzędu mogą poprosić o wyjaśnienia składającego oświadczenie, sporządzając z takiego spotkania odpowiedni protokół. Treść protokołu powinna być ujawniona w informacji dla rady gminy, składanej do 30 października każdego roku zgodnie z art. 24h ust. 12 u.s.gm., art. 25c ust. 12 u.s.p., art. art. 27c ust. 12 u.s.w.
Jeżeli natomiast przewodniczący lub kierownik urzędu poweźmie podejrzenie (a więc nawet mniej niż stwierdzenie) zatajenia prawdy lub podania nieprawdy, wówczas jego obowiązkiem jest złożenie wniosku o kontrolę oświadczenia przez dyrektora urzędu kontroli skarbowej. Kwestia ta była opisana przy poruszaniu zagadnienia analizy oświadczeń majątkowych.
- Jak ma postąpić przyjmujący oświadczenie w sytuacji, kiedy radny lub urzędnik, jeszcze przed upublicznieniem treści, zażąda wycofania go i dostarczy oświadczenie o nowej treści albo przedstawi „korekty”, „poprawki”, „sprostowania” itp.?
Naszym zdaniem, charakter prawny oświadczenia oraz definitywna data jego złożenia nie pozwalają na wycofanie już złożonego oświadczenia i zastąpienie go innym. Przyjmujący powinien zdecydować (przepisy prawa nic o tym nie mówią), czy ponowne oświadczenie, złożone po 30 kwietnia, opublikować w BIP (udostępnić w urzędzie). Podobnie ma się rzecz z korektami, sprostowaniami i poprawkami.
Publikacja uzupełnień, poprawek, korekt lub ponownych oświadczeń miałaby tę zaletę, że ich natychmiastowe ujawnienie poddawałoby kontroli społecznej zachowanie składającego oświadczenie oraz mogłoby wykazać, czy składający popełnił błędy lub nieprawidłowości w wyniku niedbalstwa, czy też dochował staranności przy wypełnianiu oświadczenia.
Przewodniczący rady lub kierownik urzędu, analizując oświadczenia, powinni odnotować takie zdarzenia w informacji dla rady gminy (powiatu, województwa) oraz podjąć odpowiednie działania (art. 24h ust. 12 u.s.gm., art. 25c ust. 12 u.s.p., art. 27c ust. 12u.s.w.). Takimi działaniami może być właśnie przekazanie do BIP (udostępnienie) dodatkowo złożonych „korekt” do oświadczenia. W skrajnych przypadkach podejrzenia o zatajenie prawdy lub podanie nieprawdy w oświadczeniu przewodniczący rady lub kierownik urzędu występuje do dyrektora urzędu kontroli skarbowej z wnioskiem o dokonanie kontroli wskazanego oświadczenia.
