Burmistrz zwrócił się do RIO o opinię, czy w dopuszczalne jest powierzenie jednej osobie jednocześnie funkcji zastępcy burmistrza i sekretarza gminy. Jeśli tak, to w jakim trybie prawno-organizacyjnym można obsadzić stanowisko sekretarza? Czy możliwy jest awans wewnętrzny z funkcji zastępcy wójta?
W świetle przepisów ustawy o pracownikach samorządowych oraz ustawy o samorządzie gminnym RIO wskazała, że obowiązek utworzenia w urzędzie gminy stanowiska sekretarza jest bezwzględny, a jego obsadzenie nie może nastąpić w drodze powierzenia obowiązków. Ustawa o pracownikach samorządowych nie przewiduje jednak jednoznacznych regulacji dotyczących łączenia stanowiska sekretarza z funkcją zastępcy wójta (burmistrza). Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok z 1 lutego 2017 r., sygn. akt I PK 41/16) oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z 27 czerwca 1991 r., sygn. akt SA/Po 1479/90), przepisy nie wykluczają możliwości łączenia tych funkcji, o ile rozmiar zadań oraz organizacja pracy urzędu na to pozwalają. W małych gminach taka praktyka może być nawet uzasadniona względami organizacyjnymi i finansowymi. Warunkiem jest jednak zachowanie odrębnych podstaw zatrudnienia (powołanie – dla zastępcy wójta, umowa o pracę – dla sekretarza), spełnienie wymogów formalnych stanowiska sekretarza oraz takie ukształtowanie zależności służbowych, które eliminuje ryzyko naruszenia art. 30 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU z 2024 r. poz. 1135; dalej: ups), zakazującego wykonywania zajęć mogących rodzić konflikt interesów.
Odnosząc się do możliwości obsadzenia stanowiska sekretarza w drodze awansu wewnętrznego RIO podkreśliła, że dopuszczalne jest stosowanie art. 20 ups, dotyczącego awansów w ramach grupy stanowisk urzędniczych, w tym kierowniczych. Ustawodawca nie wykluczył więc możliwości awansu na stanowisko sekretarza. Jednak awans zastępcy wójta na takie stanowisko nie spełnia kryteriów awansu wewnętrznego, ponieważ funkcja zastępcy wójta zajmuje wyższą pozycję w strukturze organizacyjnej gminy niż stanowisko sekretarza.
Wyjaśnienia Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku z 16 października 2025 r., nr RP.63.54.2025
