Mieszkanka zwróciła się do wójta o wydanie – celem przedłożenia w zakładzie pracy – zaświadczenia potwierdzającego pracę w gospodarstwie rolnym rodziców w kilku okresach, w tym od 15 stycznia 2003 r. do 17 sierpnia 2006 r. Do wniosku dołączyła m.in. kopie protokołów przesłuchania świadków z 4 maja 2023 r. oraz zaświadczenie o zameldowaniu wnioskodawczyni na terenie gminy.
Wójt postanowieniem odmówił wydania zaświadczenia, argumentując, że choć skarżąca była zameldowana w miejscowości B. do 14 stycznia 2006 r., to meldunek nie jest równoznaczny z zamieszkiwaniem, a organ nie posiada dokumentów potwierdzających zamieszkiwanie w charakterze domownika.
Po rozpoznaniu zażalenia SKO w Elblągu postanowieniem utrzymało w mocy rozstrzygnięcie organu pierwszej instancji. Zaakcentowało, że nie jest dopuszczalne wydanie zaświadczenia wyłącznie na podstawie dokumentów przedłożonych przez wnioskodawcę, jeśli organ nie ma takich danych w swoim posiadaniu. Wskazało zarazem, że skarżąca może dowodzić pracy w gospodarstwie rolnym rodziców przed pracodawcą zeznaniami świadków albo innymi dokumentami, np. z KRUS.
Skarżąca zarzuciła organom m.in. naruszenie art. 3 ust. 1 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, a także przepisów postępowania administracyjnego (w tym art. 7 kpa i art. 218 kpa) przez brak podjęcia działań niezbędnych do wyjaśnienia sprawy i pominięcie istotnych okoliczności, w szczególności dotyczących zameldowania i opłacania składek na ubezpieczenie społeczne rolników. Podniosła też, że organy wadliwie odmówiły uwzględnienia dowodu z zeznań świadków przy rozpoznawaniu wniosku o zaświadczenie.
WSA przypomniał, że w postępowaniu o wydanie zaświadczenia kodeks postępowania administracyjnego przewiduje dwie podstawy obligujące organ do działania (art. 217 kpa), a zakres czynności organu zależy od tego, czy zaświadczenia wymaga przepis prawa, czy też jest ono potrzebne ze względu na interes prawny wnioskodawcy. Kluczowe znaczenie ma jednak ocena relacji przepisów kodeksu do art. 3 ustawy „stażowej”. Sąd podkreślił, że w tej sprawie obowiązek wydania zaświadczenia wynika wprost z przepisu prawa, a art. 3 tej ustawy tworzy szczególną, modyfikującą względem zasad kodeksowych procedurę stwierdzania okresów pracy w gospodarstwie rolnym.
Na tym tle sąd zakwestionował logikę rozumowania organów. W jego ocenie konstrukcja art. 3 nie sprowadza się do prostego schematu: „brak dokumentów w gminie – wnioskodawca wykazuje wszystko sam przed pracodawcą”. Przeciwnie, ustawodawca przewidział ciąg działań po stronie urzędu gminy: najpierw kwerendę posiadanych ewidencji i rejestrów oraz innych dokumentów, następnie – gdy nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia – pisemne zawiadomienie zainteresowanej osoby o tej okoliczności, a w konsekwencji możliwość udowodnienia okresów pracy zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w danym czasie na terenie, na którym położone było gospodarstwo. WSA odwołał się przy tym do stanowiska wyrażonego w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z 6 marca 2025 r., III OSK 127/22), akcentującego, że dowód z zeznań świadków ma być przeprowadzany przez organ gminy, który – dzięki własnym rejestrom – jest w stanie zweryfikować, czy świadkowie rzeczywiście mieszkali na właściwym terenie „w tym czasie”, a następnie ocenić wiarygodność zeznań.
Konsekwencja tej wykładni jest jednoznaczna: skoro skarżąca wskazała świadków (a do wniosku dołączyła protokoły ich przesłuchania) i domagała się urzędowego potwierdzenia pracy w gospodarstwie, to obowiązkiem organu było przesłuchanie świadków i dokonanie oceny ich zeznań w świetle całokształtu materiału. Nie jest dopuszczalne przerzucanie ciężaru dowodzenia na pracodawcę poprzez ograniczenie się do odmowy wydania zaświadczenia i wskazanie, że zainteresowana może posługiwać się zeznaniami świadków bezpośrednio w zakładzie pracy. Takie podejście – przyjął sąd – czyniłoby mechanizm z art. 3 ust. 2–3 ustawy w istocie iluzorycznym oraz pozbawiałoby wnioskodawcę korzyści, jakie daje administracyjna weryfikacja dowodów i dwuinstancyjny tok postępowania.
W rezultacie WSA w Olsztynie uchylił zarówno postanowienie SKO, jak i utrzymane nim w mocy postanowienie wójta.
Wyrok WSA w Olsztynie z 9 grudnia 2025 r., sygn. akt II SA/Ol 522/25
