Licencję na program komputerowy Legalis Administracja jednostka może zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych oraz ująć na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne”.
Licencja na zakup programu komputerowego (systemu prawnego) może zostać zaliczona do wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) przez wartości niematerialne i prawne należy rozumieć nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
3) know-how.
Należy zatem rozważyć, czy w przedstawionej sytuacji zostały spełnione przesłanki pozwalające na zakwalifikowanie zakupu licencji umożliwiającej dostęp do systemu prawnego Legalis Administracja do wartości niematerialnych i prawnych. Zakupiony program umożliwia wsparcie merytoryczne pracowników zatrudnionych w urzędach JST, jednostkach pomocy społecznej, instytucji kultury, oświaty, czy terenowej administracji rządowej. Zawiera treści z zakresu:
1) finansów publicznych,
2) księgowości,
3) podatków,
4) zatrudniania,
5) postępowania administracyjnego i egzekucyjnego,
6) organizacji i ustroju jednostek samorządu terytorialnego i jednostek podporządkowanych,
7) gospodarki komunalnej,
8) ochrony środowiska,
9) prawa budowlanego i nieruchomości,
10) dostępu do informacji publicznej,
11) zamówień publicznych.
Tym samym, biorąc powyższe pod uwagę, należy uznać, że zakup licencji do systemu prawnego Legalis Administracja będzie spełniał kryterium użytkowe, wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, ponieważ będzie on używany na potrzeby jednostki, wspomagając pracowników w ich codziennej pracy. Przewidywany okres ekonomicznej użyteczności wynosi 2 lata, dzięki czemu możliwe będzie zaliczenie licencji na program Legalis Administracja do wartości niematerialnych i prawnych.
Zgodnie z przepisami rozporządzenia z 5.7.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.), do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych służy konto 020 „Wartości niematerialne i prawne”. Tym samym zakup licencji na program komputerowy Legalis Administracja jednostka może ująć w następujący sposób:
1. Zakup licencji na program Legalis Administracja:
Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne”/Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
2. Zapłata za fakturę:
Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”/Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”
3. Odpisy amortyzacyjne dokonywane od tego programu:
Wn 400 „Amortyzacja”/Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.
Więcej informacji na www.gov.legalis.pl 
