We współpracy z Asseco, które jest dostawcą systemu podatkowego wykorzystywanego w urzędzie, wprowadzono rozwiązanie do obsługi korespondencji cyfrowej – MKO365. System jest zintegrowany z kluczowymi usługami elektronicznymi, umożliwia zautomatyzowaną obsługę decyzji podatkowych i zaoferowanie mieszkańcom bezpiecznych i łatwo dostępnych usług online.
W obliczu rosnących oczekiwań obywateli i wyzwań związanych z efektywnością administracji publicznej, Piaseczno zdecydowało się podjąć rewolucyjny krok w kierunku pełnej cyfryzacji korespondencji urzędowej.
– Centralnym elementem tej transformacji było wdrożenie systemu MKO365 do obsługi e-Doręczeń, mające na celu automatyzację i masową obsługę korespondencji podatkowej. Cała operacja dotyczyła imponującej liczby 70 tysięcy decyzji rocznie skierowanych do osób fizycznych. W efekcie zastąpiono pełen manualnych czynności proces „analogowy” procesem automatycznym, eliminując wiele zbędnych czynności i działań – mówi Jakub Buczyło, Dyrektor Działu Obsługi Klienta, Asseco Data Systems.
Samorządowy lider innowacji
Wprowadzenie e-Doręczeń umożliwiło nie tylko przyspieszenie procesu dostarczania decyzji podatkowych, ale również znaczącą redukcję kosztów związanych z tradycyjną wysyłką papierową. Ponadto, projekt był realizowany na ponad rok przed wprowadzeniem nowych przepisów prawnych, co pozwoliło miastu wyprzedzić oczekiwane wymogi i zająć pozycję lidera w dziedzinie innowacji samorządowych w Polsce.
– Na wysyłce jednej sztuki korespondencji zaoszczędziliśmy prawie 3 zł. Spowodowało to, że inwestycja w system zwróciła się w ciągu jednej akcji wymiarowej – wylicza Krzysztof Bernat, naczelnik Wydziału Finansowego, Urząd Miasta i Gminy Piaseczno.
Oszczędności przekroczyły 300 tys. zł, stanowiąc ponad 42-proc. redukcję kosztów operacyjnych akcji wymiarowej oraz ponad 90-proc. oszczędność czasu, skracając jej czas z 5 tygodni do pojedynczych dni. Taka automatyzacja umożliwiła uwolnienie potencjału pracowników do bardziej złożonych zadań.
Technologiczne partnerstwo
Wdrożenie nowego systemu było możliwe dzięki ścisłej współpracy zespołów urzędu z zespołem Asseco, które dostarczyło nie tylko niezbędne oprogramowanie, ale i wsparcie merytoryczne oraz techniczne. To partnerstwo to modelowy przykład cyfrowej transformacji w sektorze publicznym.
W procesie cyfryzacji miasta Piaseczno centralną rolę odegrało wdrożenie systemu MKO365 z rodziny produktów Otago oferowanych przez Asseco oraz decyzja o wykorzystaniu wszystkich dostępnych w domenie publicznej elektronicznych kanałów komunikacji. Dzięki temu rozwiązaniu, miasto zintegrowało system podatkowy z usługami elektronicznymi, takimi jak BAE (Baza Adresów Elektronicznych), PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego), PUH (Powszechna Usługa Hybrydowa) oraz ePUAP, co pozwoliło na zautomatyzowaną i bezpieczną obsługę masowej korespondencji podatkowej. Takie kompleksowe podejście umożliwiło wysyłkę decyzji podatkowych w sposób elektroniczny, dostosowując formę przesyłki do indywidualnych preferencji każdego adresata.
Cyfrowa motywacja
Osiągnięte wyniki pokazują, że projekt cyfryzacji w Piasecznie nie tylko zrealizował założone cele, ale również przyczynił się do poprawy ogólnej efektywności i jakości zarządzania miastem. Inicjatywa ta stanowi już motywację dla innych miast do realizacji podobnych działań w zakresie cyfrowej transformacji.
– Ten projekt jest dowodem na to, że skupienie się na potrzebach mieszkańców, przewidywanie przyszłych trendów, odwaga w podejmowaniu decyzji oraz wykorzystywanie zaawansowanych technologicznie rozwiązań poprawia zarządzanie gminą – podsumował Daniel Putkiewicz, burmistrz miasta i gminy Piaseczno. – Wraz z Asseco planujemy kolejne działania związane z cyfryzacją, e-usługami oraz automatyzacją procesów zarządzania Gminą Piaseczno – dodał.
Dowiedz się więcej o e-Doręczeniach w urzędzie na: assecods.pl/mko365
