Przepis art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego dodany ustawą z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów, miał przede wszystkim na celu odformalizowanie postępowań przez organami administracji publicznej oraz realizację zasady szybkości postępowania wyrażoną w art. 12 Kodeksu. Strony nie mają obowiązku przedstawiania dokumentów w oryginale. Jeżeli strona nie dysponuje oryginałem dokumentu, bo znajduje się on w posiadaniu organu administracyjnego a stronie jest on niezbędny w innym celu, w innym postępowaniu i konieczne jest przedstawienie dokumentu innemu organowi, wystarczające jest przedstawienie odpisu lub wyciągu z dokumentu ale urzędowo poświadczonego przez organ w posiadaniu którego dokument się aktualnie znajduje. Tylko w sytuacji, gdy organ uzna, iż niezbędne jest przejrzenie oryginału dokumentu może wystąpić o jego dostarczenie. Organ może tego dokonać w bezpośrednim kontakcie z innym organem administracyjnym w ramach współdziałania.
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie wprowadzają legalnej definicji odpisu dokumentu ani wyciągu z dokumentu, a zatem należy przyjąć definicje ogólnie przyjęte.
Za słownikiem języka polskiego „odpis” to tekst odpisany od oryginalnego dokumentu, stanowiący kopie tego dokument. Forma wykonania odpisu dokumentu może być dowolna, może to być odpis sporządzony ręcznie czyli po prostu przepisanie dokumentu, lub poprzez użycie dostępnych urządzeń technicznych np. kserokopia, skan itd.; te ostanie formy w ostatnim czasie są niewątpliwie dominujące „skoro tak odpis, jak i kserokopia stanowią odwzorowanie oryginału, tyle tylko że pierwszy metodą tradycyjną, a drugi metodą nowoczesną, to istnieje podstawa do objęcia pojęciem odpisu także kserokopii. Podobnie zatem, jako odpis należy uznać kserokopię za dokument stanowiący dowód istnienia oryginału”- wyrok NSA z 25 maja 2016 r. I OSK 2842/15.
Wyciąg natomiast to skrót z treści oryginalnego dokumentu, nie jest to wierne odzwierciedlenie całej treści dokumentu; za słownikiem języka polskiego „wyciąg to skrótowy wypis obszerniejszej części dokumentu, fragment całości” (PWN 2003 ).
Uwierzytelnienie
Poświadczenie za zgodności oryginałem dotyczy zarówno dokumentu prywatnego, jak i dokumentu urzędowego, który znajduje się w posiadaniu innego organu administracji publicznej, przepisy nie wprowadzają bowiem w tym zakresie żadnych ograniczeń.
Uwierzytelnienie dokumentu (urzędowe poświadczenie) to umieszczenie na odpisie lub wyciągu z dokument oryginalnego oświadczenia z którego wynika, że jest on zgodny z oryginałem dokumentu, oraz podpis osoby potwierdzającej za zgodność. „Uwierzytelnieniem jest umieszczenie na odpisie lub kserokopii dokumentu oświadczenia zaopatrzonego podpisem, zawierającego stwierdzenie jego zgodności z oryginałem. – tak wyrok NSA z 6 października 2010 r. II OSK 1508/09.
Nie jest to jedyna forma uwierzytelniania dokumentów. Strona może również przedstawić, zamiast oryginałów dokumentów, odpis dokumentu potwierdzony za zgodność przez notariusza lub przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Przyjmuje się, iż fakt, że osoby takie wykonując zawody zaufania publicznego są jednocześnie uprawnione do występowania w postępowaniach administracyjnych oraz sądowoadministracyjnych pozwala uznać, iż poświadczenie na kopii dokumentu oznacza istnienie oryginału dokumentu o treści zawartej w odpisie. W takim przypadku to pełnomocnik i notariusz bierze na siebie odpowiedzialność za złożone poświadczenie. Aby poświadczenie było wiarygodne w tym przypadku należy umieścić na odpisie przede wszystkim podpis i datę sporządzenia odpisu, niewątpliwym jest również, że podpis musi być uwiarygodniony co oznacza, że powinien on być czytelny i identyfikowalny, a przypadku pełnomocnika niezbędne jest również wcześniejsze lub co najmniej równoczesne ustanowienie danej osoby pełnomocnikiem.
