Pracownik Samorządowy

EZD RP jako fundament cyfrowej administracji

EZD RP to bezpieczny, spójny i jednolity system, który umożliwi wprowadzenie w polskiej administracji realnej zmiany w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją i informacją. W przyszłym roku EZD RP zostanie szeroko i bezpłatnie udostępniony podmiotom publicznym.

W najbliższym czasie podmioty publiczne staną przed nie lada wyzwaniem związanym z przyjmowaniem, gromadzeniem i archiwizacją dużej ilości korespondencji elektronicznej. Trzeba pamiętać, że wszystkie te działania muszą odbywać się zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a w przypadku jednostek rządowych i samorządowych – z rozporządzeniem w sprawie instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. EZD RP, który powstał w NASK we współpracy z KPRM i Wojewodą Podlaskim, jest narzędziem umożliwiającym realizację zgodnego z przepisami procesu elektronicznego zarządzanie dokumentacją. Co istotne, wykorzystanie EZD RP wpłynie również na transparentność administracji, a co za tym idzie, na zwiększenie zaufania obywateli do państwa.

Funkcje systemu
Celem szerokiego udostępnienia EZD RP jest podniesienie jakości funkcjonowania polskiej administracji oraz usprawnienie i elektronizacja procedur administracyjnych. Funkcje systemu realizowane przez poszczególne moduły (patrz infografika) pozwalają na kompleksowe zarządzanie dokumentacją w postaci elektronicznej oraz na wykonywanie czynności pomocniczych, wspierających zarządzanie dokumentacją papierową.
EZD RP umożliwia realizację pełnego wachlarza czynności kancelaryjnych: od obsługi przesyłek wpływających i wychodzących, poprzez rozdzielanie i dekretację korespondencji, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji, aż po kompletowanie akt sprawy oraz archiwizację dokumentacji. Dostarcza również narzędzia do zarządzania procesami, raportami i rejestrami oraz zapewnia integrację z systemami teleinformatycznymi państwa. To zalety, które umożliwią skuteczną komunikację pomiędzy urzędami i znacząco obniżą koszty utrzymania systemów IT.

Na serwerach lub w chmurze
EZD RP oferowany jest jako oprogramowanie do instalacji w infrastrukturze podmiotu (on-premise) lub jako usługa chmurowa. Dzięki drugiemu rozwiązaniu instytucje mogą korzystać z oprogramowania jako usługi SaaS EZD RP bez konieczności inwestowania w serwery i oprogramowanie oraz bez potrzeby zatrudniania dodatkowych administratorów IT. Usługę dostarczać będą mogły firmy współpracujące z dostawcami infrastruktury chmurowej spełniającymi określone wymogi bezpieczeństwa. Mogą być to zarówno podmioty komercyjne świadczące usługi informatyczne, jak i podmioty zrzeszające instytucje zainteresowane budową wspólnej, współdzielonej usługi SaaS EZD RP.
Jednocześnie np. duże samorządy gminne, w szczególności miasta na prawach powiatu, mogą być zainteresowane budowaniem własnej infrastruktury chmury prywatnej po to, by udostępnić EZD RP jako usługę dla swoich jednostek organizacyjnych. Podobnie małe gminy mogą redukować koszty wdrożenia i utrzymania poprzez konsolidację infrastruktury w ramach związków i stowarzyszeń.

Integracja z innymi systemami
System jest własnością Skarbu Państwa. Gwarantuje to stałe dostosowywanie oprogramowania do zmiennego otoczenia legislacyjnego, technicznego i integracyjnego z innymi kluczowymi systemami teleinformatycznymi administracji państwowej.
Pomyślano również o zaspokojeniu potrzeb poszczególnych (bardzo różnych) podmiotów korzystających z EZD RP. Można to osiągnąć dzięki interfejsowi programistycznemu API, który pozwala na integrację oprogramowania dziedzinowego z systemem zarządzania dokumentacją w jednostce. Zainteresowani wytwórcy oprogramowania dla administracji publicznej mogą sprawdzać, czy ich oprogramowanie poprawnie komunikuje się z EZD RP dzięki udostępnionemu bezpłatnie przez NASK środo-
wisku, tzw. Piaskownicy API EZD RP.
API EZD RP wraz z opisem poszczególnych metod jest dostępne dla zainteresowanych organizacji i uzupełniane o kolejne metody odpowiadające potrzebom zgłaszanym przez firmy oraz podmioty publiczne. W przyszłości udostępnione zostaną również metody integracji umożliwiające dokonywanie zmian w interfejsie EZD RP, tak aby realizacja wyspecjalizowanych zadań mogła odbywać się bez opuszczania aplikacji przez jej użytkowników.