Pracownik Samorządowy

PPK a współdziałanie ze stroną pracowniczą

Wprawdzie ustawa o pracowniczych planach kapitałowych u pracodawców samorządowych zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2021 r., to już obecnie wielu pracodawców rozpoczęło wdrażanie PPK w swoich jednostkach. Najczęściej krokiem, od jakiego zaczynają, jest powołanie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie PPK u danego pracodawcy. Głównym zadaniem zespołu jest dokonanie wyboru jednej z ofert PPK, które dostępne są na rynku.

Jednak, aby ten zespół powołać, konieczne jest ustalenie kto tak naprawdę powinien wejść w jego skład. Niewątpliwie do zespołu zostaną powołani reprezentanci pracodawcy, w tym najczęściej osoba z działu kadr oraz osoba zaznajomiona ze sprawami finansowymi danej jednostki. Aby jednak zespół mógł podejmować wiążące opinie konieczne jest zadbanie, aby w jego składzie znaleźli się przedstawiciele reprezentujący stronę pracowniczą, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych.

 

Zgodnie z ustawą o PPK, wyboru instytucji finansowej dokonuje pracodawca w porozumieniu z działającą w tym podmiocie organizacją związkową, a jeśli taka organizacja u niego nie działa − w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym u tego pracodawcy (art. 7 ust. 3 i 4 ustawy o PPK). Przepis ten w sposób jednoznaczny wskazuje, że nie możemy pominąć reprezentacji pracowniczej. W sytuacji gdyby u danego pracodawcy nie było organizacji związkowej, to zobowiązany jest do przeprowadzenia wyboru instytucji z przedstawicielami pracowników. Gdyby ci nie byli z kolei formalnie wybrani, to konieczne jest rozpoczęcie procedury od przeprowadzenia wyboru przedstawicieli, o czym będzie poniżej mowa. Brak współdziałania ze stroną pracowniczą w tym zakresie może skutkować nawet uznaniem zawartych umów o zarządzanie i prowadzenie PPK za nieważne.

 

1. Porozumienie z organizacjami związkowymi

Codzienna praktyka współdziałania na linii pracodawca - związki zawodowe pokazuje, że często jednak nie jest możliwe dokonanie uzgodnień ze wszystkimi działającymi u pracodawcy zakładowymi organizacjami związkowymi. Jedne związki wyrażają zgodę na wprowadzenie ich w życie, inne nie. Zanim więc pracodawca podejmie negocjacje z określoną instytucją finansową, powinien ustalić czy i ile organizacji związkowych u niego działa.

 

Gdy działa jedna organizacja związkowa sprawa wydaje się prosta. Pracodawca podejmuje rozmowy i negocjacje ofert przedstawionych przez instytucje finansowe z działającym związkiem zawodowym. Sytuacja komplikuje się gdy związków zawodowych jest więcej. Warto zauważyć, że ustawa o PPK nie przewiduje procedury przedstawienia przez wszystkie związki wspólnego stanowiska w tym zakresie ani jakiegokolwiek terminu na dopełnienie tej czynności. Co więcej, ustawodawca nie ograniczył udziału w zawarciu porozumienia tylko dla reprezentatywnych organizacji związkowych, co oznacza, że pracodawca musi współdziałać ze wszystkimi działającymi u niego organizacjami związkowymi bez względu na to, ile osób zrzeszają. W ty zakresie zastosowanie znajduje art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Zgodnie z tym przepisem w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z zakładowymi organizacjami związkowymi organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez wyłonioną do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. W tym miejscu jedynie wyjaśnienia wymaga użyty przez ustawodawcę zwrot „wspólnie uzgodnione stanowisko” wszystkich organizacji związkowych albo organizacji reprezentatywnych. Zdaniem Sądu Najwyższego oznacza on stanowisko jednolite, przedstawione we wspólnym piśmie adresowanym do pracodawcy (tak wyrok z 19 stycznia 2012 r., I PK 83/2011, LexisNexis nr 3897631). O formie oraz sposobie ustalania i prezentacji takiego stanowiska decydują samodzielnie organizacje związkowe w każdorazowo zawieranym w tym celu porozumieniu.

 

Celem uniknięcia wątpliwości, pracodawca powinien zwrócić się do organizacji związkowych u niego działających o przedstawienie wspólnej reprezentacji związkowej celem udziału w procesie wyboru instytucji finansowej, o ile sposób wyboru nie jest znany pracodawcy. Może bowiem zdarzyć się tak, że związki zawodowe działające u pracodawcy samorządowego zawarły wspólne z nim porozumienie, które reguluje wszystkie kwestie związane z ustalaniem takiej reprezentacji czy zawieraniem porozumień.

