Komendant Miejski Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi decyzją z 22 października 2024 r. nakazał M.K. usunięcie składowanych materiałów palnych zlokalizowanych w niedozwolonym miejscu, tj. w odległości mniejszej niż 4 m od granicy działki. Decyzja została opatrzona rygorem natychmiastowej wykonalności i wysłana 24 października 2024 r. na adres zamieszkania strony. Przesyłka – zgodnie z wydrukiem z systemu Poczty Polskiej – została dwukrotnie awizowana (29 października i 6 listopada 2024 r.), a następnie zwrócona do nadawcy z adnotacją „nie podjęto w terminie”. Organ uznał, że doręczenie nastąpiło z upływem 13 listopada 2024 r., tj. ostatniego dnia przewidzianego czternastodniowego okresu przechowywania przesyłki.
Od tej daty organ wyznaczył bieg terminu do wniesienia odwołania, który upłynął 27 listopada 2024 r. Tymczasem M.K. odebrał decyzję osobiście dopiero 20 grudnia 2024 r., a odwołanie złożył 3 stycznia 2025 r.
Komendant Wojewódzki PSP w Łodzi, jako organ odwoławczy, stwierdził uchybienie terminu i na podstawie art. 134 § 1 kpa wydał postanowienie o niedopuszczalności odwołania. Strona, nie zgadzając się z tym stanowiskiem, wniosła skargę do WSA w Łodzi, wskazując m.in. że nie odebrała awiza, a informację o przesyłce uzyskała dopiero po powrocie z sanatorium. Zarzuciła organowi naruszenie zasad ogólnych postępowania administracyjnego oraz niewłaściwe zastosowanie art. 44 kpa, postulując przywrócenie terminu do wniesienia odwołania.
WSA w Łodzi podzielił stanowisko skarżącego i uchylił zaskarżone postanowienie. W uzasadnieniu wskazał, że doręczenie w trybie art. 44 kpa, tzw. doręczenie zastępcze, może zostać uznane za skuteczne tylko wtedy, gdy organ dysponuje niebudzącym wątpliwości materiałem dowodowym potwierdzającym dokonanie wszystkich wymaganych przez ustawę czynności. Warunki te muszą być spełnione łącznie, a ich weryfikacja powinna być możliwa na podstawie dokumentów o charakterze urzędowym.
Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem NSA oraz doktryną prawa administracyjnego, doręczenie zastępcze (fikcja doręczenia) nie może być domniemywane, lecz musi zostać wykazane w sposób niebudzący wątpliwości. W szczególności konieczne jest posiadanie przez organ:
- - dowodu nadania przesyłki na właściwy adres,
- - potwierdzenia pozostawienia pierwszego i drugiego awiza,
- - informacji o miejscu pozostawienia zawiadomień i miejscu przechowywania przesyłki,
- - oznaczenia dat, podpisów i pieczęci doręczyciela.
Tymczasem w rozpatrywanej sprawie organ oparł się wyłącznie na kopercie z pieczęcią „zwrot – nie podjęto w terminie” oraz wydruku z systemu „śledzenie przesyłek”. Jak słusznie podkreślił sąd, taki materiał nie stanowi wystarczającego dowodu w postępowaniu administracyjnym – w szczególności nie posiada waloru dokumentu urzędowego w rozumieniu art. 76 § 1 kpa. Oznacza to, że nie może być traktowany jako dowód doręczenia wywołujący skutki procesowe, w tym rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia odwołania.
WSA w Łodzi przypomniał, że art. 44 kpa jest przepisem o charakterze wyjątkowym, który jako wyjątek od zasady doręczenia osobistego powinien być interpretowany ściśle. Instytucja ta wprowadza konstrukcję fikcji prawnej – uznania, że pismo doręczono, mimo że nie zostało faktycznie odebrane przez adresata. Stąd też wymagania formalne dla skuteczności tego doręczenia są wyjątkowo rygorystyczne.
Sąd podkreślił, że uchybienie któremukolwiek z wymogów – np. brak daty pozostawienia awiza, brak podpisu doręczyciela, brak informacji o miejscu przechowywania przesyłki – czyni doręczenie nieskutecznym. W analizowanej sprawie brakowało w aktach m.in. dokumentu zwrotnego potwierdzenia odbioru, zawierającego wymagane adnotacje. To przesądzało, że nie można było uznać, iż doręczenie w trybie art. 44 § 4 kpa nastąpiło skutecznie.
WSA w Łodzi zwrócił również uwagę, że wadliwe przyjęcie skuteczności doręczenia może prowadzić do naruszenia konstytucyjnie chronionego prawa strony do rozpatrzenia sprawy w dwóch instancjach. Zgodnie z art. 127 § 1 kpa, stronie przysługuje odwołanie od decyzji organu I instancji. Odmowa rozpoznania tego środka z uwagi na nieudokumentowane doręczenie skutkuje pozbawieniem strony możliwości zakwestionowania decyzji.
W ocenie sądu, na organie ciąży obowiązek wykazania, że przesyłka została doręczona w sposób zgodny z przepisami. Niedopełnienie tego obowiązku nie może obciążać strony i prowadzić do negatywnych dla niej konsekwencji procesowych. W niniejszej sprawie brak właściwej dokumentacji oznaczał, że nie było podstaw do stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania.
Wyrok WSA w Łodzi z 10 lipca 2025 r., sygn. akt II SA/Łd 223/25
