Kwestia ustalenia wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest tym bardziej istotna, że na podstawie tarczy 4.0 ustawodawca wprowadził możliwość udzielenia urlopu zaległego bez zgody pracownika. Zgodnie z nową regulacją w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Ustawodawca zakłada bowiem, że w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii pracownicy w związku z wprowadzonymi ograniczeniami wykazywać będą zmniejszone zainteresowanie wykorzystywaniem prawa do urlopu wypoczynkowego (uzasadnienie rządowego projektu ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw).
Wyliczenie
Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi jest uzależniony od długości jego zatrudnienia. Co do zasady wynosi 20 dni – jeżeli okres ten jest krótszy niż 10 lat oraz 26 dni – jeżeli wynosi on co najmniej 10 lat.
Wymiar urlopu wypoczynkowego uzależniony jest od wymiaru czasu pracy. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Innymi słowy, wymiar urlopu przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy ulega redukcji proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy.Za podstawę ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy wziąć wymiar urlopu, który przysługuje pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy. Przykładowo, wymiar urlopu pracownika posiadającego staż pracy krótszy niż 10 lat, który zatrudniony jest na 3/4 etatu wynosi 15 dni (działanie: 20 dni urlopu x 3/4 = 15 dni urlopu).
Jednocześnie niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Zatem przykładowo, pracownik z 20-letnim stażem pracy jest zatrudniony na 3/4 etatu. I tak, 26 dni urlopu mnożymy przez 3/4 i uzyskujemy wynik 19,5 dnia (działanie: 26 dni urlopu x 3/4 wymiaru czasu pracy = 19,5 dnia urlopu). Zaokrąglając do pełnego dnia urlopu, ustalamy, że pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego.
Trzeba jednak pamiętać, że takie zaokrąglanie do pełnego dnia urlopu nie może prowadzić do przekroczenia w danym roku kalendarzowym 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Niepełny wymiar czasu pracy
Uprawnienie do urlopu w tym wymiarze przysługuje pracownikowi bez względu na to, czy praca w niepełnym wymiarze czasu pracy jest jedynym, czy dodatkowym zatrudnieniem pracownika. Pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy, który podjął dodatkowe zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy, przysługuje z tytułu dodatkowego zatrudnienia - po uzyskaniu prawa do urlopu - urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do czasu pracy (uchwała Sądu Najwyższego z dn. 10 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PZP 6/78). Nie ma również znaczenia, czy dodatkowe zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy pracownik wykonuje na rzecz tego samego pracodawcy, u którego świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy, czy u innego pracodawcy, ani w jaki sposób jest rozplanowana praca w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Na pierwszy rzut oka proporcjonalnie obniżony wymiar urlopu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy może być zatem odczytywany jako niekorzystny. Na przykład pracownik zatrudniony na pół etatu nabędzie prawo do urlopu w wymiarze 10 lub 13 dni, a zatrudniony na pełnym etacie – 20 lub 26 dni. Nic jednak bardziej mylnego. Urlopu udziela się bowiem w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. O początku urlopu decyduje zatem rozkład czasu pracy pracownika. W konsekwencji znaczenie ma początek kolejnej doby pracowniczej, a nie ta sama doba kalendarzowa (wyrok Sądu Najwyższego z dn. 4 listopada 2010 r., sygn. akt II PK 116/10). Jednocześnie do urlopu nie wlicza się przypadających w tym okresie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy z tytułu zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Pracownikom zatrudnionym przez przeciętnie mniej niż 5 dni w tygodniu w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy do urlopu nie wlicza się również dodatkowych dni wolnych od pracy określonych w ich rozkładzie czasu pracy (A. Sobczyk (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2020). Istotne też jest, że przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
W konsekwencji, jeżeli rozkład czasu pracy danego pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu jest równomierny, po 4 godziny pracy, to liczba dni pracy wykorzystanych na wypoczynek wyniesie 20 dni (działanie: 80 godz./ 4 godz. = 20) lub 26 dni (działanie: 104 godz./4 godz. = 26). Jeżeli rozkład czasu pracy pracownika przewiduje pracę tylko w niektóre dni tygodnia, np. 2 dni (poniedziałki i wtorki) po 8 godzin, a jeden dzień (środy) 4 godziny, to liczba dni pracy wykorzystanych na wypoczynek jest wprawdzie niższa niż 20 lub 26 dni, to jednak uwzględniając możliwość przeznaczenia dni wolnych od pracy na wypoczynek, należy uznać, że liczba dni kalendarzowych wypoczynku jest tu analogiczna jak w przypadku równomiernego rozkładu czasu pracy czy pracy na pełnym etacie.
