Analiza skarg wpływających do Biura RPO pozwala stwierdzić, że możliwość odtwarzania akt postępowania administracyjnego nie jest stosowana w praktyce organów administracyjnych, mimo utrwalonego w tym zakresie orzecznictwa sądów administracyjnych.
Organy administracyjne bardzo często odmawiają odtwarzania dokumentów powołując się na brak stosownych przepisów w Kodeksie postępowania administracyjnego. Dodatkowo odmowy te nie przyjmują prawidłowej formy prawnej postanowienia lub decyzji, podlegających zaskarżeniu w trybie odwoławczym. Tym samym organy administracyjne naruszają prawo strony do rozpatrzenia istotnej dla niej sprawy z uwagi na brak wymaganych dokumentów, a także konstytucyjnie chronione prawo strony do zaskarżenia orzeczeń i decyzji wydanych w pierwszej instancji.
Należy podkreślić, że konieczność odtworzenia zniszczonych lub zaginionych akt pojawia się dość często i niejednokrotnie jest wynikiem działania samego organu, a nie stron postępowania. W ocenie Rzecznika, aby zapewnić ochronę praw podmiotowych obywateli oraz zagwarantować realizację konstytucyjnej zasady demokratycznego państwa prawnego, niezbędne jest wprowadzenie regulacji umożliwiających odtwarzanie akt administracyjnych. Rzecznik Praw Obywatelskich zwraca się z wnioskiem o rozważenie podjęcia inicjatywy ustawodawczej w zakresie wprowadzenia regulacji umożliwiających odtwarzanie akt administracyjnych.
(Wystąpienie Rzecznika Praw Obywatelskich do Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji z 30 grudnia 2013 r., Sygnatura: RPO/657989/10/XX/403.1 RZ)
