Państwowy eDziennik ma być alternatywą dla komercyjnych systemów używanych obecnie przez szkoły. Minister edukacji będzie odpowiadał za stworzenie, utrzymanie i rozwój systemu, a także za bezpieczeństwo przechowywanych w nim danych. eDziennik zostanie połączony z Systemem Informacji Oświatowej, dzięki czemu część danych dotyczących szkoły, uczniów i nauczycieli będzie pobierana bezpośrednio z SIO.
Dla rodziców i uczniów dostęp do dziennika ma być możliwy za pośrednictwem aplikacji mObywatel. Nauczyciele, dyrektorzy i upoważnieni pracownicy szkoły będą korzystać z przeznaczonej do tego strony internetowej. System ma umożliwiać m.in. prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania oraz działalności wychowawczej i opiekuńczej.
Pilotaż zostanie przeprowadzony w roku szkolnym 2026/2027 we wszystkich województwach. Ustawa pozwala objąć nim całą szkołę, wybrane oddziały albo pojedyncze klasy. Szkoły wybierze minister edukacji, biorąc pod uwagę m.in. ich poziom rozwoju cyfrowego, wcześniejsze zaangażowanie w projekty edukacyjne oraz potrzebę udziału szkół specjalnych. Szczegółowe zasady naboru i funkcjonowania pilotażu zostaną określone w rozporządzeniu.
W czasie pilotażu szkoły będą musiały prowadzić dwa dzienniki równolegle – dotychczasowy oraz państwowy eDziennik. W przypadku rozbieżności wiążące pozostaną dane zapisane w dotychczas używanym dzienniku. Ma to pozwolić na sprawdzenie nowego rozwiązania w rzeczywistych warunkach bez ryzyka dla dokumentacji szkolnej.
Docelowo korzystanie z państwowego systemu pozostanie dobrowolne. Decyzję o jego wprowadzeniu podejmie dyrektor szkoły, ale będzie do tego potrzebował zgody organu prowadzącego. Takiej zgody będzie wymagała również ewentualna późniejsza rezygnacja z państwowego eDziennika. To oznacza, że w przypadku szkół samorządowych udział w systemie będzie wymagał porozumienia dyrektora z właściwą gminą, powiatem lub województwem.
Pełne udostępnienie systemu szkołom przewidziano od 1 września 2027 r. Szkoła, która zdecyduje się z niego korzystać i przekaże odpowiednią informację do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych, ma uzyskać pełny dostęp do systemu w ciągu 30 dni.
Resort argumentuje, że państwowy eDziennik ma być bezpłatny zarówno dla szkół i ich organów prowadzących, jak i dla rodziców oraz uczniów. Podczas prac w Senacie MEN wskazywało, że rozwiązanie może w przyszłości ograniczyć wydatki samorządów związane z korzystaniem z komercyjnych systemów i ich dodatkowych funkcjonalności.
