Administracja samorządowa – urzędy oraz podległe im jednostki – stanowią blisko połowę spośród 90 podmiotów, które zakwalifikowały się do pilotażu skróconego czasu pracy. Na jego realizację Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przeznaczy z Funduszu Pracy blisko 50 mln zł, a projekt obejmie łącznie ponad 5 tys. pracowników. Średnie dofinansowanie dla firmy lub instytucji wynosi pół miliona złotych.
Pilotaż, który potrwa dwa lata, podzielono na trzy etapy. Do końca tego roku uczestnicy przygotowują się do wdrożenia zmian. Od 1 stycznia do końca 2026 roku testowany będzie skrócony czas pracy – w pierwszym półroczu o 10 proc., w drugim o 20 proc. – przy zachowaniu dotychczasowego wynagrodzenia. Warunkiem udziału jest utrzymanie zatrudnienia na poziomie co najmniej 90 proc. oraz objęcie projektem przynajmniej połowy załogi. Resort będzie zbierać dane przez cały okres trwania programu i po jego zakończeniu, a wnioski z pilotażu mają posłużyć do opracowania rekomendacji dotyczących ewentualnego wdrożenia skróconego tygodnia pracy w całym kraju.
Zainteresowanie programem było ogromne: do ministerstwa wpłynęły aż 1994 wnioski. Ostatecznie zakwalifikowało się niecałe 5 proc.
Szaleństwo czy racjonalizacja?
Publikacja listy uczestników pilotażu i duży udział JST wywołały falę komentarzy. Prof. Adam Gendźwiłł z Uniwersytetu Warszawskiego ocenił w serwisie X, że eksperyment w takim wydaniu to „szaleństwo”. „Pomysł, żeby przy napiętym budżecie pilotować skrócony czas pracy, jest kontrowersyjny. Ale szaleństwem jest to, że prawie 60 proc. podmiotów zakwalifikowanych do pilotażu to jednostki sektora publicznego – urzędy! Gruby selection bias (błąd doboru próby, który może prowadzić do błędnych wniosków – przyp. red.), który nie pozwoli wyciągnąć uprawnionych wniosków” – napisał socjolog.
Wątpliwości podziela prof. Grażyna Spytek-Bandurska, ekspertka ds. prawa pracy Federacji Przedsiębiorców Polskich i członkini Rady Dialogu Społecznego. W rozmowie z portalem Prawo.pl zwróciła uwagę, że „to zbyt mała i niedostatecznie zróżnicowana grupa badanych podmiotów”. – Dla mnie zaskakujące jest to, że zostały wybrane głównie małe firmy i jednostki samorządowe. Przy takim wyniku nie można wyciągać wniosków dla całego rynku pracy – zaznaczyła.
Samorządowcy przekonują, że nie chodzi o przywilej, lecz o konieczność. Urzędy zmagają się z problemem niskich wynagrodzeń, odpływem doświadczonych pracowników i trudnościami w pozyskiwaniu specjalistów. W ich ocenie pilotaż to szansa, aby zatrzymać kadry, poprawić warunki pracy i organizację urzędów, a dzięki dofinansowaniu także zainwestować w szkolenia i narzędzia usprawniające obsługę mieszkańców.
Krócej dla urzędnika, dłużej dla mieszkańca
Włodarze JST biorących udział w pilotażu zapewniają, że mieszkańcy nie odczują wprowadzonych zmian. Każdy z urzędów wybrał model pracy, który nie tylko ma zachować dotychczasowe godziny obsługi, ale w niektórych przypadkach nawet je wydłużyć.
Część samorządów zdecydowała się na czterodniowy tydzień pracy. W Urzędzie Miasta w Miastku pracownicy będą pracować rotacyjnie, mając wolne piątki lub poniedziałki. W ramach programu zostanie również zwiększony wymiar urlopu wypoczynkowego o 11 dni w roku. Jednocześnie urząd wydłuży godziny urzędowania, a nowy harmonogram pracy zostanie opracowany tak, aby zachować pełną dostępność instytucji przez pięć dni w tygodniu. Model obejmie także osoby z niepełnosprawnościami (8 pracowników), których tygodniowy czas pracy zostanie skrócony do 30 godzin (6 godzin dziennie). Urząd w Miastku podkreśla, że to rozwiązanie ma charakter równościowy i wzmacnia wizerunek administracji jako miejsca przyjaznego i otwartego społecznie.
