To już drugi rok wspólnych zakupów w urzędzie marszałkowskim województwa mazowieckiego. Grupę zakupową tworzą 43 instytucje – w tym biblioteki (6), placówki oświatowe (25) i inne jednostki, np. Mazowieckie Biuro Planowania Regionalnego w Warszawie, Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich w Warszawie czy Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie. Wspólnie nabywane są artykuły biurowe, papier oraz tusze i tonery do drukarek i kserokopiarek, artykuły spożywcze, w tym woda, meble biurowe oraz paliwo, prasa i usługi pocztowe.
Skala oszczędności w pierwszym roku funkcjonowania zakupów wspólnych w porównaniu do kwot przewidzianych przez jednostki w planach finansowych na poszczególne kategorie zakupów sięga kilkudziesięciu procent. Oszczędności wypracowane przy grupowym zakupie artykułów spożywczych wynoszą ok. 29 proc., artykułów biurowych – 22 proc., wody, soków, napojów – 14 proc., papieru do drukarek i kserokopiarek – 19 proc.
W tym roku efekty wspólnych zakupów są także zadowalające. Przybliżone oszczędności przy zakupie produktów względem ich detalicznych cen rynkowych dla umów zawartych w 2017 r. mogą wynieść – 21 proc. w przypadku zakupu papieru, 21 proc. – artykułów biurowych, 31 proc. – wody, 17 proc. – usług pocztowych, 19 proc. – prasy papierowej, a 9 proc. – artykułów spożywczych. W efekcie w tym roku uda się zaoszczędzić ponad 1,1 mln. zł.
Silna grupa zakupowa to większa szansa na uzyskanie lepszych cen, poprzez efekt skali. Niwelowane są też dodatkowe koszty operacyjne, które każda z instytucji ponosiłaby przy przeprowadzaniu pojedynczych zakupów. Pośrednio do oszczędności przyczynia się też racjonalny proces planowania i standaryzacja produktów w poszczególnych kategoriach zakupowych.
Pozytywne efekty funkcjonowania zakupów wspólnych skłoniły Zarząd Województwa do podjęcia decyzji o konsolidacji ubezpieczeń dla 42 jednostek tworzących grupę zakupową (z wyjątkiem MZDW). I tym razem siła grupowego działania okazała się skuteczna.
Dzięki właśnie rozstrzygniętemu przetargowi na wspólne ubezpieczenia majątkowe, OC i komunikacyjne dla 42 instytucji samorządu województwa, udało się uzyskać kolejne oszczędności, tym razem blisko 281 tys. zł.
Łączna roczna składka jednostek na ubezpieczenia w 2017 r. szacowana była na poziomie 836 tys. zł, tymczasem w ramach wspólnego przetargu udało się pozyskać tę usługę za 554 tys. zł. Zatem oszczędności w stosunku do tej kwoty wyniosą aż 281,4 tys zł. czyli ponad 33 proc. Atutem wdrożenia skonsolidowanego programu ubezpieczeń będzie nie tylko zaoszczędzona kwota, ale przede wszystkim wyższe standardy i zakres ochrony ubezpieczeniowej (w stosunku do dotychczasowych).
Sekretarz województwa Waldemar Kuliński zwraca uwagę na efekt skali. – Samorząd województwa jest organem prowadzącym dla 117 instytucji. Mimo, że ich kompetencje i zakres działalności są bardzo różne, nic nie stoi na przeszkodzie, aby współpracowały w zakresie podstawowych i uniwersalnych zakupów. Wszędzie gdzie angażowane są środki publiczne należy szukać optymalizacji kosztów i oszczędności. Organizacja, standaryzacja i przygotowanie tak dużych zamówień nie było procesem łatwym, ale jak widać opłacalnym. Muszę przyznać, że jestem bardzo pozytywnie zaskoczony efektami – dodaje.
