Zapisy wspomnianej ustawy w artykule 5 ust. 1 mówią, że zamawiający (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) jest zobowiązany do posiadania konta na Platformie. Dalej w tym samym artykule widnieje doprecyzowanie, że zamawiający powinien założyć konto przed terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Taką fakturę może przesłać do urzędu lub instytucji firma, która jest wykonawcą zamówienia publicznego. Warty zauważenia jest fakt, że przedsiębiorcy nie zostali zobligowani do wysyłania takich faktur, dano im wyłącznie możliwość. Może zatem przyczyną opieszałości urzędów w zakładaniu kont jest po prostu brak zainteresowania ze strony firm, by takie e-dokumenty do urzędów przesyłać?
Konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania założyło aktualnie 47 proc. instytucji, które w myśl ustawy powinny to zrobić. Takie dane wynikają z zestawienia liczby podmiotów, które według sprawozdania Urzędu Zamówień Publicznych realizowały zamówienia publiczne w 2019 roku – czyli około 32 tys. podmiotów, w stosunku do utworzonych kont na PEF. Warto zaznaczyć, że także sektor prywatny korzysta z PEF. Zarejestrowanych jest już blisko 2000 kont przedsiębiorstw.
Platforma Elektronicznego Fakturowania powstała, by ułatwiać wymianę dokumentów elektronicznych, w tym e-faktur, pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Korzystanie przez urzędy z PEF ma usprawnić przetwarzanie dokumentów elektronicznych i być ułatwieniem w kontaktach z przedsiębiorcami. Konto dla instytucji wystarczy założyć u jednego z dwóch brokerów, którzy obsługują Platformę: brokera Infinite IT Solutions lub PEFexpert. Pełne instrukcje, jak to zrobić oraz poradniki dotyczące obsługi kont, dostępne są na stronie: efaktura.gov.pl
Pierwsze miesiące funkcjonowania PEF pokazały, że konieczny jest rozwój nowych funkcjonalności w odpowiedzi na zapotrzebowanie zgłaszane przez użytkowników, zarówno po stronie administracji, jak i firm. Aktualnie, w ramach nowego projektu: „E-faktury specjalizowane – rozbudowa Platformy Elektronicznego Fakturowania” tworzone są nowe usługi: możliwość przysłania bardziej rozbudowanych faktur, tzw. faktur specjalizowanych, szczególnie istotnych z punktu widzenia firm z branż takich jak: energetyka czy gazownictwo, firm zajmujących się dostawą wody i odbiorem ścieków, usługami telekomunikacyjnymi czy faktoringiem. Uruchomiona zostanie także Książka Adresowa PEF – baza adresów elektronicznych podmiotów zarejestrowanych na PEF, która ułatwi proces wymiany dokumentów elektronicznych między kontrahentami m.in. w zakresie usprawnienia rejestracji na Platformie czy eliminacji błędów przy wypełnianiu dokumentów danymi odbiorców. Zadanie budowy Książki Adresowej PEF zakłada także integrację z powstającymi Katalogami Administracji Publicznej (KAP).
Stworzenie Platformy Elektronicznego Fakturowania oraz rozbudowa jej funkcjonalności mają służyć upowszechniania elektronicznej wymiany dokumentów w kontaktach przedsiębiorców z urzędami. Wszystkie e-usługi na PEF są możliwe do realizacji również przez przedsiębiorstwa z państw UE, a ich dostępność jest ograniczona wyłącznie dostępem do sieci internetowej. Użytkownicy Platformy PEF za pomocą przeglądarki internetowej, bez potrzeby instalowania dedykowanego oprogramowania, mogą korzystać z funkcjonalności PEF.
Wracając do pytania postawionego na początku artykułu – dlaczego urzędy zwlekają z zakładaniem kont na PEF – trudno postawić jednoznaczną diagnozę. Z pewnością jednak można stwierdzić, że powinny wypełnić obowiązek nałożony przez przepisy prawa, także dlatego, że aktualna sytuacja na świecie, związana z pojawieniem się pandemii, dobitnie pokazała, że usługi internetowe są przyszłością komunikacji międzyludzkiej i międzyinstytucjonalnej. Nie ma już od tego odwrotu.
Platforma Elektronicznego Fakturowania pozwala jednostkom administracji publicznej wkroczyć na kolejny etap elektronizacji usług publicznych. Nie trzeba się bać PEF, tym bardziej, że poprzez ogólnodostępne API w prosty sposób można zintegrować z Platformą własny system finansowo-księgowy podmiotu.
