Artykuł pochodzi z grudniowego numeru Pracownika Samorządowego ( 12/2013).
Ustawy samorządowe (ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, tekst jedn.: DzU 2001 Nr 142, poz. 1591 ze zm., dalej – u.s.g.; ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, tekst jedn.: DzU 2001 Nr 142, poz. 1592 ze zm., dalej – u.s.p.) nakładają na pracowników samorządowych obowiązek składania oświadczeń majątkowych. Został on wprowadzony ustawą z 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (DzU Nr 106, poz. 679 ze zm.). Obowiązek składania oświadczeń majątkowych ma charakter bezwzględny.
Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU 2008 Nr 223, poz. 1458; dalej – u.p.s.): Na żądanie osoby upoważnionej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym, jest obowiązany złożyć oświadczenie o stanie majątkowym. Kopie jawnej części oświadczenia majątkowego (część A) składane są wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście za pośrednictwem komórek organizacyjnych – celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. Oświadczenia składa się w jednym egzemplarzu, w zaklejonych kopertach zaopatrzonych w pieczęć nagłówkową komórki organizacyjnej urzędu, miejskiej jednostki organizacyjnej lub gminnej osoby prawnej oraz imię i nazwisko zobowiązanego. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach sprawdza się stan jej opakowania.
W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie oraz na potwierdzeniu odbioru. W tym przypadku sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego. Przekazanie przesyłek na elektroniczną skrzynkę podawczą odbywa się zgodnie z ustawą z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU Nr 64, poz. 565).
Zgodnie z § 5 rozporządzenia Rady Ministrów z 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych (DzU 19 czerwca 2012 poz. 683), wydanego na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 1 i pkt 3–6 ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (DzU Nr 182, poz. 1228) – klucze i kody dostępu do szaf, pomieszczeń lub obszarów, w których są przetwarzane informacje niejawne (oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych), mogą być udostępnione tylko tym osobom, którym posiadanie kluczy lub znajomość kodów są niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych. Kody zmienia się, co najmniej raz w roku, a także w przypadku:
1) każdej zmiany składu osób znających kod;
2) zaistnienia podejrzenia, że osoba nieuprawniona mogła poznać kod;
3) gdy zamek poddano konserwacji lub naprawie.
Zgodnie z § 4 elektroniczny system pomocniczy wspomagający ochronę informacji niejawnych powinien posiadać wydane przez dostawcę, z uwzględnieniem przepisów o systemie oceny zgodności, poświadczenie zgodności z wymogami określonymi w rozporządzeniu. Informacje niejawne o klauzuli „tajne” przetwarza się w strefie ochronnej I lub w strefie ochronnej II i przechowuje się w szafie metalowej spełniającej co najmniej wymagania klasy odporności na włamanie S1, określone w Polskiej Normie PN-EN 14450 lub nowszej, lub w pomieszczeniu wzmocnionym. Według § 9 ust. 1 kierownik jednostki organizacyjnej zatwierdza plan ochrony informacji niejawnych, który zawiera: procedury zarządzania kluczami i kodami dostępu do szaf, pomieszczeń lub obszarów, w których są przetwarzane informacje niejawne (oświadczenia majątkowe).
Kto składa?
Obowiązek złożenia oświadczenia o stanie majątkowym spoczywa na następujących pracownikach samorządowych:
1. zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych,
2. zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,
3. doradcach i asystentach (art. 33 u.p.s. w związku z art. 31 u.p.s.).
Doradcy i asystenci składają oświadczenia o prowadzeniu działalności gospodarczej i oświadczenia majątkowe.
Nie mają obowiązku złożenia oświadczenia o stanie majątkowym na podstawie art. 32 pracownicy samorządowi zatrudnieni:
1. na stanowiskach pomocniczych i obsługi,
2. na podstawie powołania,
3. na podstawie wyboru,
4. na stanowiskach sekretarzy.
Komu składają?
Pracownicy samorządowi zatrudnieni na podstawie wyboru i powołania zobowiązani są do składania oświadczeń majątkowych na podstawie ustaw ustrojowych samorządu terytorialnego. Obowiązek składania oświadczeń o stanie majątku spoczywa na funkcjonariuszach samorządowych:
1) na poziomie gminy (art. 24 u.s.g.): wójcie, zastępcy wójta, sekretarzu gminy, skarbniku gminy, kierowniku jednostki organizacyjnej gminy, osobie zarządzającej i członku organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osobie wydającej decyzje w imieniu wójta;
2) na poziomie powiatu (art. 25 u.s.p.): członku zarządu powiatu, sekretarzu powiatu, skarbniku powiatu, kierowniku jednostki organizacyjnej powiatu, osobie zarządzającej, członku organu zarządzającego powiatową osobą prawną oraz osobie wydającej decyzje administracyjne w imieniu starosty.
