Urzędy już dziś świadczą wiele usług drogą elektroniczną – kłopot w tym, że usługi te są rozproszone i obywatelowi trudno się zorientować, co może załatwić i w jaki sposób. Wynika to między innymi z faktu, że większość usług publicznych świadczą w naszym kraju samorządy – i robią to różnie.
„Zmieniamy to. Naszym celem jest, by te usługi – w miarę możliwości – były świadczone obywatelom w podobny sposób. Dlatego tak ważne jest tworzenie dobrych standardów i wzorców, a to właśnie zapewnia znowelizowana ustawa o informatyzacji (ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw)” – pisze na swojej stronie Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji.
Zmiana ułatwi też korespondencję elektroniczną nakładając na urzędy obowiązek posługiwania się e-skrzynkami podawczymi w jednolitym standardzie. Jest na to 6 miesięcy – czyli do 10 sierpnia (dziś skrzynki bywają różne, nie ma gwarancji, że przyjmą każde pismo podpisane cyfrowo). Dla obywatela oznacza to łatwość korzystania z tej formy kontaktu z urzędami – skrzynki w każdym urzędzie mają działać na podobnej zasadzie i przyjmować każde podpisane cyfrowo pismo.
Kolejnym krokiem ma być porządkowanie wzorów dokumentów: ustawa zobowiązuje urzędy do zgłaszania wzorów dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium wraz z opisami usług do ministra ds. informatyzacji możliwych do zrealizowania przy wykorzystaniu tych wzorów oraz udostępniać formularze elektroniczne. Formularze niespełniające wyznaczonych standardów będą mogły być usuwane z ePUAP-u, by nie myliły obywateli. Jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, podmioty publiczne będą musiały przygotować odpowiednie elektroniczne wzory pism i formularze.
Nowa ustawa ułatwi też obywatelom korzystanie z profilu zaufanego na platformie ePUAP. Aby można się było profilem posługiwać, trzeba go najpierw potwierdzić, co oznacza jedną wizytę w urzędzie. Dla wielu osób jest to sporym utrudnieniem. Nowa ustawa poszerza sieć takich miejsc, gdzie można potwierdzić profil zaufany, o placówki Poczty Polskiej i banki. Rozwój e-usług zależy od tego, jak wiele z nich pojawi się na ePUAP. Ustawa poszerza też grono instytucji, które będą mogły kontaktować się z obywatelami za pośrednictwem e-PUAP.
Kolejna sprawa: ustawa zrównuje drogę elektroniczną z papierową w korespondencji z urzędem. Jeśli obywatel zainicjuje korespondencję elektronicznie, urząd będzie musiał korespondować z nim przez internet. Trzeba pamiętać, że chodzi tu o korespondencję podpisaną profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, a nie po prostu maile. Wynika to przepisów dotyczących skutecznego doręczenia (urzędowej) korespondencji, czyli momentu, w którym można uznać, że pismo zostało doręczone. W przypadku korespondencji papierowej przepisy określają, że korespondencję można uznać za doręczoną po dwóch awizach i po upływie 14 dni (nazywa się to „fikcją doręczeń”). Ustawa wprowadza analogiczny przepis w sprawie korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną.
Większość przepisów wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy. Przepisy dotyczące zmian w Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi wejdą w życie 11 lutego 2017 r. Zmiany w ordynacji podatkowej w zakresie możliwości doręczania zaświadczeń w formie dokumentu elektronicznego wejdą w życie 1 stycznia 2016 r.
Równocześnie trwają prace, aby sama platforma ePUAP była bardziej przyjazna dla użytkowników: wygodniejsza, bardziej intuicyjna, umożliwiająca szybkie załatwianie spraw. Zmiana powinna zostać wdrożona w ciągu kilka miesięcy. Prace prowadzi MAC oraz podlegające mu Centrum Projektów Informatycznych. Dzięki wprowadzanym zmianom portal powinien być łatwiejszy w użyciu. Poszukiwanie na stronie odpowiednich funkcji, zakładek czy informacji ma być prostsze, a sposób komunikacji obywateli z urzędami ma przypominać inne znane obywatelom narzędzia.
Nowa wersja ePUAP to wynik badania preferencji obywateli chcących sprawnie załatwić sprawy urzędowe online, a także eksperckich analiz użyteczności obecnego serwisu ePUAP i zebranych najlepszych praktyk realizacji systemów e-administracji na świecie.
