Pracownik Samorządowy

Praca zdalna a regulamin pracy w samorządzie

W związku z ogłoszeniem na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii, ustawodawca wprowadził szereg istotnych zmian prawnych, obejmujących wiele aspektów życia społecznego, politycznego i gospodarczego, nie wyłączając przepisów z zakresu prawa pracy. Między innymi wprowadzono możliwość ograniczenia funkcjonowania urzędów administracji publicznej, których kierownicy mają obowiązek podjęcia działań zapewniających bezpieczeństwo i ochronę zdrowia mieszkańcom i pracownikom w zakresie organizacji pracy tych urzędów. Miało to ogromny wpływ na przyspieszenie działań mających na celu wdrożenie rozwiązań w e-administracji, między innymi takich jak system pracy zdalnej pracowników samorządowych, co niewątpliwie trwale zmieni administrację publiczną.

Regulaminy jako przepisy wewnątrzzakładowe, to zbiór zasad kształtujących zakres praw i obowiązków zarówno pracowników, jak i pracodawców. Regulamin pracy jest wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy. Nie może on zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż źródła prawa pracy wyższego rzędu. Postanowienia mniej korzystne nie mogą być stosowane. Dotyczy to także sytuacji, gdy w czasie obowiązywania regulaminu nastąpi zmiana aktu prawnego wyższej rangi, skutkiem czego postanowienie regulaminu stało się mniej korzystne dla pracownika niż nowa regulacja z tego aktu.

Z przepisów powszechnego prawa pracy wynika, że pracodawca ma obowiązek wprowadzania regulaminu wówczas, gdy zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Do tej liczby wlicza się także pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.  Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wydać regulamin pracy. Natomiast pracodawca ma obowiązek wydać regulamin pracy także wówczas, gdy zatrudnia co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, a z wnioskiem o jego wydanie wystąpi zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawca samorządowy, w sprawach nieuregulowanych w pragmatyce samorządowej jest zobowiązany do odpowiedniego stosowania przepisów Kodeksu pracy. W tym kontekście mogą pojawiać się wątpliwości interpretacyjne, czy pracodawcy samorządowi zatrudniający mniej niż 50 pracowników mają obowiązek tworzenia regulaminów pracy.

Jednakże redakcja pragmatyka samorządowa nie pozostawia wątpliwości, że pracodawca samorządowy określa (a więc ma obowiązek) regulamin pracyjednostki, o której mowa w art. 2 pragmatyki samorządowej, który określa porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy w sposób zapewniający obywatelom załatwianie spraw w dogodnym dla nich czasie.

TRYB USTALANIA REGULAMINU PRACY

Sposób opracowania i wdrożenia regulaminu pracy określają przepisy Kodeksu pracy. Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Uzgodnienie regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową oznacza uzyskanie jej zgody na postanowienia zawarte w sporządzonym przez pracodawcę projekcie regulaminu, z uwzględnieniem ewentualnych zmian proponowanych przez organizację związkową. Pracodawca jest obowiązany do uzgadniania regulaminu tylko z organizacją związkową spełniającą wymagania zakładowej organizacji związkowej w rozumieniu art. 251 ustawy o związkach zawodowych.

Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, sposób współdziałania z nimi pracodawcy określony jest w art. 30 ustawy o związkach zawodowych. W braku tej wspólnej reprezentacji wszystkie zakładowe organizacje związkowe powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni od przedstawienia im przez pracodawcę projektu regulaminu. Jeżeli termin ten upłynie bezskutecznie, pracodawca ustala regulamin pracy samodzielnie, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Natomiast, jeśli wszystkie zakładowe organizacje związkowe przedstawią pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko, dalsze postępowanie zależy od jego treści. Jeżeli zaakceptowano w nim propozycje pracodawcy, wydaje on regulamin, zaznaczając, że jest to uzgodnione z organizacjami związkowymi. Brak zgody organizacji związkowych powoduje, że pracodawca sam ustala regulamin.

Pracodawca sam ustala regulamin pracy wówczas, gdy nie ma u niego zakładowej organizacji związkowej, a także nie działa organizacja międzyzakładowa, bądź też gdy organizacja związkowa nie uzgodni z pracodawcą treści regulaminu w terminie ustalonym przez strony, a gdy termin ten nie został określony – z upływem 30 dni od przedstawienia projektu regulaminu organizacji związkowej.

Regulamin pracy ustalony przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W taki sam sposób wchodzi w życie zmiana regulaminu pracy. Zmiana regulaminów wynagradzania dokonywana jest w ten sam sposób, w jaki regulaminy  te zostają wprowadzane.

