Wójt zwrócił się do RIO z pytaniem, czy dopuszczalne jest zawieranie z sołtysami umów zlecenia, których przedmiotem byłoby wykonywanie czynności polegających na doręczaniu decyzji podatkowych mieszkańcom w sytuacji, gdy czynności te wynikają z przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (DzU 1997 nr 137 poz. 926, ze zm.; dalej: ordynacja).
Zdaniem RIO, dla oceny tego zagadnienia kluczowe znaczenie ma art. 144 § 4 ordynacji. Przewiduje on możliwość doręczania pism przez sołtysa w sytuacji, gdy nie jest możliwe dokonanie doręczenia w formie elektronicznej ani w siedzibie organu podatkowego. Umowa zlecenia, jako stosunek cywilnoprawny uregulowany w kodeksie cywilnym, nie stanowi podstawy wykonywania czynności doręczeniowych przez sołtysa. Choć przepisy ustawowe nie przesądzają wprost dopuszczalności zawierania takich umów, decydujące znaczenie ma tu orzecznictwo sądów administracyjnych. Wynika z niego, że czynności doręczeniowe mają charakter publicznoprawny i są realizowane na podstawie ustawy, a nie w ramach stosunku cywilnoprawnego. W konsekwencji przyjmuje się, że ewentualna umowa zlecenia może mieć wyłącznie charakter pomocniczy i techniczny, służący doprecyzowaniu organizacji wykonywania czynności doręczeniowych, bez kreowania odrębnego stosunku zobowiązaniowego. Rekompensata kosztów związanych z wykonywaniem tych czynności powinna być uregulowana w ramach diety przyznawanej na podstawie przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Ewentualne zawarcie umowy zlecenia ma charakter wtórny wobec stosunku administracyjnoprawnego wynikającego z ustawy, natomiast właściwym instrumentem regulacji pozostaje odpowiednie ukształtowanie zasad przyznawania diet.
Wyjaśnienia Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku z 12 marca 2026 r., nr RP.63.14.2026
