Toteż z mieszanymi uczuciami przyjąłem do wiadomości stanowisko Urzędu Danych Osobowych dotyczące możliwości wykorzystania prywatnych danych kontaktowych pracowników do kontaktów służbowych. Chodzi o pozyskane w trakcie rekrutacji prywatne adresy poczty elektronicznej czy numery telefonów. Zdaniem UODO, pracodawca nie może z nich korzystać bez zgody pracownika wyrażonej dobrowolnie, pisemnie, w zrozumiałym języku i przystępnej formie oraz określającej zasady kontaktu, czyli wszystkie cele, dla których ogólnie mówiąc będzie przetwarzał (wykorzystywał) nasz numer telefonu czy adres e-mail. Oczywiście, cele te powinny mieć związek z wykonywaną pracą, a pracodawca nie powinien nadużywać prywatnego telefonu do wydzwaniania po godzinach pracy, chyba że wymaga tego nadzwyczajna sytuacja, uzasadniająca takie działanie – można przeczytać w stanowisku UODO. Jeśli pracownik nie udzieli zgody na korzystanie z prywatnego telefonu czy adresu e-mail nie może być z tego powodu szykanowany. Także wtedy, kiedy wcześniejszą zgodę wycofa. Trzeba też pamiętać, że prywatne dane kontaktowe mają służyć wyłącznie pracodawcy, więc nie wolno ich przekazywać innym pracownikom czy klientom.
Pięknie to wszystko wygląda na papierze, ale życie z koronawirusem to nowe wyzwania – zwłaszcza kiedy urzędnicy i inni pracownicy pracują zdalnie i nie wszyscy mają prywatne telefony czy służbowy adres e-mail. Nie każdego pracodawcę stać, aby wyposażyć ich w telefon komórkowy czy laptop, a czasem byłby to zbędny wydatek, jeśli te urządzenia będą rzadko wykorzystywane.
Jednak żyjemy w czasach nie tylko koronawirusa, ale postępującej cyfryzacji i automatyzacji oraz wykorzystywania najnowszych zdobyczy techniki, także w kontaktach pracodawca – pracownik. Nie można tego faktu ignorować, lecz z drugiej strony mamy obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych, ochrony informacji, niedopuszczania do nieuczciwej konkurencji czy ujawniania tajemnic służbowych, wreszcie – zachowania prawa do prywatności. Szczególnie wrażliwą sferą są kontakty pomiędzy administracją samorządową a jej klientami. Wykorzystywanie prywatnych telefonów, a zwłaszcza komputerów, jest tu obarczone dużym ryzykiem, bo pracodawca bez zgody pracownika nie ma prawa przeglądać służbowych zasobów informacyjnych zgromadzonych w jego prywatnym komputerze lub telefonie. A jak skontrolować korespondencję służbową i inne informacje związane z pracą, kiedy pracownik rozstaje się z pracodawcą? To grząski grunt, jeśli okaże się, że gdzieś wypłynęły dane osobowe lub inne informacje kwalifikujące się do sfery ochrony prywatności klienta urzędu samorządowego.
Praca zdalna, zwłaszcza w administracji publicznej, z wykorzystaniem prywatnych urządzeń pracownika, jak widać, ma swoje słabe strony i jest obarczona ryzykiem. A za wszelkie naruszenia prawa zwykle ciężar odpowiedzialności spada na pracodawcę. Przypomnę, że zgodnie z art. 207 par. 2 kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, aby temu sprostać powinien wykorzystywać najnowsze zdobycze wiedzy i techniki. Co więcej, musi stale śledzić te zdobycze, aby odpowiednio do uznanych oraz już stosowanych urządzeń czy procedur móc adekwatnie odpowiedzieć w zakładzie pracy.
Zaprezentowane stanowisko UODO nie uwzględnia jednak jednej z bardzo ważnych podstaw przetwarzania danych pracowników, chodzi o usprawiedliwiony interes administratora – pracodawcy. Sytuacje nadzwyczajne, awaryjne, katastrofy, wypadki, a zważywszy na pandemię – sytuacje zagrażające naszemu zdrowiu i życiu, moim zdaniem uzasadniają wykorzystanie przez wójta prywatnych telefonów, poczty internetowej do kontaktu z pracownikiem poza godzinami pracy, np. w celu wezwania go do urzędu, odwołania z urlopu, wydania polecenia służbowego wyjazdu itp. W dobie pandemii i cyfryzacji takie postępowanie pracodawcy będzie uzasadnione, nawet jeśli pracownik nie wyraził na to zgody i będzie protestował.
Dobrze się stało, że do wdrożenia PPK pozwolono z mocy ustawy na wykorzystanie prywatnych danych kontaktowych pracowników. Jeśli już chcemy być w zgodzie z prawem, a nie tylko posługiwać się wytycznymi oraz wykładniami przepisów, to może warto zmienić prawo tak, aby w nadzwyczajnych i uzasadnionych sytuacjach szef mógł bez obaw zadzwonić na prywatny telefon podwładnego, nawet o północy.