W Starostwie Powiatowym w Strzelinie postawiono na prostszy wariant i dłuższy urlop zamiast skracania tygodnia pracy. Pracownicy zyskają łącznie 40 dodatkowych dni wolnych w 2026 roku (14 w pierwszym półroczu i 26 w drugim).
Podobny model przyjął Urząd Miasta Sieradza, gdzie uczestnicy pilotażu otrzymają dodatkowe dni wolne przy zachowaniu dotychczasowych godzin obsługi mieszkańców.
Urząd Miasta w Ustce zachowa pięciodniowy tydzień pracy, ale zmniejszy liczbę godzin tygodniowych – z 40 do 36 w pierwszym półroczu 2026 r. i do 32 w drugim. W zależności od potrzeb poszczególnych wydziałów, skrócenie będzie polegało na krótszych dniach lub dodatkowych dniach wolnych – średnio dwóch w miesiącu.
Podobny model wprowadzi Miejska Pracownia Urbanistyczna w Radomiu, gdzie 23 pracowników podzielonych na dwie grupy będzie pracować w systemie rotacyjnym. W pierwszym półroczu dzień pracy zostanie skrócony o godzinę, w drugim o dwie. Urząd zachowa dotychczasowe godziny otwarcia, aby interesanci nie odczuli zmian.
Z kolei w Urzędzie Miasta w Trzciance w pierwszej połowie 2026 roku wprowadzony zostanie 35-godzinny tydzień pracy, a w drugiej czterodniowy. Jednocześnie wydłużony zostanie czas otwarcia urzędu o godzinę tygodniowo.
Czasowe hybrydy
W części samorządów przetestowane zostaną tzw. modele hybrydowe, łączące skrócenie dnia pracy z dodatkowymi dniami wolnymi. W Urzędzie Miasta w Woźnikach w pierwszym półroczu 2026 roku zostanie wprowadzony dwutygodniowy cykl: tydzień pracy w wymiarze 32 godzin, a następnie cztery dni pracy z wolnym piątkiem. W drugiej połowie roku urząd przejdzie na stały czterodniowy tydzień pracy, z wolnymi poniedziałkami lub piątkami.
W Starogardzie Gdańskim urzędnicy magistratu przetestują dwa warianty: w jednym tydzień pracy skróci się do czterech dni przy wydłużeniu obsługi interesantów o godzinę dziennie, w drugim dzień pracy potrwa siedem godzin, a co drugi piątek będzie wolny.
Na model hybrydowy zdecydował się również Urząd Gminy w Mstowie, gdzie krótsze dni będą łączone z dodatkowymi wolnymi tygodniami w wybranych okresach.
W niektórych jednostkach zastosowany zostanie zróżnicowany system, dopasowany do specyfiki poszczególnych wydziałów. W Starostwie Powiatowym w Lęborku powstaną cztery modele: czterodniowy tydzień pracy, skrócone dni robocze, wariant dla osób z niepełnosprawnością (krótszy czas pracy i dodatkowe dni wolne) oraz model dla pracowników niepełnoetatowych, zakładający dodatkowe godziny wolne w formie urlopu. Rozwiązania opracowano po konsultacjach z kierownikami wydziałów, z uwzględnieniem zakresu obowiązków i preferencji pracowników. Podobne podejście przyjął Urząd Miasta Malborka, który również wprowadzi kilka modeli jednocześnie. Większość pracowników będzie pracować krócej każdego dnia, natomiast osoby zatrudnione na stanowiskach wymagających obecności, m.in. strażnicy miejscy, kierowcy czy pracownicy Centrum Informacji Turystycznej, skorzystają z dodatkowych dni wolnych.
Wsparcie maszyn i AI
Samorządy, które od stycznia rozpoczną testowanie skróconego czasu pracy, już dziś planują, jak zorganizować pracę tak, by krótszy tydzień nie odbił się na mieszkańcach. W wielu przypadkach przygotowania nie ograniczają się do zmian w grafiku, ale obejmują modernizację urzędów, cyfryzację, reorganizację zadań i podniesienie kompetencji pracowników. Te działania będą możliwe dzięki pozyskanym w ramach pilotażu dofinansowaniom. W jednostkach pojawią się nowe narzędzia obsługi mieszkańców. W Sieradzu uruchomiony zostanie urzędomat, który pozwoli składać i odbierać dokumenty o dowolnej porze. Dzięki temu osoby, które nie mogą przyjść do urzędu w godzinach pracy, załatwią swoje sprawy po południu czy w weekend. W miejskiej aplikacji „Sieradz Lubię” wprowadzony zostanie również e-kolejkomat, który ma usprawnić obsługę m.in. w wydziale dowodów osobistych i urzędzie stanu cywilnego. Podobne udogodnienia planuje Starogard Gdański, gdzie już testowane są opłatomaty z szerokim katalogiem wpłat – od podatków i czynszów po opłaty śmieciowe i planistyczne. W Woźnikach zamontowany zostanie zarówno opłatomat, jak i urzędomat, a mieszkańcy będą mogli umawiać wizyty przez internet. W Malborku natomiast urząd planuje budowę stanowisk wielozadaniowych, by pracownicy mogli się wzajemnie zastępować. Z kolei Ustka rozbudowuje system e-usług i cyfrowego obiegu dokumentów, aby coraz więcej spraw można było załatwić zdalnie.
