W dobie portali społecznościowych, smartfonów i tabletów samorządy próbują nadążać za zdobyczami elektroniki. Skoro duża część społeczeństwa wciąż traktuje urzędy jako zło konieczne, niezbędna staje się sprawna i nowoczesna komunikacja z mieszkańcami. Dziś bowiem urząd to nie tylko miejsce płacenia podatków, wyrabiania dowodu osobistego czy rejestracji samochodu. Urząd staje się nieocenionym źródłem informacji koniecznych do życia w mieście – a gdy to miasto jest „sypialnią” i weekendową odskocznią od miejsca pracy warto wiedzieć, co się dzieje koło naszego domu, czego możemy się spodziewać w najbliższy weekend.
Samorządem, który postawił na systemy przekazywania informacji, jest podwarszawskie Legionowo. W mieście działa miejski system SMS. Na ulicach zainstalowano monitory, na których wyświetlane są najważniejsze informacje i InfoBoxy – wolno stojące komputery, na których można sprawdzić numer telefonu do urzędu, czy odwiedzić miejską stronę internetową.
Bezpłatny Miejski Serwis SMS – bo tak brzmi pełna nazwa systemu w Legionowie – to nic innego jak serwis, dzięki któremu miasto w prosty sposób przesyła najważniejsze informacje o wydarzeniach wprost na telefony mieszkańców. O szczegółach opowiedział nam zastępca prezydenta Legionowa Piotr Zadrożny.
– Od dawna staraliśmy się, żeby polityka informacyjna docierała do wszystkich mieszkańców. Niestety, tradycyjne formy nie trafiają do niektórych dzielnic i rejonów, np. do wspólnot mieszkaniowych, które nie życzą sobie, aby plakaty informacyjne wisiały na drzwiach czy klatkach bloków. Jest też wiele osób, które nie zaglądają na stronę internetową miasta i nie czytają lokalnej prasy. Pojawiło się pytanie: jak do nich dotrzeć? Miasta nie stać przecież na zamieszczanie informacji w telewizji ogólnopolskiej, często problemem jest nawet dostęp do telewizji regionalnej – mówi Zadrożny.
Wzorem korporacji legionowscy włodarze postanowili powołać do życia w 2010 r. Miejski Serwis SMS. W tamtym czasie była to zupełna nowość (dziś z takiego rozwiązania korzysta już wiele samorządów – w tym niemal wszystkie sąsiadujące z Legionowem). Ze względu na niewielki koszt przedsięwzięcia do jego realizacji nie był konieczny przetarg, wystarczyło zapytanie ofertowe – w końcu okazało się, że zwycięska firma oferuje wdrożenie za darmo (pobiera opłaty jedynie za wysłanie SMS-a). Obsługa systemu w urzędzie nie sprawia żadnych problemów i nie wymaga specjalistycznego sprzętu, wystarczy zwykły komputer z dostępem do internetu. Całość obsługuje serwer zewnętrzny.
System działa jak portal internetowy, na który wystarczy się zalogować podając hasło. Po zalogowaniu można wysłać SMS do czterech różnych grup użytkowników, identyfikowanych poprzez hasła: wydarzenia, alarmy, przedsiębiorcy posiadający zezwolenia na sprzedaż alkoholu, karta dużej rodziny. Na co dzień system obsługuje w urzędzie jedna osoba (oprócz niej dostęp mają jeszcze dwie, zajmują się wysyłaniem SMS-ów w razie zastępstwa). Po wysłaniu wiadomości osoby, które zarejestrowały się w systemie na miejskiej stronie internetowej (rejestracja polega na wpisaniu numeru telefonu i zaznaczeniu interesującej kategorii) – otrzymują SMS-a z konkretną informacją.
Ciekawostką jest, że na SMS-a można odpowiedzieć i wiadomość dotrze do odpowiedniej komórki urzędu. Zdarza się, że mieszkańcy wykorzystują tę możliwość i wysyłają opinie o urzędzie czy pracownikach – każda z nich jest czytana i analizowana. Bywa też, że mieszkańcy w ten sposób informują urząd o przewróconych drzewach czy innych sprawach niecierpiących zwłoki.
Legionowski serwis SMS ma już ponad 3 tysiące abonentów spośród 55 tysięcy mieszkańców. W ciągu tygodnia otrzymują oni średnio dwa SMS-y, w zależności od wybranych kategorii – koszt jednego to 11 gr i ponosi go urząd. Za pośrednictwem SMS mieszkańcy są informowani o nadchodzących wydarzeniach kulturalnych, sytuacji pogodowej, zagrożeniach meteorologicznych czy planowanych zamknięciach dróg.
System SMS to nie wszystko. Legionowo nie tylko chce informować mieszkańców, ale dać im możliwość kontaktu z urzędem i załatwiania spraw za pomocą komputera i internetu. Od 2007 roku działał tu system, dzięki któremu można było wszcząć sprawę (wymagany był podpis elektroniczny) lub pobrać wniosek do wypełnienia. Teraz działa platforma e-PUAP, która przejęła rolę wcześniejszego systemu w 2012 roku. E-PUAP nie zdobył jeszcze wielkiej popularności w Polsce, stąd niewielka liczba spraw załatwionych w tym roku tą drogą – w Legionowie ok. 30 wszczętych przez mieszkańców (większość dotyczyła deklaracji śmieciowych), trochę więcej, bo ok. 40 spraw, to korespondencja z ministerstwami i innymi urzędami.
W legionowskim e-PUAP umieszczonych jest około 20 formularzy dotyczących różnych spraw. Wciąż projektowane są nowe, a lista spraw możliwych do załatwienia w formie elektronicznej jest rozszerzana.
Więcej o funkcjonowaniu e-PUAP i serwisu SMS w Legionowie prezydent Legionowa Roman Smogorzewski opowie podczas XI Samorządowego Forum Kapitału i Finansów, które odbędzie się 9 i 10 października w hotelu Sofitel Victoria w Warszawie.