 

2. Porozumienie z przedstawicielami pracowników

Jeśli nie funkcjonuje u pracodawcy samorządowego organizacja związkowa, pracodawca wybiera instytucję finansową w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie zatrudniającym. W tym przypadku sytuacja jest o tyle łatwiejsza, że reprezentacja pracowników jest jedna.

 

Przepisy nie regulują trybu wyłaniania takiego przedstawicielstwa. Pracodawca ma więc swobodę w określeniu zasad i trybu przeprowadzania wyborów przedstawicieli pracowników. Ustawa nie ogranicza ani liczby przedstawicieli pracowników, ani też nie nakłada jakichś ograniczeń w ich wyborze. Przedstawicielstwo takie może zostać wybrane ad hoc tylko w celu wybrania instytucji finansowej prowadzącej PPK, może ono być również powołane na określony, dłuższy czas.

Należy pamiętać, że reprezentacja pracowników nie może być wyznaczona przez pracodawcę. Wyboru muszą dokonać sami pracownicy, ale w trybie przyjętym przez pracodawcę.

 

Pracodawca, który chciałby przeprowadzić takie wybory przedstawicieli pracowników, powinien przygotować stosowny regulaminu. W regulaminie można wskazać, że wyboru kandydata dokonuje się bezpośrednio poprzez wrzucenie głosu do urny wyborczej albo również poprzez narzędzie internetowe, które zapewnia głosującymi tajność, o ile zarządzone przez pracodawcę wybory byłyby tajne. Warto zadbać, aby powołani przedstawiciele pracowników podpisali stosowne oświadczenia o przyjęciu funkcji. W takim oświadczeniu można zarówno wskazać na zakres umocowania tych osób, ale również na obowiązki związane z przyjętą funkcją.

 

Pełnienie obowiązków przedstawiciela pracowników powinno odbywać się w godzinach pracy, chyba że nie jest to możliwe z uwagi na charakter wykonywanej czynności.

 

 

 

3. Dokumentowanie konsultacji

Przeprowadzenie konsultacji z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników powinno zostać odpowiednio udokumentowane dla celów dowodowych - wykazania przez pracodawcę spełnienia omawianego obowiązku.

 

Dokumentacja może przybrać różnoraką postać. Może to być np.:

  1. notatka służbowa ze spotkania,
  2. pismo pracodawcy do organizacji związkowej lub reprezentacji pracowniczej z prośbą o podjęcie negocjacji i dokonanie wyboru instytucji finansowej,
  3. protokół ze spotkania podpisany przez jego uczestników.

 

Forma protokołu wskazana w pkt c powyżej jest rekomendowana. Protokół powinien zawierać takie elementy jak wskazanie daty i miejsca, osób biorących udział, ale również przebiegu spotkania, w tym zgłaszanych uwag, zastrzeżeń czy wniosków w stosunku do wybieranych instytucji. Może zdarzyć się również tak, że uczestnicy spotkania będą prezentowali również różne zdania co do omawianych kwestii, np. kryteriów dodatkowych przy wyborze instytucji finansowej, wówczas warto również taką informację do protokołu dopisać ze wskazaniem uzasadnienia tych odrębnych poglądów. Ważnym jego elementem jest również podpis uczestników.

 

4. Wspólny wybór instytucji finansowej

Tarcza antykryzysowa 4.0, która weszła w życie 24 czerwca 2020 r., wprowadziła rozwiązania, które miały na celu usprawnienie procesu wdrożenia PPK przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym jednostki samorządu terytorialnego. W art. 7 ustawy o PPK został dodany nowy ustęp 4a, zgodnie z którego treścią wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu albo zarząd województwa może, w imieniu podmiotów zatrudniających, będących jednostkami organizacyjnymi danej jednostki samorządu terytorialnego, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą te podmioty zatrudniające zawrą umowy o zarządzanie PPK. Wybór, o którym mowa w zdaniu pierwszym, dokonywany jest w porozumieniu z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych działających w jednostkach organizacyjnych objętych wyborem. Przepis ust. 3 zdanie drugie i trzecie oraz ust. 4 stosuje się.

