W Urzędzie Miasta Bydgoszczy wprowadzono robotyzację procesów rozliczania energii elektrycznej. To odpowiedź na ogromną ilość danych do przetworzenia i niedobór kadr. Technologia nie tylko rozwiązała problem, ale zapewniła wielokrotnie większą wydajność i pozwoliła wyłapać nieścisłości niemożliwe do wychwycenia przez człowieka. Robot sam zajmuje się dystrybucją i archiwizacją dokumentów od sprzedawcy i dystrybutora energii elektrycznej dla jednostek miejskich, wraz z pozyskiwaniem danych. W ciągu roku potrafi przetworzyć około 20 tysięcy wielostronicowych dokumentów pdf. Maszyna automatycznie loguje się na konta miasta w elektronicznych biurach obsługi klienta (e-BOK) u dystrybutora i sprzedawcy energii pobierając z nich dokumenty źródłowe. Następnie z faktur przepisuje dane do bazy zarządzania energią i dystrybuuje pobrane dokumenty na podstawie powiązania punktu poboru energii z jednostką miejską na adresy e-mail tychże jednostek. Podczas procesu monitorowane są odstępstwa od danych stałych, jak stawki i opłaty za energię i jej dystrybucję, opłata handlowa, moc umowna, numer licznika, brak poboru energii czy dwukrotne naliczenie tego samego okresu dla danego punktu poboru. Robot kosztował 133 tys. zł i został sfinansowany z budżetu miasta.
Robotyzacja zagościła również w Urzędzie Miasta Lublin. Zastosowano ją w Wydziale Strategii i Przedsiębiorczości, przy okazji wdrażania systemu do zarządzania projektami realizowanymi przez miasto. Zrobotyzowano procesy budżetowania i zarządzania miejskimi projektami, dzięki czemu nadzór nad działaniami i budżetami stał się prostszy, zapewniając jednocześnie spójność i bezpieczeństwo danych.
Tomasz Bońdos, koordynator Zespołu ds. Zarządzania Energią, UM Bydgoszcz
Projekt dotyczący robotyzacji procesu zarządzania dokumentami za energię elektryczną od sprzedawcy i dystrybutora dla miejskich jednostek został wdrożony w 2021 roku przez Wydział Informatyki i Zespół ds. Zarządzania Energią. Robot uprościł proces dystrybucji dokumentów ze względu na to, że odbiorcą ich wszystkich jest miasto jako jeden płatnik VAT. Dodatkowo dokumenty dystrybuowane są elektronicznie, co jest niezawodne i szybkie. Robotyzacja pozwala na automatyczne wypełnianie bazy danych związanej ze zużyciem energii, dzięki czemu możliwy jest monitoring kosztów funkcjonowania poszczególnych jednostek miasta oraz wyeliminowanie błędów polegających na wysyłaniu faktur na nieprawidłowe adresy do korespondencji, zarówno po stronie dostawcy, jak i dystrybutora energii elektrycznej.
Technologia RPA (robotic process automation – zrobotyzowana automatyzacja procesów) pozwala bez udziału człowieka realizować ustrukturyzowane i oparte na danych procesy, np. wprowadzanie danych do arkuszy kalkulacyjnych. Mimo że nie jest to zadanie wymagające, jednak jest żmudne i wymaga nieustannej koncentracji. Dla człowieka to męcząca praca, ale robot może ją wykonywać bezbłędnie i przez cały czas. Wprowadzenie robota w specyfikę pracy urzędowej to strzał w dziesiątkę. Urząd miasta bardzo często cierpi na niedobór kadr, a w pracy znajdziemy szereg działań, które mają powtarzalny charakter. Dzięki wprowadzeniu RPA kadry, jakimi dysponuje urząd, mogą zająć się zadaniami, które lepiej wykorzystują ludzki potencjał. Żmudny proces pobierania i analizowania danych wykonuje zaś robot.
Fot. Pixabay
