Co robić, jeżeli pojawią się przejściowe trudności?
Nagły problem w działaniu systemu informatycznego w gminie może dotyczyć dowolnej aplikacji. Najważniejsze w takich sytuacjach jest zapewnienie odpowiednich procedur awaryjnych, nawet jeśli nigdy nie musiały być użyte w praktyce. A zatem co robić, jeżeli w trakcie załatwiania naszej sprawy w urzędzie pojawiły się chwilowe trudności w działaniu systemu?
- Wniosek o nowy dowód osobisty
Brak możliwości wpisania naszego wniosku bezpośrednio do systemu nie oznacza, że nie zostanie on przyjęty. W takim wypadku urzędnik w trakcie naszej wizyty wyda nam stosowne potwierdzenie, a wniosek zarejestruje, chwilę później, gdy problem zostanie rozwiązany. Sam dowód osobisty będzie gotowy do odbioru w ustawowym terminie do 30 dni.
- Wniosek o unieważnienie dowodu
W przypadku utraty dowodu osobistego jego szybkie zastrzeżenie jest niezbędne by zabezpieczyć się przed nieuprawnionym wykorzystaniem naszej tożsamości. Problemy techniczne nie zablokują tego procesu. To dlatego, że w takiej sytuacji urzędnik gminny będzie musiał np. zeskanować dokument i wysłać go bezpośrednio do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, gdzie czynność ta zostanie zapisana w rejestrze centralnym. Dowód zostanie unieważniony z datą zgłoszenia jego utraty, a do gminy wróci informacja potwierdzająca unieważnienie dowodu.
- Stworzenie aktu urodzenia
Co jeżeli system odmówi posłuszeństwa w momencie, w którym planowaliśmy właśnie zarejestrować w urzędzie stanu cywilnego nowonarodzone dziecko? Przepisy przejściowe pozwalają by akt urodzenia został sporządzony w sposób, jaki obowiązywał przed 1 marca 2015 roku (tj. w postaci papierowej). To samo dotyczyć będzie procedury związanej z nadaniem numeru PESEL. Zostanie on nadany w oparciu o wnioski przekazywane do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Wydłużeniu może ulec jedynie czas przekazania danych do nadania tego numeru.
- Rejestracja zgonu
Są jednak sytuacje życiowe, gdy nie można czekać. W przypadku śmierci bliskiej osoby sprawy związane z organizacją pogrzebu muszą być realizowane od razu. Na tę okoliczność także przygotowano specjalne procedury awaryjne. Jeżeli rejestracji zgonu nie będzie można wykonać w systemie, urzędnik dokona odpowiedniego wpisu bezpośrednio na karcie zgonu (tym samym umożliwiając dalsze przygotowania do pochówku), a sam akt stworzy w momencie, gdy system znów będzie dostępny. Dodatkowo, w okresie przejściowym tj. do końca sierpnia tego roku, możliwe będzie sporządzenie aktu zgonu w postaci papierowej.
- Zameldowanie i wymeldowanie
Problemy techniczne nie uniemożliwią zameldowania oraz wymeldowania. W takiej sytuacji organ przyjmie zgłoszenie, a w przypadku zameldowania wyda odpowiednie zaświadczenie. Wydłużeniu ulec może czas przekazania odpowiednich danych do rejestru PESEL i w konsekwencji do rejestru mieszkańców.