Ustęp 1 art. 32 u.p.s. stanowi wyraźnie, że pracownik samorządowy może być zobowiązany do składania oświadczeń majątkowych ad hoc. Ustawa nie przewiduje, w jakim terminie po tym zobowiązaniu pracownik winien złożyć oświadczenie. Przepis umożliwia zobowiązanie pracownika samorządowego do składania oświadczeń ilekroć zachodzi uzasadniona potrzeba. Nie można zatem wykluczyć nawet kilkakrotnego składania oświadczenia w ciągu roku. Obowiązek złożenia oświadczenia majątkowego konkretyzuje się w wypadku polecenia służbowego (ustawa używa terminu „żądanie”), które ma prawo wydać pracownikowi samorządowemu osoba upoważniona do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, np. szef działu kadr, zastępca kierownika. Upoważnienie powinno być dokonane na piśmie.
Zgodnie z ust. 2 art. 32 analizy danych zawartych w oświadczeniu dokonuje z upoważnienia kierownik jednostki (szef jednostki, czyli wójt albo dyrektor miejskiego ośrodka pomocy społecznej), w której pracownik samorządowy jest zatrudniony, a więc nie osoba upoważniona do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy. Przy kolegialnych organach zarządzających przez pojęcie kierownika należy rozumieć szefa organu kolegialnego.
Terminy
Pracownicy samorządowi, pierwsze oświadczenie składają w terminie 30 dni od dnia powołania na stanowisko lub zatrudnienia, zaś ostatnie w dniu odwołania ze stanowiska, zaprzestania pełnienia funkcji lub rozwiązania umowy o pracę. W okresie pełnienia funkcji lub zatrudnienia składają oświadczenia majątkowe według stanu na 31 grudnia każdego roku najpóźniej do 30 kwietnia następnego roku, wraz z kopią swojego zeznania (PIT) o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym (ewentualnie z jego korektą). Jeżeli przed dniem powierzenia stanowiska funkcjonariusz samorządowy prowadził działalność gospodarczą, zaprzestaje jej prowadzenia i do pierwszego oświadczenia majątkowego dołącza informację o sposobie i terminie zaprzestania jej prowadzenia.
Analiza
Dane te podlegają analizie dokonywanej przez osoby, którym złożono oświadczenia majątkowe, np. wójtowi. Osoby te przekazują jeden egzemplarz oświadczenia majątkowego urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania osoby składającej to oświadczenie, który również dokonuje analizy oświadczenia (art. 24h ust. 6 u.s.g. i art. 25c ust. 6 u.s.p.). Przekazanie oświadczenia majątkowego urzędowi skarbowemu następuje na podstawie upoważnienia wójta, burmistrza, prezydenta miasta. W przypadku podejrzenia, że osoba składająca oświadczenie majątkowe podała w nim nieprawdę lub zataiła prawdę, podmiot dokonujący analizy oświadczenia występuje do dyrektora urzędu kontroli skarbowej, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania osoby składającej oświadczenie, z wnioskiem o kontrolę jej oświadczenia majątkowego.
Celem analizy jest sprawdzenie stosowania przez pracowników samorządowych zakazów określonych w art. 30 ust. 1 u.p.s. Podmiot dokonujący analizy oświadczeń majątkowych w terminie do 30 października każdego roku przedstawia radzie gminy informację o osobach, które nie złożyły oświadczeń majątkowych lub złożyły je po terminie, nieprawidłowościach stwierdzonych w analizowanych oświadczeniach majątkowych wraz z ich opisem i wskazaniem osób, które złożyły nieprawidłowe oświadczenia oraz o działaniach podjętych w związku z nieprawidłościami stwierdzonymi w analizowanych oświadczeniach majątkowych. Podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy w oświadczeniu majątkowym powoduje odpowiedzialność na podstawie art. 233 § 1 kk (art. 24 l u.s.g.).
Pracownicy samorządowi, składając oświadczenie majątkowe, powinni w nim określić własność poszczególnych składników majątkowych, dochodów i zobowiązań. Jeżeli pracownik samorządowy jest w związku małżeńskim, wskazuje majątek odrębny, jeżeli taki jest, oraz majątek objęty małżeńską wspólnością majątkową. Definicja wspólności majątkowej małżonków określona jest w art. 31 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, a odrębnego majątku każdego z małżonków w art. 33 tego kodeksu. Wzory formularzy opisane w załączniku do rozporządzeń podają i konkretyzują wymagania, które pracownik samorządowy musi przedstawić.
W razie niewykonania polecenia służbowego polegającego na zobowiązaniu do złożenia oświadczenia majątkowego pracodawca ma prawo wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę albo rozwiązać ją bez wypowiedzenia na mocy art. 52 § 1 pkt 1 k.p., ponieważ w takiej sytuacji pracownik nie wykonuje nałożonego na niego podstawowego obowiązku (art. 24k u.s.g.).
