Raport Najwyższej Izby Kontroli pokazuje, że także w samorządach zarządzanie kadrami wymaga uporządkowania. W części samorządowej kontrola objęła cztery urzędy gmin miejsko-wiejskich: w Kiernozi, Ostrowie Lubelskim, Płotach i Świerzawie. Były to jednostki o najmniejszym zatrudnieniu spośród wszystkich badanych przez NIK, a jednocześnie o najniższych wynagrodzeniach. Średnie wynagrodzenie zasadnicze na stanowiskach urzędniczych wynosiło tam od 3,6 do 4,3 tys. zł w 2021 r. i od 5,2 do 5,8 tys. zł w 2024 r. Mimo tego nabory do tych urzędów były stosunkowo skuteczne: spośród 41 postępowań aż 34 zakończyły się zatrudnieniem pracowników, czyli 81 proc.
Nie oznacza to jednak, że procesy kadrowe funkcjonowały prawidłowo. Najwięcej zastrzeżeń NIK miała do Urzędu Miasta i Gminy Kiernozia. Izba ustaliła, że wszystkie trzy skontrolowane nabory na wolne stanowiska urzędnicze przeprowadzono nieprawidłowo, a w jednym przypadku w ogóle odstąpiono od otwartego i konkurencyjnego naboru, choć wymaga tego ustawa o pracownikach samorządowych. Dodatkowo z dwiema osobami podejmującymi po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym zawarto pierwsze umowy na okres dłuższy, niż dopuszcza ustawa. Zastrzeżenia pojawiły się także w Ostrowie Lubelskim, gdzie w protokołach naboru brakowało informacji o liczbie ofert, a dwie osoby podejmujące pierwszą pracę na stanowiskach urzędniczych zatrudniono na czas nieokreślony. W Świerzawie NIK odnotowała z kolei brak udokumentowania merytorycznej oceny jedynego kandydata biorącego udział w naborze.
Raport pokazuje też, że problemy zaczynały się już po zatrudnieniu pracownika. W Ostrowie Lubelskim i Płotach zapewniono prawidłowe odbycie służby przygotowawczej, ale w Kiernozi i Świerzawie NIK stwierdziła nieprawidłowości. W Kiernozi służby przygotowawczej nie zorganizowano dla części pracowników, a w innych przypadkach występowały uchybienia formalne dotyczące jej przebiegu. Jeszcze poważniej wygląda sprawa ocen okresowych. W Kiernozi i Płotach w ogóle ich nie przeprowadzano, mimo że w samorządzie jest to obowiązek ustawowy. NIK przypomina, że oceny pracownicze nie są wyłącznie formalnością, ale ważnym elementem zarządzania personelem i przekazywania pracownikom informacji zwrotnej.
Nie najlepiej wypadł także obszar szkoleń i podnoszenia kwalifikacji. W trzech urzędach obowiązywały procedury szkoleniowe, ale ich realizacja była nierzetelna. W Płotach nie sporządzano corocznych planów szkoleń, choć wymagał tego regulamin, a rejestr odbytych szkoleń prowadzono nierzetelnie. W Świerzawie nierzetelnie sporządzano harmonogramy szkoleń i sprawozdania z ich realizacji, a część pracowników nie przedstawiła dokumentów potwierdzających udział w szkoleniach. Z kolei w Kiernozi w ogóle nie opracowano wewnętrznych regulacji dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych ani planów szkoleń.
Szczególnie krytycznie NIK oceniła sposób przyznawania nagród i dodatków specjalnych. Z wyjątkiem Płot, w pozostałych trzech urzędach stwierdzono istotne nieprawidłowości. W Ostrowie Lubelskim nie sporządzono pisemnych uzasadnień nagród za szczególne osiągnięcia zawodowe. W Kiernozi kierownicy jednostki czterokrotnie przyznali wszystkim pracownikom roczne nagrody na łączną kwotę 183,8 tys. zł, nie wykazując, jakie szczególne osiągnięcia miały je uzasadniać. W tej samej jednostce zakwestionowano też 32 dodatki specjalne o łącznej wartości 39,6 tys. zł, ponieważ nie wykazano spełnienia ustawowych przesłanek ich przyznania. NIK uznała, że takie działania świadczą o słabości mechanizmów kontroli zarządczej.
Wnioski z raportu są dla samorządów dość jasne. Problemy kadrowe nie wynikają wyłącznie z niskich wynagrodzeń, choć te pozostają ważnym tłem. Równie istotne są jakość procedur, dokumentowanie decyzji kadrowych i konsekwencja w stosowaniu ustawowych obowiązków. Znamienne jest przy tym, że w Ostrowie Lubelskim NIK pozytywnie oceniła sporządzanie opisów stanowisk pracy jako dobrą praktykę, natomiast w Kiernozi zwróciła uwagę, że brak dokumentu o charakterze systemowym, obejmującego całość zarządzania zasobami ludzkimi, sprzyjał powstawaniu kolejnych nieprawidłowości.
