Mit pierwszy: dane muszą zostać w UE albo na serwerze urzędu
Żaden przepis RODO nie ustanawia generalnego wymogu przetwarzania danych urzędu wyłącznie w Polsce, w UE, czy w EOG. Rozdział V RODO (art. 44–50) reguluje transfer danych poza EOG: przekazanie jest dopuszczalne, gdy opiera się na jednej z przewidzianych podstaw - decyzji o adekwatności, standardowych klauzulach umownych albo wiążących regułach korporacyjnych. Rozdział V nie zakazuje transferu -wymaga dla niego podstawy prawnej i te podstawy istnieją oraz są w praktyce stosowane przez globalnych dostawców.
Żądanie „tylko EOG" nie jest zatem realizacją obowiązku prawnego. Jak każde wymaganie zawężające krąg potencjalnych wykonawców, powinno wynikać z udokumentowanej analizy ryzyka dla konkretnego przedmiotu zamówienia, a nie z założenia, że prawo tego wymaga.
A on-premise? Duże modele od dostawców takich jak OpenAI, Anthropic czy Google działają na infrastrukturze, jakiej urząd gminy nie postawi we własnej serwerowni. Lokalnie da się wdrożyć modele mniejsze -Bielik czy PLLuM- wartościowe do prostych zapytań i streszczeń. Do analizy wielostronicowych dokumentów konieczna jest jednak platforma specjalistyczna, oparta na dużym modelu. To różne narzędzia do różnych klas zadań, a nie kwestia jednego uniwersalnego rozwiązania.
Mit drugi: zerowa retencja danych
RODO nie zna pojęcia „zero data retention". Zna zasadę ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e)- dane przechowuje się nie dłużej, niż to niezbędne, a nie „natychmiast usuwa". Zna też obowiązek procesora (art. 28 ust. 3 lit. g): po zakończeniu usługi usunąć lub zwrócić dane- odsunięty w czasie, nie natychmiastowy.
Backupy w praktyce istnieją niemal zawsze, bo wymaga ich zapewnienie dostępności i odporności systemów przetwarzających dane (art. 32 RODO), a żaden globalny dostawca nie zbuduje osobnej architektury dla pojedynczego kontraktu z jedną gminą.
Tryby „zero data retention" oferowane przez część dostawców są realnym zobowiązaniem umownym, ale ich zakres jest węższy, niż sugeruje nazwa - standardowo wyłączone z „zerowania" pozostają logi bezpieczeństwa, kopie zapasowe oraz przetwarzanie wymuszone przepisami prawa.
Co urząd może realnie dostać? Polityki retencji dla procesu przetwarzania, wykaz punktów końcowych objętych ograniczeniem przechowywania, oświadczenie o wyjątkach ustawowych. To dokumenty wykonalne. Obietnica pełnego, literalnego zerowania - nie.
Mit trzeci: halucynacje modeli AI
Halucynacje to problem przede wszystkim surowych modeli odpytywanych „z pamięci" - bez kontekstu i ukierunkowania. Platforma specjalistyczna działa inaczej: nie odpowiada z pamięci modelu. Zanim przywoła przepis, orzeczenie czy fakt, sięga po wgrane dokumenty sprawy i narzędzia wyszukiwania w zweryfikowanych źródłach — i dopiero na tym materiale buduje odpowiedź. Dzięki temu halucynacje są istotnie ograniczone i weryfikowalne — każda teza ma odniesienie do konkretnego fragmentu źródła, co pozwala urzędnikowi sprawdzić ją samodzielnie, zamiast opierać się na deklaracji dostawcy.
Nie zmienia to zasady nadrzędnej: human in the loop. To urzędnik wgrywa dokumenty, formułuje polecenie i weryfikuje wynik, a odpowiedzialność za treść pisma zawsze pozostaje po stronie człowieka — niezależnie od tego, jak dobre jest narzędzie.
Co daje umowa z dostawcą AI
Brak formalnego wdrożenia AI nie oznacza braku ryzyka, tylko brak kontroli nad ryzykiem. Pracownicy korzystają z ogólnodostępnych narzędzi AI niezależnie od tego, czy urząd podpisał z kimś umowę- a bez umowy powierzenia urząd nie ma żadnej wiedzy, gdzie trafiają dane mieszkańców ani kto za nie odpowiada.
Podpisanie umowy z dostawcą platformy AI nie zwalnia urzędu z ustawowej odpowiedzialności administratora. Daje jednak coś, czego przy niekontrolowanym korzystaniu z AI nie ma: jeżeli dalszy podmiot przetwarzający (podprocesor) nie wywiąże się ze swoich obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec urzędu za wypełnienie tych obowiązków spoczywa na dostawcy, z którym urząd podpisał umowę - zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO. Do tego dochodzi dokumentacja rozliczalności. Zawarcie zgodnej z regulacjami umowy z dostawcą AI, w razie kontroli UODO, można przedstawić jako dowód należytej staranności.
*prezes i współzałożyciel LOGiT sp. z_o.o. – dostawcy platformy LOGiT FLOW, samorządowiec, były burmistrz i radny Ursynowa, były członek zarządów i rad nadzorczych spółek Grupy Kapitałowej Orlen, od lat związany z branżą nowych technologii
