Sytuacja zagrożenia epidemiologicznego, która wywołała ograniczenia pracy urzędów powoduje też trudności w załatwianiu spraw przez obywateli. – Chwalebne są apele resortu cyfryzacji aby obywatele wykorzystywali komunikację informatyczną z urzędami. Nie można jednak zapominać, że również administracja publiczna powinna stanąć w tej chwili na wysokości zadania i ograniczyć do niezbędnego minimum konieczność udziału w realizowanych zadaniach obywateli. W tym celu także urzędy oraz różne instytucje publiczne powinny we własnym zakresie prowadzić postępowania administracyjne komunikując się między sobą chociażby poprzez ePUAP – mówi Sławomir Wojciechowski, kierownik USC w Nowej Soli.
Przykładem jest rozwiązanie opracowane właśnie przez Kierownika USC w Nowej Soli wspólnie z Departamentem Spraw Obywatelskich MSWiA w zakresie komunikacji między USC a ZUS. Zamiast biegania po urzędach osoba ubiegająca się o zasiłek pogrzebowy składałaby tylko wniosek w ZUS, a zakład za pośrednictwem epuapu kierowałby prośbę do odpowiedniego USC. – Przetestowaliśmy już to rozwiązanie w regionie. Jest ono zgodne z prawem, szybkie i tanie. W obecnej sytuacji ogranicza też zagrożenie zarażenia się dla wszystkich stron zarówno rodzin zmarłych jak i pracowników urzędów – mówi Wojciechowski.
Dane statystyczne pokazują, że do jednych z najliczniej wykonywanych zadań przez USC poza rejestracją stanu cywilnego jest wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego. Zdecydowana większość z tych dokumentów (ponad 50 proc.) wydawana jest na potrzeby ZUS. W takich sytuacjach klient jest sprowadzony do roli doręczyciela dokumentów między dwoma instytucjami. Model ten nie dosyć, że jest kosztowny (koszty pracy, koszty rzeczowe), to również jest czasochłonny. Koszty także ponosi sam obywatel, w celu dostarczenia odpisów do ZUS.
Najczęściej musi zwolnić się z pracy, wziąć urlop, lub w inny sposób wygospodarować czas. Postulat Kierownika USC z Nowej Soli dotyczy rozwiązania, w którym ZUS zrezygnuje z tego modelu na rzecz bezpośredniej komunikacji elektronicznej z USC. Wówczas odpisy będą wydawane w postaci elektronicznej i praktycznie w czasie rzeczywistym przekazywane do ZUS. Rozwiązanie powyższe likwiduje w całości koszty rzeczowe zarówno po stronie USC jak i po stronie ZUS.
Zmniejszy się czas realizacji zadań obu instytucji wyłącznie do czasu jaki wymaga wygenerowanie dokumentów i ich przesłanie (co trwa zazwyczaj klika minut). Pozwala na dowolne przetwarzanie danych zawartych w odpisach elektronicznych przez ZUS. Uwalnia całkowicie z obowiązku dostarczania dokumentów papierowych obywateli.
Departament Spraw Oywatelskich MSWiA skierował już w tym celu pismo do dyrekcji ZUS. - Zwracam się z uprzejmą prośbą o rozważenie propozycji aby Zakład Ubezpieczeń Społecznych (jego poszczególne jednostki) do wykonywanych przez siebie czynności, w tym dotyczących wypłaty świadczenia pogrzebowego, celem uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego, występował sam bezpośrednio do urzędów stanu cywilnego za pośrednictwem platformy ePUAP, bez angażowania w tą czynność osób zainteresowanych otrzymaniem danego świadczenia – napisał przedstawiciel MSWiA do ZUS.