Zmiana wymiaru czasu pracy
O ile kwestia udzielania urlopu wypoczynkowego osobom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy wydaje się stosunkowo prosta, to komplikuje się w przypadku zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. W takiej sytuacji wymiar urlopu ustala się osobno dla okresu sprzed zmiany etatu i osobno po zmianie wymiaru czasu pracy. W każdym z okresów obliczamy urlop proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Następnie oba wyniki się dodaje. Jeśli do zmiany wielkości etatu dochodzi w trakcie miesiąca, najczęściej stosuje się zaokrąglenie do tego miesiąca, w którym przez większą jego część pracownik już pracował w nowym wymiarze lub bierze się pod uwagę, jaki jest wymiar etatu pracownika na pierwszy dzień miesiąca.
Przykładowo: pracownik jest zatrudniony na cały etat i uprawniony do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni za rok. Złożył wniosek do pracodawcy o obniżenie czasu pracy na 0,5 etatu od 1 października. Wymiar urlopu wypoczynkowego oblicza się następująco:
1. 9/12 x 26 dni = 20 dni - praca na pełen etat;
2. 3/12 x 13 dni = 4 dni – praca na 0,5 etatu.
3. 20 dni + 4 dni = 24 dni –wymiar urlopu wypoczynkowego za rok cały rok.
Ponieważ urlopu wypoczynkowego udziela się w wymiarze godzinowym, to aby obliczyć łączny wymiar urlopu w godzinach, należy przeprowadzić następujące działanie: 24 dni x 8 godzin = 192 godziny.
Tego urlopu należy udzielić w dni, które są dla niego dniami pracy (zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy), w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, to w praktyce dni wolnych z tytułu urlopu wypoczynkowego może mieć więcej.
Przenosząc powyżej omówione zasady na sytuację związaną z epidemią koronawirusa, można posłużyć się następującym przykładem. Pracownik pracuje w podstawowym systemie czasu pracy. Przysługuje mu 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Do dnia 31 marca 2020 roku pracował na cały etat, w tym czasie wykorzystał 7 dni urlopu wypoczynkowego. W związku z sytuacją wywołaną koronawirusem pracownikowi na okres od kwietnia do czerwca 2020 r. został zmniejszony jego wymiar czasu pracy do 0,8 etatu. Po tym czasie ponownie będzie pracować w pełnym wymiarze czasu pracy. Przysługujący mu wymiar urlopu obliczymy następująco:
• za: styczeń- marzec 2020 r. – cały etat (20 dni urlopu rocznie) = 3/12 x 20 = 4 dni,
• za: kwiecień – czerwiec 2020 r. 0,8 etatu (16 dni urlopu rocznie) = 3/12 x 16 dni = 4 dni,
• za: lipiec - grudzień 2020 r. – cały etat (20 dni urlopu rocznie) = 6/12 x 20 = 10 dni.
Oznacza to, że łącznie za 2020 roku pracownikowi będzie przysługiwało 18 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownikowi pozostało do wykorzystania jeszcze 11 dni, a więc 88 godzin urlopu wypoczynkowego. Gdyby ten sam pracownik dysponował 10 dniami zaległego urlopu wypoczynkowego i jednocześnie nie wykorzystał w 2020 r. żadnego dnia urlopu wypoczynkowego, to wyliczenia przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (zaległego za 2019 r. i bieżącego za 2020 r.) przedstawiałyby się następująco:
• za: 2019 r. (urlop zaległy) = 10 dni,
• za: styczeń- marzec 2020 r. – cały etat (20 dni urlopu rocznie) = 3/12 x 20 = 4 dni,
• za: kwiecień – czerwiec 2020 r. 0,8 etatu (16 dni urlopu rocznie) = 3/12 x 16 dni = 4 dni,
• za: lipiec - grudzień 2020 r. – cały etat (20 dni urlopu rocznie) = 6/12 x 20 = 10 dni.
Oznacza to, że łącznie pracownikowi będzie przysługiwało 28 dni, a więc 224 godzin urlopu wypoczynkowego.
*autorka jest radcą prawnym w Kancelarii Ostrowski i Wspólnicy sp.k. w Toruniu