PRACA ZDALNA

Praca zdalna nie została wprowadzona do polskiego porządku prawnego na stałe. Przymiot pracy zdalnej ma: 1) praca wykonywana w celu przeciwdziałania COVID-19; 2) w ramach pracy określonej w umowie o pracę; 3) wykonywana przez czas oznaczony i 4) poza miejscem jej stałego wykonywania.

Pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.  Dodatkowo, w odniesieniu do urzędów administracji publicznej,  rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 14 stycznia 2021 r., do dnia 31 stycznia 2021 r. przedłużono możliwość polecania przez kierowników urzędów administracji publicznej lub jednostek organizacyjnych, wykonujących zadania o charakterze publicznym, pracownikom wykonywania pracy zdalnej na warunkach określonych.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania jej i pozwala na to rodzaj pracy. Pracownik nie powinien zatem ponosić negatywnych konsekwencji z uwagi na wyżej wskazane kryteria.

Praca zdalna nie musi być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika. Pracodawca może bowiem wskazać inne dogodne miejsce, gdzie praca ma być świadczona zdalnie.

Na pracodawcę nałożono obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną. Dopuszczono jednakże możliwość używania przez pracownika narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem jednak, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z uwagi na to, że z pracą zdalną wiąże się mniejsza możliwość kontroli sposobu wykonywania pracy i rozliczania jej efektów, przyznano pracodawcy uprawnienie polecenia pracownikowi, by prowadził on ewidencję wykonanych czynności. Ewidencja ta w szczególności powinna zawierać opis wykonywanych podczas pracy zdalnej czynności, a także datę oraz czas ich  wykonania. Polecenie pracodawcy powinno również określać formę i częstotliwości sporządzania tej ewidencji.

Rozpoczęcie wykonywania pracy zdalnej uzależnione  od polecenia pracodawcy, a pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

W tym miejscu wskazać wypada, że w systemie prawa pracy, praca zdalna jest odmienną kategorią normatywną niż przewidziana w Kodeksie pracy telepraca. W przeciwieństwie do telepracy, praca zdalna wprowadzana jest na podstawie jednostronnej decyzji pracodawcy, przyjmującej formę polecenia, do którego pracownik ma obowiązek się stosować. Polecenie pracy zdalnej nie wymaga wypowiedzenia warunków pracy lub płacy w rozumieniu ar. 42 Kodeksu pracy. Polecenie w zakresie pracy zdalnej nie może jednak zmieniać istotnych warunków determinujących treść stosunku pracy, zwłaszcza rodzaju pracy, w szczególności niedopuszczalne ramach tego polecenia jest rozszerzenie zakresu obowiązków pracowniczych.

Ustawa nie przewiduje żadnej konkretnej formy dla polecenia świadczenia pracy zdalnej. Oznacza to, że polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, na przykład pisemnej, ale również elektronicznej (e-mailem), czy telefonicznej, a w niektórych przypadkach nawet konkludentnie, na przykład przez przekazanie pracownikowi do użytkowania laptopa albo odpowiedniego programu lub bazy danych, która umożliwia pracę zdalną.

W praktyce, to rodzaj i charakter świadczonej pracy oraz umiejętności, możliwości techniczne i lokalowe pracownika w decydującym wymiarze rzutują na uprawnienie pracodawcy do zarządzenia pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Kierownik urzędu czy jednostki administracji publicznej może wyłączyć z zakresu pracy zdalnej pracowników realizujących zadania niezbędne do zapewnienia pomocy obywatelom lub inne zadania niezbędne ze względu na przepisy prawa lub potrzeby urzędu lub jednostki, jeżeli nie jest możliwe ich wykonywanie w ramach pracy zdalnej.

OBOWIĄZKOWA KWARANTANNA I IZOLACJA A WYKONYWANIE PRACY ZDALNEJ

Każdy pracownik wykazujący objawy choroby, który miał kontakt z zakażoną osobą powinien zostać objęty obowiązkową kwarantanną. W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej kwarantannie, mogą, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. W przypadku świadczenia pracy w trakcie kwarantanny nie przysługuje wynagrodzenie w czasie niezdolności do pracy, ani świadczenie pieniężne z tytułu choroby określone w odrębnych przepisach (zasiłek chorobowy). W takiej sytuacji pracownik ma prawo do wynagrodzenia za pracę, a kierownik jednostki nie musi przerywać trwającej pracy zdalnej pracownika z uwagi na kwarantannę.

O ile praca zdalna w trakcie kwarantanny nie budziła wątpliwości (kwarantanną są objęte osoby zdrowe, które jedynie miały styczność z osobą zakażoną), o tyle wątpliwości pojawiały się w przypadku pracowników objętych izolacją w warunkach domowych. Są to bowiem osoby z pozytywnym wynikiem testu na obecność wirusa SARS-CoV-2, choć chorobę mogą przechodzić bezobjawowo lub z łagodnym przebiegiem. Wskazać wypada, że od 5 grudnia 2020 r. istnieje możliwość zlecania osobie objętej izolacją pracy zdalnej.

