Krok 1: Inteligentna deklaracja
W urzędach niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, kiedy mieszkaniec przychodzi z nieodpowiednią deklaracją podatkową, błędnie wypełnionym drukiem czy źle przeliczoną ulgą. Czasem jedna osoba potrafi popełnić kilka tego typu błędów, a każdy z nich generuje konieczność kolejnej wizyty w urzędzie oraz wydłuża czas rozliczenia. Inteligentne formularze elektroniczne eliminują te problemy. System wybiera odpowiedni druk, wskazuje pola do wypełnienia oraz na bieżąco waliduje dane. Może automatycznie pobrać informacje z rejestrów publicznych – GUS, CEIDG, KRS – więc mieszkaniec nie uzupełnia danych, do których urząd ma dostęp. Finalnie system wylicza podatek, przygotowuje plan ratalnych płatności i wysyła decyzję w formie cyfrowej.
Elektroniczna forma rozliczenia to ogromne korzyści dla urzędów – otrzymują one kompletne i poprawne dane, gotowe do dalszego przetworzenia. Nie ma potrzeby ich przepisywania, a poziom korekt jest minimalny. Dzięki elektronicznym deklaracjom liczba błędów spada nawet o połowę, co przekłada się na bardzo dużą oszczędność godzin pracy.
Krok 2: Doręczenie, które zostawia ślad
Pracownicy wydziałów wymiarowych co roku zmagają się z dużą liczbą niedostarczonej korespondencji. Ponadto przesyłanie decyzji podatkowych za potwierdzeniem odbioru generuje mnóstwo pocztowych dokumentów, które urzędy muszą przechowywać, a w razie potrzeby odszukiwać.
W systemie każda tego typu wysyłka ma swój status. Część mieszkańców dostaje decyzję cyfrowo przez e-Doręczenia lub ePUAP. Pozostali – przez usługę hybrydową, gdzie jest ona wysyłana w formie elektronicznej, ale oprócz tego operator pocztowy niezależnie od urzędu drukuje dokumenty i odpowiada za ich dostarczenie. Co kluczowe, w każdej z tych dwóch opcji przesyłka zostawia elektroniczny ślad. Data nadania, doręczenia oraz potwierdzenie odbioru – te dane znajdują się w jednym miejscu i są dostępne od ręki.
Przykładowo, w Elblągu liczba osób zaangażowanych w akcję wymiarową zmniejszyła się z 31 do 5 osób. Pracownicy nie muszą już bowiem prowadzić rejestru zwrotek, szukać potwierdzeń czy oddzwaniać do mieszkańców z informacją, że list został wysłany.
Krok 3: Szybka realizacja płatności
Dotychczas, kiedy mieszkaniec otrzymywał decyzję, musiał dokonać płatności w placówce banku lub na poczcie, a następnie wrócić z potwierdzeniem do urzędu. Ponadto wiele osób zapominało o tym obowiązku.
W formie cyfrowej naliczony podatek jest dostępny w mObywatelu. System przypomina o płatności, a mieszkaniec może ją zrealizować kartą lub przelewem. Urząd natychmiast otrzymuje informację o wpłacie. Co ważne w tej sytuacji działa zasada – im mniej kroków między decyzją a płatnością, tym większa szansa na terminową wpłatę.
Krok po kroku
1. Zacznij od elektronicznych formularzy – choćby dla części podatków np. poprzez Deklaracje365. Automatyczny import danych z rejestrów przekona największych sceptyków.
2. Uporządkuj doręczenia – ustal jasne zasady, kto dostaje je w formie cyfrowej, a kto papierowej. Wykorzystaj potencjał usługi integracji e-Doręczeń np. poprzez MKO365.
3. Ustaw jeden ekran statusów – żeby każdy pracownik widział, co dzieje się z przesyłkami.
4. Włącz płatności online – mObywatel uzupełniony własnym portalem mieszkańca, np. Miasto365.
5. Mierz trzy rzeczy – czas od deklaracji do wpłaty, koszt obsługi jednej decyzji, procent skutecznych doręczeń za pierwszym podejściem.
5 dni akcji wymiarowej zamiast 5 tygodni tostandard, który osiągnęły Elbląg oraz Piaseczno i który jest dostępny dla wszystkich polskich miast. Cyfrowa transformacja stanowi więc realną oszczędność czasu, kosztów i pracy urzędników, a przede wszystkim znacznie podnosi poziom obsługi mieszkańców.
Jakub Buczyło, dyrektor Pionu Obsługi Klienta, Asseco Data Systems
Link do strony: https://www.assecods.pl/
