W samorządach

Cyfryzacja procesów HR w samorządzie, czyli jak efektywnie zarządzać sprawami kadrowymi w administracji publicznej?

Rozwój technologii i systemów informatycznych stwarza nowe możliwości zarządzania i udoskonalania procesów jednostek samorządu terytorialnego. Jednym z kluczowych obszarów podlegających cyfryzacji jest zarządzanie zasobami ludzkimi (HR). Specyfika pracy administracji publicznej wymaga sprawnego zarządzania kadrą pracowniczą w skali miasta czy gminy, co wymusza wdrażanie skutecznych rozwiązań technologicznych. Jakie zatem są potrzeby samorządów w obszarze procesów HR i jak je zaadresować?

Wyzwania i potrzeby samorządowe

W raporcie „Samorząd jako pracodawca. Raport o zatrudnieniu w sektorze samorządowym” czytamy, że: Istnieje relatywna łatwość pozyskania pracowników ze średnimi bądź ogólnymi kwalifikacjami, za to nawet w dużych miastach trudno pozyskać coraz potrzebniejszych przy nowoczesnym, zintegrowanym zarządzaniu skomplikowaną tkanką miejską specjalistów  z dziedzin wymagających profesjonalnego przygotowania w wąskiej, specyficznej dziedzinie.W związku z tym dla wielu pracodawców samorządowych w Polsce podnoszenie kwalifikacji pracowników stanowi jeden z podstawowych elementów budowania kultury organizacyjnej.

Dodatkowo, Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (wraz z Aktami zmieniającymi)[1] ukazuje wykaz stanowisk pracowników samorządowych oraz określa minimalne wymagania kwalifikacyjne, które jak wiemy w organizacjach wymagają ciągłego doskonalenia. Samorządy potrzebują zatem narzędzi, które ułatwią im rozwój swoich pracowników oraz budowanie kultury organizacyjnej.

Warto jednak wspomnieć, że w skali miasta czy gminy uporządkowana strategia procesów HR oraz rozwój kompetencji ma szczególne znaczenie wewnątrz urzędu, gdyż centralna jednostka przewodzi i kontroluje jednostki podległe. W związku z tym, skuteczna wymiana informacji, komunikacja i standaryzacja zachodzących procesów HR jest niezbędna dla efektywnego działania instytucji, zwłaszcza w erze pracy zdalnej. Pandemia COVID-19 dobrze pokazała jak ważna jest digitalizacja procesów zachodzących w organizacji oraz zapewnienie pracownikom odpowiedniej komunikacji z pracodawcą, bez wychodzenia z domu.

Kompleksowy program kadrowo-płacowy dla samorządu

Narzędziem wspierającym wymienione wcześniej wyzwania samorządów w zakresie zarządzania HR jest Comarch Portal Pracowniczy, wspomagającyprocesy obsługi pracowników w organizacji. Platforma dostarcza pracownikom narzędzia, dzięki którym sami mogą załatwić swoje sprawy administracyjne, bez osobistego kontaktu z działem kadr. System pozwala przechowywać dokumentację pracowniczą w jednym miejscu oraz wspiera komunikację wewnętrzną w instytucji, w szczególności o rozproszonej strukturze organizacyjnej.

Znajduje się w nim wiele modułów, które usprawniają procesy związane z zasobami ludzkimi w instytucji. Takim obszarem jest np. Książka telefoniczna, która umożliwia pracownikom dostęp do danych kontaktowych pracowników z innych wydziałów. Ważnym elementem systemu jest obszar Udostępniania informacji o pracownikach. Dzięki niemu, urzędnicy mogą szybko uzyskać dostęp do danych osobowych i o zatrudnieniu, ważnych dokumentów np.: PIT czy pasek płacowy. Platforma daje również możliwość wypełniania i składania wniosków o urlop czy rozliczania delegacji.

Wartością dodaną wynikającą z posiadania Portalu Pracowniczego jest efektywne prowadzenie polityki personalnej poprzez organizowanie cykli szkoleniowych dla menedżerów i ich zespołów. Te elementy mogą być realizowane w obszarze Szkolenia systemu,umożliwiając tym samym zarządzanie szkoleniami dla pracowników – od rejestrowania wniosków o skierowanie na szkolenie, aż po akceptację wniosku w portalu przez przełożonego pracownika.

Z punktu widzenia zarządzania organizacją, ważne są aspekty socjalne dla pracowników – np. prowadzenie ZFŚS. Portal Pracowniczy umożliwia nie tylko zarządzanie następującymi rodzajami wniosków: zaświadczenie o zatrudnieniu i/lub o wynagrodzeniu, zaświadczenie ZUS RP-7, ale również zgłaszanie wniosków do programów socjalnych ZFŚS (np. wniosek o zgłoszenie do programu sportowego).

Elementem, który tworzy i ma wpływ na kulturę organizacyjną oraz rozwój pracowników jest również motywowanie. Jednym z elementów badania motywacji pracownika jest ocena okresowa. Jest to świadomie wykorzystywane w organizacjach narzędzie mające na celu nie tylko pozyskanie opinii pracownika na temat działania jej struktury, ale także weryfikację działania organizacji i wyciągnięcie wniosków na temat obszarów, w których warto wprowadzić usprawnienia. W Portalu Pracowniczym znajduje sięsekcja Oceny okresowej, któraumożliwia planowanie ocen okresowych, gromadzenie informacji o umiejętnościach pracowników, potrzebach podnoszenia kwalifikacji i ich wpływu na rozwój organizacji. System wspiera zatem mocno procesy miękkiego HR, poprawia wizerunek organizacji i może pełnić rolę wewnętrznego intranetu.

Obserwacja rynku oraz raporty o działalności i roli samorządów wskazują na duże potrzeby wsparcia obsługi procesów HR przez odpowiednie narzędzia informatyczne. Ważne natomiast, aby  zawsze były  dobierane indywidualnie, w zależności od procedur i sposobu pracy  danej organizacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Portalu Pracowniczego, wejdź na stronę: https://bit.ly/33YVNE7.

 

* Dyrektor Centrum Konsultingu w Comarch