W okresie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii pracownicy i inne osoby zatrudnione, poddane obowiązkowej izolacji w warunkach domowych, mogą, za zgodą pracodawcy albo zatrudniającego, świadczyć w trybie pracy zdalnej pracę określoną w umowie i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie. W przypadku świadczenia pracy w trakcie izolacji w warunkach domowych nie przysługuje wynagrodzenie w czasie niezdolności do pracy, ani świadczenie pieniężne z tytułu choroby.

Za okres nieświadczenia pracy w trakcie kwarantanny albo izolacji w warunkach domowych przysługuje wynagrodzenie, o którym mowa w art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, albo świadczenie pieniężne z tytułu choroby.

PRACA ZDALNA A KONIECZNOŚĆ ZMIANY REGULAMINU PRACY URZĘDU  ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Regulaminy pracy wymagają stałej analizy i aktualizacji. Ich aktualizacja powinna być dokonywana w szczególności, gdy zmienia się stan prawny oraz z powodu zmian organizacyjnych w środowisku, którego dotyczą.

W związku z możliwością czasowego polecania pracy zdalnej pracownikom urzędów administracji publicznej, pojawia się również konieczność ustalenia, czy doregulowania wielu kwestii związanych z organizacją, nadzorem i rozliczalnością tego rodzaju pracy. Niewątpliwie przepisy powszechnie obowiązujące, dotyczące pracy zdalnej nie obejmują wszystkich kwestii organizacyjnych, jakie mogą się pojawić przy polecaniu pracy zdalnej w urzędach administracji publicznej. Ustawa bowiem nie definiuje szczegółów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Do ustalenia pomiędzy pracodawcą i podwładnymi są: dokumentacja pracy zdalnej oraz kwestie związane z potwierdzaniem obecności w pracy. Natomiast godziny rozpoczynania i kończenia pracy przez pracownika powinny być takie same jak dotychczas, tj. wynikające z obowiązujących u pracodawcy przepisów wewnątrzzakładowych (regulaminu pracy).

Koniecznym zatem staje się wdrożenie zasad polecania pracy zdalnej przez kierowników urzędów i jednostek administracji publicznej, z uwzględnieniem szczególnych uwarunkowań danej jednostki i jej pracowników. Ustalenia te, w szczególności wymagają chociażby określenia zasad na jakich pracodawca zapewnienia materiały i sprzęt niezbędny do wykonywania pracy zdalnej, ewentualnie zasad umożliwienia pracownikom  korzystania z narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, przy zapewnieniu poszanowania i ochrony informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Ustalenia przez pracodawcę wymaga również kwestia sposobu potwierdzania rozpoczynania i kończenia pracy zdalnej, jak również prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającej w szczególności opis tych czynności, a także daty oraz czasu ich wykonania. Ustawa nie definiuje bowiem  szczegółów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Wskazane wyżej kwestie związane z organizacją pracy zdalnej mieszczą się w zakresie materii regulaminu pracy, albowiem dotyczą organizacji procesu pracy w danym urzędzie administracji publicznej w szczególnym czasie (epidemii). Naturalnie więc pojawia się pytanie o konieczność  dostosowania obowiązujących regulaminów pracy, czy wprowadzenia rozwiązań w zakresie pracy zdalnej na stałe do regulaminu pracy danego urzędu.

Podkreślić ponownie należy, iż regulacja dotycząca pracy zdalnej ma charakter wyłącznie czasowy i nie może być świadczona w innym celu niż przeciwdziałanie COVID-19. Jej regulacja ustawowa ewoluuje i zmienia się wraz z dynamicznie rozwijają się sytuacją epidemiczną w kraju, jak również wskazywanych przez pracodawców problemów i wątpliwości w tym zakresie. Ma to odzwierciedlenie w częstotliwości nowelizacji przepisów w tym zakresie. 

Biorąc powyższe pod uwagę, jak również uwzględniając tryb wprowadzenia regulaminu pracy w zakresie konieczności jego uzgadniania ze związkami zawodowymi, to zmiana regulaminu pracy konkretnego urzędu administracji publicznej w celu wprowadzenia postanowień związanych z pracą zdalną, nie wydaje się celowa. Wydaje się, iż pracodawca samorządowy powinien raczej uregulować wszelkie istotne kwestie związane z procesem organizacji pracy zdalnej w danej jednostce w formie zarządzenia, czy też kilku zarządzeń dedykowanym tym zagadnieniom.