Przechowywanie
Okres przechowywania oświadczeń majątkowych wynosi 6 lat i został ustalony w art. 24h ust. 6 u.s.g. oraz w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU 2011 Nr 14, poz. 67). Po 6 latach oświadczenie powinno być zniszczone w procedurze brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej, dokumentację spraw zakończonych uznaje się za dokumentację archiwum zakładowego (§ 37 instrukcji) lub przekazuje się – w systemie tradycyjnym – do archiwum zakładowego (§ 63 instrukcji) po dwóch latach, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona. Do tego momentu dokumentacja ta przechowywana jest w aktach osobowych przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły bądź zgromadziły (system tradycyjny) lub jest zarządzana w systemie przez te komórki. Po upływie wyznaczonego okresu przechowywania oświadczenia należy usunąć, przy zachowaniu trybu określonego na podstawie ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU 2006 Nr 97, poz. 673 z późn. zm.).
Brakowanie
Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej określają:
1) w stosunku do dokumentacji tradycyjnej – rozporządzenie ministra kultury z 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU Nr 167, poz. 1375),
2) w stosunku do dokumentacji elektronicznej – rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30.10.2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (DzU Nr 206, poz. 1518).
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej do zniszczenia. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez jednostki samorządu terytorialnego następuje na podstawie zgody: jednorazowej, którą wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego, lub generalnej, w przypadku której właściwy jest naczelny dyrektor Archiwów Państwowych. Wniosek o zgodę powinien być przygotowany w sposób, jaki został określony w § 6–8 rozporządzenia MK lub w § 9–14 rozporządzenia MSWiA. Podstawowym warunkiem, który musi zostać spełniony, aby procedura brakowania mogła zostać rozpoczęta, jest stwierdzenie, że upłynęły okresy przechowywania dokumentacji określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt (§ 4 ust. 1 rozporządzenia MK i § 8 ust. 1 rozporządzenia MSWiA).
Procedura
W przypadku organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, a także urzędów obsługujących te organy, procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej przeprowadzana w tych podmiotach przed skierowaniem wniosku do dyrektora miejscowo właściwego ze względu na siedzibę jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego archiwum państwowego, o uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentacji została szczegółowo określona w przepisach rozdziału 9 Instrukcji Archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.
W procedurze brakowania uczestniczą m.in.: archiwista, który inicjuje procedurę i odpowiada za sporządzenie spisu dokumentacji przeznaczonej do brakowania, kierownicy tych komórek organizacyjnych podmiotu, z których dokumentacja została wytypowana do brakowania, a którzy odpowiedzialni są za zaopiniowanie przygotowanego przez archiwistę spisu i stwierdzenie, czy objęta nim dokumentacja może podlegać brakowaniu. Po ocenie dokumentacji przez podmiot może zostać skierowany wniosek do dyrektora właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być wyrażona wówczas, gdy dokumentacja uporządkowana jest zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.
W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej organ lub kierownik jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy. W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej samorządu terytorialnego dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
Publikacja w BIP
Z chwilą usunięcia oświadczeń podmiot przestaje już być w posiadaniu danych, a w konsekwencji ustaje ich udostępnianie w BIP.
Udostępnianie informacji majątkowych w BIP wywiedziono z zasady przejrzystości władzy samorządowej. Dane zawarte w oświadczeniach majątkowych są jawne z wyłączeniem informacji o adresie zamieszkania składającego oświadczenie majątkowe oraz o miejscu położenia nieruchomości (art. 24i u.s.g.) oraz o dacie i miejscu urodzenia, a także miejscu sporządzenia oświadczenia.
Publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej organu prowadzącego – zgodnie z ustawą z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (DzU 2001 Nr 112, poz. 1198) mającej oparcie w art. 61 ust. 1 Konstytucji RP i zgodnie z art. 24h w związku z art. 24i u.s.g. i art. 25c ust. 6 w związku z art. 25d ust. 3 u.s.p. Upublicznienie niejawnych części oświadczeń majątkowych prowadzi do powstania odpowiedzialności karnej na podstawie art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU 2002 Nr 101, poz. 926; dalej – u.o.d.o.). Wynika to z art. 1 pkt 12, art. 2 pkt 7 oraz art. 3 pkt 8 ustawy z 11.04.2001 r. o zmianie ustaw o samorządzie gminnym, o samorządzie powiatowym, o samorządzie województwa, o administracji rządowej w województwie oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU Nr 45, poz. 497 z późn. zm.). Na mocy tych unormowań, zwanych „przepisami antykorupcyjnymi”, wprowadzono do systemu prawnego zasadę przejrzystości działania do organów samorządu terytorialnego w tym zakresie.