Cyfryzacja obejmie również zaplecze administracyjne. Samorządy planują modernizację systemów informatycznych, automatyzację harmonogramów pracy i usprawnienie komunikacji wewnętrznej. W Woźnikach, które równolegle realizują projekt „Cyfrowa przyszłość gminy Woźniki”, powstaje kompleksowy system e-usług i nowoczesne narzędzia informatyczne, m.in. platforma OXARI do zarządzania zgłoszeniami, nowy system kadr i płac z portalem pracowniczym, platformy branżowe EKOSanity i GISon oraz wewnętrzny komunikator. W starostwie w Lęborku wdrażana będzie elektroniczna ewidencja czasu pracy, automatyczne harmonogramy, system umawiania wizyt i helpdesk dla pracowników. Starogard Gdański wprowadzi Generalny Rejestr Informacji Pracownika, który pozwoli każdemu urzędnikowi przeglądać dane kadrowe, absencje i urlopy, a MPU Radom zakupi oprogramowanie do planowania pracy zespołów.
Samorządy planują też szkolenia dla pracowników, które mają pomóc w organizacji pracy i efektywnym wykorzystaniu krótszego czasu. Urzędnicy będą się uczyć m.in. zarządzania czasem, planowania priorytetów i pracy w systemie rotacyjnym. W części jednostek, jak Lębork, Woźniki czy Trzcianka, pojawią się narzędzia oparte na sztucznej inteligencji – mają wspierać urzędników w automatyzacji powtarzalnych zadań i obsłudze wniosków.
Każdy urząd będzie monitorował efekty pilotażu, zarówno pod kątem jakości obsługi mieszkańców, jak i kondycji pracowników. Ustka zapowiedziała przygotowanie raportu „Czas na balans”, który ma podsumować doświadczenia z programu, Woźniki wprowadzą regularne badania satysfakcji, pomiary stresu i absencji, a Starogard Gdański zapowiada bieżący monitoring jakości obsługi.
Pionierzy już testują
Skrócony czas pracy w administracji samorządowej ma już swoich pionierów. Jako pierwszy, 1 lipca 2024 roku, wprowadził go Urząd Miasta Leszna, a we wrześniu dołączył do niego Urząd Miasta Włocławek. Od marca tego roku własny pilotaż prowadzi Urząd Miejski w Świebodzicach. Urząd w Lesznie wydłużył godziny pracy w poniedziałki, aby zachować pełną dostępność, i wprowadził stały monitoring, który wskazuje wyższą efektywność oraz większe zaangażowanie i mniejsze zmęczenie zespołu. – Jestem bardzo zadowolony z wprowadzonych zmian i cieszę się, że już tak wiele samorządów i jednostek administracji poszło w ślady Leszna – mówi prezydent Grzegorz Rusiecki. – To pokazuje, że skrócenie czasu pracy jest możliwe i oczekiwane. Moi współpracownicy świetnie dostosowali się do nowych warunków pracy. Doceniam ich efektywność i pomysłowość, dzięki której wiele procesów udało się usprawnić. Niebagatelną role odgrywa także dobra komunikacja i zwykła koleżeńska życzliwość – dodaje prezydent.
Podobny model stosuje Włocławek. – System siedmiogodzinnego dnia pracy sprawdza się bardzo dobrze. Zmiana nie wpłynęła negatywnie na funkcjonowanie urzędu ani na jakość obsługi mieszkanek i mieszkańców – zapewnia prezydent Krzysztof Kukucki i zaznacza, że sam model został wybrany przez pracowników, którzy argumentowali, że krótszy czas pracy pomaga im lepiej godzić obowiązki zawodowe i rodzinne. – Żeby ocenić efekty w pełni, potrzebny jest czas, ale już teraz widać, że urząd działa bez zakłóceń, bez szkody dla interesantów – podkreśla prezydent.
