Te wszystkie zalety cyfryzacji możemy dostrzec w konkretnych usługach świadczonych przez gminy, takich jak chociażby rekrutacja do szkół i przedszkoli, która w wielu samorządach od dawna odbywa się elektronicznie. Jednym z najczęściej wybieranych przez gminy rozwiązaniem jest Kompleksowy System Rekrutacji Asseco. Korzysta z niego ponad 3 tys. placówek w całej Polsce.
Papierowa rekrutacja jest czasochłonna i wymaga dużego nakładu pracy, zarówno ze strony rodzica jak i komisji rekrutacyjnej. Konieczność wizyt w placówkach w godzinach pracy sekretariatu oraz brak ujednoliconych zasad dokumentacji wprowadza niepotrzebny stres. Dodatkowo nie zabezpiecza przed zjawiskiem blokowania miejsca w wielu placówkach – mówi Magdalena Szewczyk z Asseco Data Systems
Można temu zapobiec poprzez wdrożenie systemu elektronicznej rekrutacji, który wspiera pracę komisji rekrutacyjnej, a organom prowadzącym dostarcza niezbędne narzędzia do sprawnego zarządzania całym procesem. Rodzicom i opiekunom pozwala wypełnić i złożyć wniosek w każdym miejscu bez konieczności wizyty w placówce.
Proste rozwiązanie zapewniające lepszy dostęp do usług
Kompleksowy System Rekrutacji Asseco wspiera elektroniczną rekrutację do placówek oświatowych zaczynając od rekrutacji do żłobków, a na szkołach ponadpodstawowych kończąc. System składa się z dwóch współpracujących ze sobą części: wewnętrznej, skierowanej do użytkowników z placówek i organu prowadzącego (miast, gmin oraz starostw) oraz publicznej, skierowanej do rodziców oraz kandydatów. Rozwiązanie jest dopasowane do kryteriów i harmonogramu naboru. Uwzględnia również indywidulane potrzeby organu prowadzącego oraz jednostek oświatowych.Pozwala całkowicie wyeliminować składanie wniosków w formie papierowej. Jest zintegrowany z profilem zaufanym i węzłem krajowym.
Mińsk Mazowiecki korzysta z rozwiązania Aseeco od 2014 r. W 2022 r. za pomocą systemu wniosek o przyjęcie do placówki oświatowej złożyło 2100 osób Obejrzyj video.
Jak wdrożyć Kompleksowy System Rekrutacji Asseco?
Wdrożenie rozpoczyna się od przedzielania gminie opiekuna wdrożenia ze strony Asseco. Zapewnia on pomoc merytoryczną oraz wsparcie przy wdrożeniu, a także opiekę w trakcie całego procesu rekrutacji. Kolejnym krokiem jest ustalenie planu wdrożenia wraz z harmonogramem. Trzeba także wybrać model, w jakim zostanie uruchomiony system. Możliwe jest rozwiązanie „on premisess” co oznacza, że system będzie wdrożony na serwerze znajdującym się u klienta. W przypadku wersji w chmurze, rozwiązanie zostanie udostępnione w zasobach Asseco, dokładnie w Centrum Danych Asseco Cloud. W tym przypadku to dostawca zajmuje się bezpieczeństwem, zarządzaniem i utrzymaniem infrastruktury. Rozwiązanie chmurowe przeznaczone jest dla Klientów, którzy posiadają określoną skalę potrzeb i oczekują rozwiązania dopasowanego do indywidualnych wymagań. Gwarantuje odpowiednią wydajność, przestrzeń do przechowywania danych i posiada usługę backupu. Jest również zoptymalizowane pod względem kosztów.
Bezpieczeństwo danych
Dzięki zastosowaniu nowoczesnego narzędzia Veeam Backup oraz autorskiego oprogramowania do kontroli, nadzorowania i ochrony danych w chmurze Asseco zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa plików z danymi, które są szyfrowane i przechowywane w restrykcyjnie chronionych centrach danych.
Na etapie wdrożenia systemu rekrutacji oprócz indywidulanego opiekuna dla użytkownika organu prowadzącego zapewniamy:
> wsparcie merytoryczne oraz kompleksową pomoc w organizacji procesu rekrutacji,
> pełną konfigurację systemu zgodną z obowiązującymi przepisami prawa,
> gotowe wzorce dokumentacji rekrutacyjnej (wniosek, oświadczenia),
> szkolenia dla użytkowników z wszystkich funkcji i możliwości systemu,
> wsparcie dla organu prowadzącego podczas symulacji przydziału kandydatów,
> pomoc merytoryczną i techniczną konsultantów dla użytkowników - placówek,
> dostępność instrukcji dla wszystkich użytkowników systemu (organ prowadzący, placówka, rodzic).
Sprawna rekrutacja bez wychodzenia z domu i oszczędność papieru
Rozwiązanie Asseco wspiera samorządy i jednostki oświatowe w przeprowadzeniu procesu rekrutacji do żłobków, przedszkoli, szkół oraz placówek wychowania pozaszkolnego, burs czy internatów, a także zapisy na dyżury wakacyjne w przedszkolach oraz na zajęcia w okresie ferii.
Największą zaletą Kompleksowego Systemu Rekrutacji Asseco jest to, że pozwala na każdym etapie na bieżąco śledzić zainteresowanie utworzonymi przez placówki oddziałami, a za pomocą symulacji naboru, jak najlepiej kształtować przydział kandydatów. Daje to samorządowi realną oszczędność finansową. Zastosowanie systemu całkowicie eliminuje również zjawisko blokowania miejsc przez kandydata w wielu placówkach – mówi Magdalena Szewczyk z Asseco Data Systems.
System rekrutacji Asseco dzięki automatyzacji procesów zapewnia oszczędność czasu. Pracownicy komisji rekrutacyjnych zyskują narzędzie wspomagające ich pracę na każdym etapie rekrutacji od tworzenia oferty, poprzez weryfikację wniosków, wyliczanie uzyskanych przez kandydata punktów, aż po wydruk list kandydatów przyjętych. Rodzice natomiast, dzięki elektronicznej rejestracji wniosku oraz możliwości podpisywania go za pomocą profilu zaufanego, mogą zapisać swoje dziecko do placówki oświatowej bez wychodzenia z domu.
Całkowicie elektroniczna rekrutacja to także ogromna oszczędność papieru. Pozwala również na ujednolicenie zasad oraz dokumentacji rekrutacyjnej. Oferty edukacyjna jednostek oświatowych dostępna w jednym miejscu pozytywnie wpływa na odbiór społeczny całego procesu rekrutacji.
Jeśli chcą Państwo usprawnić proces rekrutacji w swoim mieści lub gminie zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem, który udzieli wsparcia merytorycznego i zajmie się wdrożeniem systemu.
Więcej informacji na stronie Kompleksowego Systemu Rekrutacji https://www.assecods.pl/oferta/oswiata