 

 Jak wynika z powyższego przepisu wspólny wybór instytucji finansowej jest to uprawnieniem a nie obowiązkiem. Jednak o ile decyzja w tym zakresie zostanie podjęta, to wójt, burmistrz, prezydent miasta, zarząd powiatu czy zarząd województwa, którzy będą wybierali instytucję finansową dla swoich jednostek organizacyjnych, zobowiązani są dokonać tego wspólnie ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi zarówno w urzędzie, jak i w jednostce objętej wspólnym wyborem, bądź w przypadku ich braku przedstawicielami pracowników. Może zdarzyć się tak, że podczas takich wyborów przykładowo burmistrz będzie dokonywał wyboru ze związkami zawodowymi, jak i przedstawicielami pracowników. Pominięcie jakiegoś związku bądź reprezentacji pracowniczej może skutkować uznaniem umów o PPK za zawartych z rażącym naruszeniem prawa, a w konsekwencji za nieważne.

 

Z tego względu przed podjęciem decyzji o wspólnym wyborze rekomenduje się ustalenie, jakie związki zawodowe będą brały udział w wyborze oraz czy w ostateczności wybór osobno przez każdy podmiot zatrudniający nie będzie mniej czasochłonny czy problematyczny.

 

5. Brak porozumienia - decyzję podejmuje pracodawca

W praktyce zawarcie porozumienia przez pracodawcę ze wszystkimi organizacjami zawodowymi lub reprezentacją pracowników może okazać się problematyczne. Na wypadek braku porozumienia został przewidziany mechanizm ratunkowy, polegający na tym, że jeśli na miesiąc przed upływem terminu, w którym pracodawca jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK (26.03.2021 r.), czyli do 26.02.2021 r., nie zostanie osiągnięte porozumienie co do wyboru instytucji finansowej, pracodawca może sam podjąć decyzję wyborze instytucji finansowej.

 

Przykładowo w urzędzie gminy, który jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy o PPK od 1 stycznia 2021 r., działają cztery zakładowe organizacje związkowe. Podmiot zatrudniający jest zatem zobowiązany do wypracowania ze stroną związkową w terminie do 26 lutego 2021 r. (tj. na miesiąc przed terminem zawarcia umowy o zarządzanie) porozumienia w sprawie wyboru instytucji finansowej. Jeżeli do 26 lutego 2021 r. nie zostanie zawarte takie porozumienie, podmiot zatrudniający podejmie tę decyzję samodzielnie.

 

Zawarcie jednak przed 26 marca 2021 r. umów o PPK samodzielnie może zostać zakwalifikowane jako naruszenie przepisów ustawy o PPK.

 

6. Sankcje za brak konsultacji

Warto zauważyć, że ustawodawca nie przewidział w ustawie o PPK żadnej sankcji wobec pracodawcy, który uchybiłby obowiązkowi porozumienia się z pracownikami i samodzielnie wybrał instytucję finansową bez podjęcia uprzedniej próby osiągnięcia konsensusu. Jednak wskazuje się, że świadomie pominięcie strony pracowniczej w procesie wyboru instytucji finansowej może zostać uznane za rażące naruszenie prawa, a co za tym idzie zawarte umowy o PPK mogą zostać uznane za nieważne (art. 58 Kodeksu cywilnego). W takim wypadku, skoro umowy zostałyby uznane za nieważne, a upłynąłby już termin do ich zawarcia, tj. 26 marca i 10 kwietnia 2021 r., to w tym wypadku pracodawca mógłby ryzykować karą grzywny za brak realizacji tego obowiązku.

 

Dodatkowo brak współdziałania ze związkiem zawodowym mógłby zostać uznany za utrudnianie działalności związkowej, które zagrożone jest karą grzywny bądź karą ograniczenia wolności. Karze tej podlegają tylko osoby, które w związku z zajmowanym stanowiskiem albo pełnioną funkcją u dotychczasowego lub nowego pracodawcy są uprawnione do podejmowania decyzji w kwestii podjęcia lub zaniechania negocjacji. W praktyce zakresem podmiotowym komentowanej normy zostały objęte osoby zobowiązane na mocy przepisów prawa albo regulacji wewnątrzzakładowych bądź obligacyjnych do współdziałania ze związkami zawodowymi.

 

Prawidłowe współdziałanie z organizacją związkową jest również rekomendowane z uwagi na zabezpieczanie się przed przyszłymi zarzutami pracowników, np. w procesie odszkodowawczym, że brak współdziałania pracodawcy i na skutek tego nieprawidłowy wybór instytucji finansowej, doprowadził u zatrudnionych do powstania szkody