Zasady te zawierają regulacje ustaw szczególnych np. w ustawie z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych art. 6 określono sposób sporządzania odpisów „Radca prawny ma prawo sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Poświadczenie powinno zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie - również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) radca prawny stwierdza to w poświadczeniu.”; analogicznie art. 4 ustawy z 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze.
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego zgodnie z brzmieniem § 3 art. 76a przesądzają, iż takie poświadczenie dokonane przez pełnomocnika będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym korzysta z przywileju uznania dokumentu za dokument o charakterze urzędowym. Rola dokumentu urzędowego w postępowaniach administracyjnych jest bardzo ważna, nie każdy bowiem dokument korzysta z powagi dokumentu urzędowego Przede wszystkim definicja dokumentu urzędowego zawarta jest w art. 76 z którego wynika, iż dokument urzędowy, musi spełniać dwa kryteria: kryterium formy oraz kompetencji – musi być wydany przez właściwy w sprawie organ (właściwy w zakresie przedmiotu działania, właściwości miejscowej, instancyjnej). Moc dokumentu urzędowego oznacza natomiast, iż dokument ten stanowi dowód tego co zostało w nim urzędowo stwierdzone, a zatem postępowanie administracyjne przyjmuje domniemanie prawdziwości dokumentu i zgodności z prawdą, tego co wynika z treści tego dokumentu urzędowego, przy założeniu, że został on sporządzony w sposób prawidłowy i wystawiony przez właściwy w sprawie organ.
Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego przewidują, iż w szczególnie uzasadnionych okolicznościami sprawy przypadkach organ może żądać od strony przedłożenia oryginału dokumentu, w takim przypadku należy przyjąć, iż niedostosowanie się strony do wezwania może skutkować pozostawieniem dokumentu bez rozpatrzenia i nie uwzględnieniem go w toku dalszego postępowania dowodowego.
Znaczne ułatwienie
Dodany nowelizacją z 7 kwietnia 2017 r. przepis § 2b art. 76a jeszcze bardziej ułatwia stronie przedstawianie dokumentów niezbędnych, czy to dla strony czy dla organu, w toku toczącego się postępowania administracyjnego. W uzasadnieniu do nowelizacji projektu ustawy (www.sejm.gov.pl) wskazano, iż dzięki przyjęciu takiego rozwiązania strona nie będzie narażona na dodatkowe koszty uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym, co jest zgodne z ideą przyświecająca nowelizacji wprowadzenia rozwiązań bardziej partnerskiego podejścia administracji do obywateli.
Teraz strona może zwrócić się bezpośrednio do organu który prowadzi sprawę o potwierdzenie odpisu dokumentu z oryginałem, to strona w tym przypadku jest w posiadaniu oryginału ale też strona przygotowuje odpis, jak wspomniano wyżej odpis może to być m.in. kserokopia lub skan dokumentu, z tymi dwoma dokumentami (odpis i oryginał) należy udać się do organu a pracownik tego organu po sprawdzeniu odpisu i porównaniu go z oryginałem musi potwierdzić jego zgodność z oryginałem. Poświadczenie musi być czytelne,– weryfikowalne co do osoby pracownika, który poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonał, zawierać datę i miejsce, a także na żądanie strony godzinę dokonania czynności potwierdzenia (nowelizacja wprost określiła wymogi prawidłowego potwierdzania dokumentów). Co istotne jeżeli dokument zawiera cechy szczególne należy je odnotować na potwierdzeniu np. nieczytelny drugi akapit 1 strony, czy też nieczytelny koniec zdania w pkt 1 dokumentu, nieczytelna data decyzji, brak kolejnej strony decyzji, datę wydania decyzji przekreślono odręcznie itd.
Tak poświadczony przez pracownika organu odpis stanowi dokumentację dowodową w sprawie. Przepis § 2b wprost stanowi, iż potwierdzenia odpisu oryginalnego dokumentu za zgodność może dokonać pracownik organu prowadzącego postępowanie, przy czym pracownik do tego upoważniony a zatem nie każdy pracownik.
Zapis ten wymusił stosowną zmianę art. 268a Kodeksu postępowania administracyjnego, wskazując, iż organ administracji publicznej może upoważnić w formie pisemnej, pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, a także do poświadczeń za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem. Upoważnienie udzielane na podstawie tego przepisu, co do zasady wywiera skutek, w ten sposób, iż zmienia się osoba wykonująca kompetencje organu, wyznacza się do tego konkretnego pracownika organu który jakoby w zastępstwie organu realizuje zadania organu. Brzmienie art. 76a par 2b wprost przesądza natomiast, że to pracownik organu dokonuje potwierdzenia odpisu za zgodność z oryginałem, niemniej ma to być pracownik upoważniony.
