Wraz z obliczeniem i przekazaniem pierwszych wpłat na rachunki uczestników dobiega końca etap wdrożenia PPK i rozpoczyna się regularna obsługa programu. Z punktu widzenia jednostki zatrudniającej jej zadania mają na tym etapie charakter administracyjny i w dużej mierze są powtarzalne. Od tej pory jak każdy podmiot zatrudniający JST będą co miesiąc obliczać i przekazywać wpłaty – zarówno te finansowane przez pracownika, jak i przez pracodawcę – na rachunki utworzone przez instytucję finansową.
Zadania specjalne
Jak w każdym projekcie, tak i w PPK oprócz rutynowych, powtarzalnych obowiązków, mogą zdarzyć się także zadania, które trzeba wykonać tylko raz na jakiś czas.
– Obecnie rzadko kiedy zdarza się, że pracownik związany jest z jednym pracodawcą przez cały okres swojej kariery zawodowej. Polacy coraz chętniej zmieniają pracę lub łączą pracę u kilku pracodawców. Z punktu widzenia zatrudniającego jest to o tyle istotne, że w przypadku zatrudnienia nowych pracowników po upływie trzech miesięcy od momentu zatrudnienia należy zgłosić taką osobę do PPK i zaktualizować listę uczestników. Z drugiej strony, w momencie ustania zatrudnienia pracodawca powinien z kolei odnotować na liście uczestników taką informację, gdyż będzie to sygnał dla instytucji finansowej o zaprzestaniu odprowadzania wpłat dla tej osoby – wyjaśnia Henryk Baron, dyrektor ds. relacji z klientami PPK w PFR TFI.
Oprócz spraw związanych z aktualizowaniem listy zgłoszonych do PPK uczestników pracodawca odpowiada też za obsługę części dyspozycji składanych przez pracowników. Zasada ta dotyczy także jednostek samorządowych.
– Pamiętajmy, że PPK to program dobrowolny i daje uczestnikom możliwość dołączenia lub rezygnacji z niego w dowolnym momencie. Podobnie jest, jeśli chodzi o wysokość przekazywanych wpłat. W każdej chwili pracownik może zdecydować o zadeklarowaniu, zmianie kwoty lub rezygnacji z finansowanej przez siebie wpłaty dodatkowej. Deklaracje w tych sprawach pracownicy powinni składać bezpośrednio do jednostki, w której są zatrudnieni. Zadaniem pracodawcy jest obsługa tych dyspozycji i wprowadzenie stosownych informacji do systemu – wyjaśnia Henryk Baron z PFR TFI.
W sytuacji, kiedy część pracowników zdecyduje się na złożenie deklaracji rezygnacji z wpłat do PPK, pracodawca powinien pamiętać o tym, że co 4 lata, począwszy od 1 kwietnia, następuje automatyczne wznowienie wpłat. Zadaniem pracodawcy jest w takiej sytuacji poinformowanie o tym pracowników. Po raz pierwszy automatyczne wznowienie będzie w kwietniu 2023 r.
Korzystaj ze wsparcia
Jak widać, na pracodawcy spoczywa szereg obowiązków, ale w każdym z nich może liczyć na pomoc instytucji finansowej. Aby bieżąca obsługa PPK przebiegała sprawnie, warto wybrać taką instytucję, która będzie w stanie zapewnić wsparcie – zarówno od strony merytorycznej, jak i technologicznej w zakresie narzędzi, które ułatwią obsługę.
– W PFR TFI zapewniamy intuicyjne narzędzia zarówno pracodawcom, jak i indywidualnym uczestnikom. Dzięki temu obsługa programu przebiega sprawnie i może być prowadzona z dowolnego miejsca. Pracodawcom udostępniamy system iPPK, który umożliwia wypełnienie w zasadzie wszystkich obowiązków związanych z obsługą PPK – od naliczania i przekazywania wpłat, aż po obsługę dyspozycji. Z kolei indywidualni uczestnicy otrzymują dostęp do serwisu iAT FI, dzięki któremu w każdej chwili mogą sprawdzić stan swoich środków, złożyć dyspozycje do instytucji finansowej, a także zapoznać się z aktualnymi komunikatami – podkreśla Henryk Baron.
Współpraca to podstawa
Na początkowym etapie wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych jednostka samorządu terytorialnego, wybierając instytucję finansową, powierza jej nie tylko zarządzanie gromadzonymi środkami, lecz także prowadzeniem programu.
Oznacza to, że obowiązkiem instytucji finansowej jest obsługa pracodawcy i uczestników PPK. To właśnie do instytucji finansowej pracownicy składają bezpośrednio deklaracje m.in. wypłaty środków po 60. roku życia, a także na przykład, gdy chcą skorzystać z oszczędności na pokrycie wkładu własnego przy zakupie domu lub mieszkania czy na leczenie, a także dyspozycje związane z wskazaniem osób uprawnionych czy zmiany alokacji wpłat, gdy uczestnik chce zmienić subfundusz, w którym inwestowane są jego oszczędności.
– Podsumowując, warto podkreślić zasadę trójstronności PPK. Jeśli chodzi o dokonywanie wpłat trójstronność oznacza, że środki na rachunki uczestnika trafiają z trzech źródeł – od niego samego, jego pracodawcy oraz państwa. Tę zasadę trójstronności przez analogię możemy też odnieść do działania PPK. Jednak w tym przypadku mówimy o trzech najważniejszych aktorach programu: uczestniku, pracodawcy i instytucji finansowej. W mojej ocenie właśnie współpraca pomiędzy tymi trzema podmiotami jest wyznacznikiem sukcesu PPK w codziennej obsłudze – mówi Henryk Baron.
