Izba zwraca uwagę przede wszystkim na sytuacje, w których uczestnicy postępowania przekazują wiele plików jednocześnie. Każdy z nich powinien mieć nazwę pozwalającą jednoznacznie odróżnić go od pozostałych oraz ustalić, jakiej treści dotyczy.
KIO przypomina również, że pracuje na systemach operacyjnych Microsoft Windows, które nie rozróżniają wielkości liter w nazwach plików. Oznacza to, że pliki nazwane np. „odwołanie” i „Odwołanie” mogą zostać potraktowane jako pliki o tej samej nazwie. W praktyce może to prowadzić do ich nadpisania, problemów z otwarciem dokumentów lub trudności w ich prawidłowej identyfikacji. Jak wskazuje Izba, takie sytuacje mogą mieć wpływ na bieg sprawy przed KIO.
Szczegółowe rekomendacje oraz przykłady prawidłowego nazewnictwa plików znajdują się w komunikatach opublikowanych na stronie Urzędu Zamówień Publicznych. W odniesieniu do spraw odwoławczych dotyczących postępowań wszczętych przed 13 marca 2026 r. aktualny pozostaje komunikat z 1 sierpnia 2025 r. „Informacja o możliwościach optymalizacji procesu odwoławczego”.
Natomiast dla postępowań wszczynanych od 13 marca 2026 r. zastosowanie mają zasady określone w informacji Prezesa KIO z 13 marca 2026 r. dotyczącej sposobu wnoszenia korespondencji w postępowaniu odwoławczym, środków komunikacji elektronicznej, informatycznych nośników danych oraz wymagań technicznych i organizacyjnych związanych z korespondencją elektroniczną.
KIO zaleca, aby nazwy plików były jednoznaczne, czytelne i opisywały zawartość dokumentu. Pozwala to ograniczyć ryzyko pomyłek technicznych oraz usprawnia obsługę spraw odwoławczych.