Co do ogólnych wymogów udzielanego upoważnienia to przede wszystkim musi być udzielone na piśmie, jest to niezbędne dla celów dowodowych w ewentualnych postępowaniach sądowadministracyjnych. Zazwyczaj jest to imienny dokument wystawiony na pracownika organu, upoważnienie nie może bowiem mieć charakteru abstrakcyjnego, musi być skierowane do konkretnego pracownika a nie pracownika zatrudnionego na konkretnym stanowisku (wyrok NSA z 24 stycznia 2008 r. I OSK 1413/06). Upoważnienie, jak podkreśla się orzecznictwie, może również wynikać z aktu wewnętrznego np. określającego zakres czynności pracownika. Co ważne upoważnienie może być udzielonego tylko pracownikowi organu. Z upoważnienia musi wynikać również jego zakres, w przypadku, gdy mówimy o poświadczaniu za zgodność odpisów dokumentów z oryginałem, to zapis takiej bądź zbliżonej treści powinien wynikać z treści samego upoważnienia, chyba że upoważnienie zostanie sformułowane w sposób ogólny ale nie budzący wątpliwości, iż chodzi o załatwianie przez pracownika wszystkich spraw (czynności) dotyczących prowadzonych przez organ postępowań. Zakres upoważnienia nie może budzić wątpliwości – tak wyrok WSA w Poznaniu z 3 marca 2009 r. II SA/Po 596/08.
Z upoważnienia musi wynikać również data udzielonego upoważnienia, nie musi natomiast określać terminu do którego zostało udzielone, niemniej w takim przypadku należy pamiętać o ewentualnej konieczności odwołania /cofnięcia udzielonego pracownikowi upoważnienia.
Podkreślenia wymaga również, iż z upoważnienia na podstawie art. 268a kodeksu postępowania administracyjnego wynika zakaz udzielania dalszych upoważnień (zakaz subdelegacji). Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie np. w wyroku WSA w Warszawie z 6 lipca 2006 r. sygn. akt II SA/Wa 940/06 zgodnie z którym upoważnienie udzielane na podstawie art. 268a k.p.a. musi pochodzić bezpośrednio od organu - nie dojdzie zatem do skutecznego udzielenia tzw. upoważnienia substytucyjnego przez upoważnianego pracownika, który działa jedynie w imieniu organu. Co więcej, wspomniany przepis art. 268a k.p.a w ogóle nie przewiduje możliwości udzielania dalszych upoważnień przez pracownika upoważnionego przez organ.
Po wejściu w życie przepisów, w urzędzie, przynajmniej jedna osoba powinna mieć takie ogólne upoważnienie do poświadczania za zgodność z oryginałem odpisu dokumentu. Upoważnienie ogranicza się do czynności technicznej sprawdzenia oryginału dokumentu i odpisu, a nie do oceny czy dany dokument jest czy też nie jest przydatny w toczącym się postępowaniu administracyjnym, to organ w toku prowadzonego dalszego postępowania oceni zebrany materiał dowodowy w tym zgromadzone dokumenty. A zatem z praktycznego punktu widzenia wydaje się, iż upoważnienia art. 268a mogą zostać „rozbite” na różne osoby, te które wydają decyzje administracyjne czy też postanowienia, czyli załatwiają sprawę meteorycznie formie rozstrzygnięcia oraz na osoby, które dokonują jedynie czynności technicznych.
Reasumując, strona postępowania ma trzy drogi postępowania jeżeli nie może przedłożyć w postępowaniu oryginalnych dokumentów:
- odpis lub wyciąg z dokumentu urzędowo poświadczony przez organa administracji w posiadaniu którego jest dokument,
- poświadczony przez notariusza lub adwokata, radcę prawnego, doradcę lub rzecznika patentowego za zgodność odpis dokumentu,
- odpis poświadczony przez pracownika organu przed którym toczy się postępowanie.
Zgodnie z ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej odpisy i wyciągi dokonane przez organy administracji rządowej lub samorządowej lub archiwum państwowe, od każdej pełnej lub zaczętej stronicy podlegają opalcie skarbowej, wydaje się zatem iż w przypadku potwierdzania przez pracownika urzędu również opłata taka jest wymagana.
