Ciągły niedobór środków na remonty i modernizację sprawiał, że zarządcy często wykonywali remonty budynków jedynie w minimalnym zakresie, a gminy coraz częściej zmuszone były podejmować decyzje o rozbiórce lub sprzedaży zdekapitalizowanych budynków.
W badanym okresie (2011-2013) zasób budynków gminnych, w tym tych najstarszych, zmniejszył się o 10%. NIK podkreśla, że sprawa wymaga pilnego rozwiązania w obliczu rosnącego i niezaspokojonego zapotrzebowania na mieszkania komunalne wśród osób o niskich dochodach.
Najważniejsze nieprawidłowości i problemy stwierdzone przez NIK:
- 43% zarządców nie wykonywało w pełni zaleceń nadzoru budowlanego lub robiło to z opóźnieniem, co czasem powodowało zagrożenie dla zdrowia i życia ludzi. Zarządcy mieli też problemy z wykonywaniem decyzji organów gmin dotyczących rozbiórki już wykwaterowanych budynków. Taki przypadek miał miejsce w Łodzi, gdzie w 2004 r. wykwaterowano wszystkich mieszkańców, a budynek stał pusty przez 10 lat, po czym doszło do katastrofy budowlanej. Przez cały ten okres zarządca nie podjął żadnych działań, poza zabezpieczeniem dostępu przed osobami nieuprawnionymi. W wyniku katastrofy konieczne było kilkudniowe zamknięcie ruchu dla samochodów w bezpośrednim otoczeniu budynku;
- prawie ⅔ zarządców nie korzystało z dostępnych źródeł zewnętrznych, pozwalających na dofinansowanie wybranych działań służących poprawie stanu technicznego i wyposażenia budynków, a podejmowane przez gminy lub zarządców działania pozwoliły zaledwie 8 z 21 podmiotów objętych kontrolą na zdobycie dodatkowych środków w wysokości ok. 8,9 mln zł. Uzyskana kwota była jednak kroplą w morzu potrzeb: środki te stanowiły zaledwie 0,8% sumy koniecznej, aby zaspokoić wszystkie potrzeby objętych kontrolą budynków komunalnych w latach 2011-2013. Zewnętrzne źródła dofinansowania obejmowały: Fundusz Dopłat Banku Gospodarstwa Krajowego, Program dla Społeczności Romskiej w Polsce, Lokalne Programy Rewitalizacji, jak również Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach programu KAWKA oraz fundusz prewencyjny PZU. W Krakowie wykorzystano ok. 572 tys. zł z Funduszu Społecznego Komitetu Odnowy Zabytków Krakowa, w innych jednostkach spożytkowano także środki będące w dyspozycji Wojewodów oraz Konserwatorów Zabytków;
- prezydenci i burmistrzowie skontrolowanych gmin - poza jednym przypadkiem - nie kontrolowali zarządców pod kątem wywiązywania się z obowiązków określonych ustawą Prawo budowlane. Poza tym, w przypadku ponad 43% jednostek organy gmin nie weryfikowały, czy zarządcy stosują się do postanowień umów zawartych z gminą, dotyczących zarządzania zasobem komunalnym, w tym: czy przeprowadzają okresowe kontrole stanu technicznego budynków, czy wykonują zalecenia pokontrolne oraz czy prowadzą książki obiektu budowlanego. W ocenie NIK brak zainteresowania po stronie gmin mógł przyczynić się do nieprawidłowości po stronie zarządców w zakresie prowadzonych przez nich kontroli najstarszych budynków;
- U większości zarządców wystąpiły nieprawidłowości w zakresie prowadzenia rocznych i pięcioletnich kontroli stanu technicznego budynków. 81% skontrolowanych podmiotów w ogóle nie wykonywało takich kontroli lub przeprowadzało je z opóźnieniem w stosunku do terminów określonych w ustawie Prawo budowlane lub w odpowiednich rozporządzeniach. W wyniku kontroli NIK, w jednym przypadku zarządca został ukarany karą grzywny za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie.
- W ponad 70% przypadków protokoły z kontroli okresowych były niekompletne. Nie ujmowano w nich wszystkich wymaganych prawem danych, nie sprawdzano wykonania zaleceń z poprzednich kontroli. Nie dokumentowano też ustaleń z przeglądów roboczych dotyczących przygotowania budynku do okresu zimowego, na podstawie których sporządzano zestawienie robót remontowych. Zdaniem NIK zaniedbania w zakresie wykonywania okresowych kontroli i przeglądów oraz niekompletne protokoły kontroli sprawiały, że ani gminy, ani zarządcy nie mieli pełnej wiedzy o stanie technicznym użytkowanych budynków. Brak takich informacji nie pozwalał na określenie rzeczywistego zapotrzebowania na remonty i modernizacje, a tym samym na sporządzanie rzetelnych planów remontowych.
W ocenie Izby konieczne jest podjęcie następujących działań:
1) przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju, w zakresie:
- stworzenia jednolitego systemu na poziomie krajowym, pozwalającego na określenie rzeczywistych potrzeb w zakresie remontów i modernizacji najstarszych budynków,
- wypracowania mechanizmu wsparcia finansowego dla gmin
- w powyższym zakresie.
2) przez wójtów, burmistrzów i prezydentów miast, w zakresie:
- zahamowania procesu degradacji najstarszych budynków komunalnych,
- wzmocnienia nadzoru właścicielskiego nad działalnością zarządców zasobów komunalnych.
3) przez zarządców budynków komunalnych, w zakresie:
- wykonywania decyzji wydanych przez organ nadzoru budowlanego,
- terminowego przeprowadzania rocznych i pięcioletnich kontroli stanu technicznego budynków,
- sporządzania planów remontów budynków na podstawie kompletnych i rzetelnie sporządzanych protokołów z okresowych kontroli,
- pełnej realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w protokołach z przeprowadzanych okresowych kontroli stanu technicznego,
- wprowadzenia zasady dokumentowania wszystkich przeglądów i zdarzeń oraz określania stanu budynków i rzeczywistych potrzeb w zakresie ich remontów.