Pełnomocnik spadkobiercy zwrócił się do kierownika USC z wnioskiem o wydanie m.in. skróconego odpisu aktu urodzenia H. B. z domu M. Do wniosku dołączył poświadczony za zgodność z oryginałem odpis testamentu własnoręcznego A. S., zgodnie z którym powołany do całości spadku został syn bratanicy spadkodawczyni (dalej: skarżący). Pełnomocnik wyjaśnił, że spadkodawczyni nie miała dzieci, a jej mąż zmarł przed nią. Ponadto brat spadkodawczyni, również nie żyje, a jego zstępną jest m.in. H. B. – o nazwisku rodowym M.
Organ odmówił wydania odpisu uznając, że skarżący nie wykazał interesu prawnego w rozumieniu art. 45 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. DzU z 2022 r. poz. 1681, z późn. zm.; dalej: pasc). Zdaniem organu, interes prawny powstanie dopiero wówczas, gdy w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku sąd zobowiąże skarżącego do wykazania faktów niezbędnych do ustalenia kręgu spadkobierców.
NSA nie podzielił tego stanowiska. Wskazał, że wykazanie interesu prawnego w uzyskaniu odpisu (art. 45 ust. 1 pasc) powinno polegać przede wszystkim na wskazaniu okoliczności, które – w świetle relewantnych norm prawa materialnego – uzasadniają potrzebę uzyskania dokumentu. Choć interes ma charakter materialnoprawny, może urzeczywistniać się także w kontekście norm procesowych służących realizacji prawa materialnego, w tym w sytuacji, gdy odpis ma zostać wykorzystany jako dowód zdarzeń ze sfery stanu cywilnego do wniosku wszczynającego inne postępowanie (w szczególności spadkowe). W piśmiennictwie wskazuje się, że interes prawny na gruncie art. 45 ust. 1 może wynikać z konieczności potwierdzenia zdarzenia z zakresu stanu cywilnego w postępowaniu cywilnym lub administracyjnym (K. Tomaszewska, „Zasada pełnej i ograniczonej dostępności do CRASC”, PPP 2018, nr 2, s. 17).
NSA podkreślił ponadto, że sama możliwość zwrócenia się przez sąd lub inny podmiot publiczny o wydanie odpisu nie pozbawia osoby zainteresowanej uprawnienia do samodzielnego uzyskania dokumentu na podstawie art. 45 ust. 1 (por. np. wyrok NSA z 25 stycznia 2023 r., sygn. akt II OSK 2634/21; wyrok WSA w Białymstoku z 26 sierpnia 2021 r., sygn. akt II SA/Bk 487/21; wyrok WSA w Poznaniu z 14 sierpnia 2013 r., sygn. akt IV SA/Po 519/13; wyrok WSA w Gliwicach z 17 listopada 2010 r., sygn. akt II SA/Gl 644/10; wyrok WSA w Krakowie z 27 czerwca 2007 r., sygn. akt III SA/Kr 121/07). W tym kontekście NSA zaakcentował, że w postępowaniu cywilnym obowiązek przedstawienia dowodów obciąża w pierwszej kolejności stronę lub uczestnika (art. 232 w zw. z art. 13 § 2 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego; DzU z 2024 r. poz. 1568).
Oczekiwanie przez organy administracji publicznej na przedłożenie przez zainteresowanego ewentualnego wezwania wystosowanego przez sąd lub notariusza nie tylko godzi w słuszne interesy strony (zob. art. 7 kpa w zw. z art. 64 Konstytucji RP w zw. z art. 1027 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny; DzU z 2025 r. poz. 1071), ale również w interes publiczny, ponieważ przyczynia się do wydłużenia postępowania sądowego (art. 2 i art. 45 ust. 1 Konstytucji RP). W interesie publicznym leży także to, aby w możliwie krótkim czasie dochodziło do stwierdzenia nabycia spadku. Dotyczy to w szczególności ochrony praw wierzycieli, w tym praw podmiotów publicznoprawnych, a także potrzeby ograniczenia liczby nieruchomości o nieuregulowanym stanie prawnym. W przypadku tego rodzaju nieruchomości jedną z podstawowych przyczyn utrzymywania się niepożądanego stanu jest m.in. brak prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia (zob. np. art. 113 ust. 7 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami – DzU z 2024 r. poz. 1145).
Jednocześnie NSA zaznaczył, że ocena interesu prawnego musi mieć charakter zindywidualizowany i uwzględniać zasadę proporcjonalności (art. 8 § 1 kpa w zw. z art. 31 ust. 3 Konstytucji RP), przez wyważenie prawa do prywatności i ochrony danych (art. 47 i art. 51 Konstytucji RP) z prawem własności i dziedziczenia (art. 64 Konstytucji RP). W sprawach spadkowych organ powinien zatem udostępniać wyłącznie te akty stanu cywilnego, które są rzeczywiście niezbędne do postępowania po konkretnym spadkodawcy.
W realiach sprawy skarżący powiązał żądanie z potrzebą zainicjowania postępowania o stwierdzenie nabycia spadku po A.S., przedłożył poświadczoną kopię testamentu oraz – w kontekście art. 932 kc – uzasadnił potrzebę uzyskania odpisu aktu urodzenia H.B. W konsekwencji NSA uznał, że interes prawny został wykazany w wystarczającym stopniu, a odmowa wydania odpisu była niezasadna.
Wyrok NSA z 3 grudnia 2025, II OSK 1480/23
