Nowe przepisy skracają okres przechowywania akt osobowych i nakładają na pracodawców nowe obowiązki informacyjne w przypadku rozwiązania, wygaśnięcia stosunku pracy, a także w razie zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracownicy uzyskają także prawo do uzyskania kopii całości lub części swoich akt osobowych. Z uwagi na powyższe zmiany, które wprowadzone zostały do kodeksu pracy, zmiany wymagały także przepisy wykonawcze dotyczące prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Z tych też względów przepisy dotychczasowego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika zostaną zastąpione przez przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Co istotne zmiany te obejmą wszystkich pracodawców w tym także pracodawców samorządowych.
Nowe zasady prowadzenia akt osobowych
Nowe Rozporządzenie utrzymało zasadę, iż akta osobowe mają być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. W zakresie prowadzenia akt osobowych pojawiła się natomiast dodatkowa – czwarta część akt osobowych – część D. I tak zgodnie z nowymi regulacjami akta osobowe pracownika składać się będą z następujących części:
1) części A obejmującej: oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy);
2) części B obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),
c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DzU z 2018 r. poz. 1924),
e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),
– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
f) potwierdzenie poinformowania pracownika:
– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),
k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),
o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),
p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),
q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),
r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),
t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),
u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
3) części C obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
d) kopię wydanego świadectwa pracy,
e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy)
4) części D obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Zgodnie z § 4 ust.1 Rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika należy przechowywać się w porządku chronologicznym oraz ponumerować. Każda z części akt osobowych musi zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. W § 4 ust. 2 Rozporządzenia dopuszczono możliwość tematycznego ułożenia dokumentów, oświadczeń zgodnie bowiem ze wskazanym przepisem oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części. Szczególna regulacja odnosi się także do nowej części akt osobowych -części D. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowywać należy bowiem w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Wydzielenie nowej części akt osobowych ma więc ułatwić pracodawcom realizację obowiązku o którym mowa w art. 113 kodeksu pracy, który nakazuje pracodawcy usunięcie z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu po roku nienagannej pracy, a także w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.
W § 5 Rozporządzenia rozstrzygnięto także kwestię przechowywania w papierowej wersji akt osobowych dokumentów składanych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Dokumenty takie nie będą przechowywane w aktach osobowych w oryginale. Zamiast oryginałów konieczne będzie sporządzenie kopii lub odpisów i poświadczenie ich za zgodność z oryginałem. Poświadczenia może dokonać pracodawca lub osoba przez niego upoważniona.
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy
Zgodnie z § 6 Rozporządzenia pracodawca zobowiązany będzie do prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentacja ta obejmować powinna:
1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
b) wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
c) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
d) zgoda:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);
2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).
Na pracodawcę nałożono także obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Obowiązek ten sformułowany został w § 8 Rozporządzenia.
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą od 01.01.2019 r.- przepisy przejściowe
Zgodnie z przepisami przejściowymi przepisy Rozporządzenia będą miały zastosowanie do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed tą datą pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą według dotychczasowych regulacji, ponieważ przepisy nowego Rozporządzenia będą miały zastosowanie, ale z wyłączeniem postanowień §2 - §6 odnoszących się do prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy. Dotyczy to jednak tylko tych dokumentów, które zgromadzone zostały do dnia 01.01.2019 r. Do dokumentacji pracowniczej, gromadzonej od dnia 01.01.2019 r. stosować się będzie przepisy nowego rozporządzenia w całości.Aby ujednolić zasady prowadzenia dokumentacji pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu 01.01.2019 i zgromadzone przed tym dniem, do wymogów nowego rozporządzenia. Decyzja w tym zakresie została pozostawiona pracodawcom. Nie ma także obowiązku wprowadzania zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji dla pracowników z którymi rozwiązano umowę o pracę przed 01.01.2019. W odniesieniu do takiej dokumentacji pracodawca będzie miał natomiast obowiązek dostosowania warunków jej przechowywania i odpowiedniego jej zabezpieczenia zgodnie z postanowieniami § 8 rozporządzenia i będzie miał na to 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego Rozporządzenia.
Dokumentacja w postaci elektronicznej
Przepisy nowego Rozporządzenia określają także szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej oraz zasady przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Postanowienia Rozporządzenia w tym zakresie zawierają szereg rozwiązań technicznych, które przed ich wprowadzeniem należy skonsultować z działami informatycznymi aby zapewnić nie tylko prawidłowe odwzorowanie dokumentów, które mają być dołączone do elektronicznej dokumentacji pracowniczej, ale także zapewnić: zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, integralność treści dokumentacji i metadanych, stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych, skuteczne wyszukiwanie dokumentacji, wydawanie dokumentacji albo części dokumentacji, funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej
Przepisy Rozporządzenia regulują także doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji. Przepisy te określają zatem sposób wykonania obowiązków nałożonych na pracodawcę w art. 946 Kodeksu pracy (obowiązek przekazania informacji o dokumentacji w razie rozwiązania, wygaśnięcia stosunku pracy) oraz w art. 949 Kodeksu pracy (obowiązek przekazania informacji, zawiadomień w związku ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej). I tak zgodnie z §15 Rozporządzenia informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej doręcza się za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi. Pracodawca dokonuje doręczenia osobiście albo za pośrednictwem: operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę, środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeśli pracownik nie odbierze informacji przesyłanej drogą pocztową, przesyłka będzie dwukrotnie awizowana i z upływem ostatniego dnia na podjęcie awiza doręczenie informacji albo zawiadomienia uznane zostanie za dokonane. W takiej sytuacji informację albo zawiadomienie należy włączyć do część B lub C akt osobowych.
Przepisy określają także komu pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą i w tym zakresie wskazują na:
1) pracownika lub byłego pracownika albo osoby wskazane w Kodeksie pracy – w art. 949 § 3 (dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, małżonek (wdowa i wdowiec), rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające. Co istotne wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji. Przepisy nie określają jednak sposobu udokumentowania tego uprawnienia;
2) osobę upoważnioną przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, wskazaną w kodeksie pracy.
Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem. Z kolei wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:
1) na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo
2) za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.
Wydawanie kopii akt osobowych
W związku z wprowadzeniem możliwości uzyskania m.in. przez pracownika kopii dokumentacji pracowniczej, również i ta kwestia została uregulowana w przepisach wykonawczych. Wniosek o wydanie kopii całości lub części akt osobowych może złożyć pracownik, były pracownik albo osoba wskazana w przepisach Kodeku pracy, o których mowa wyżej. Wydanie dokumentacji powinno nastąpić nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku, a sam wniosek należy włączyć do akt osobowych (części B lub C).
W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
1) w postaci papierowej, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, albo
2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu i załączniku do niego.
W przypadku dokumentacji elektronicznej pracodawca wydaje kopię całości lub części takiej dokumentacji:
1) w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4 Rozporządzenia albo
2) w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, wskazane w Rozporządzeniu oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Od 01.01.2019 r. pracodawcy będą mieli zatem nowe obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Co istotne przepisy ww. Rozporządzenia będą miały znaczenie nie tylko dla tych pracodawców, którzy zdecydują się na elektronizację akt osobowych, ale także dla tych, którzy pozostaną przy dotychczasowej -papierowej formie dokumentacji pracowniczej. Biorąc pod uwagę, że Rozporządzenie zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw w dniu 19.12.2018 r., a wejdzie w życie z dniem 01.01.2019 r. pracodawcy powinni jak najszybciej zapoznać się z nowymi regulacjami.
*radca prawny, Kancelaria Prawna Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy Sp. k.
